醫院物流管理系統在醫用耗材管理中的應用

陳 雷 呂 銘

隨著現代科學技術與信息技術的迅速發展，以及新醫改政策的逐步推進，加強醫院的信息化建設成為醫療改革的工作重點。目前，醫用耗材管理存在著種類繁多、需求量大、資質管理混亂以及審批流程繁瑣等問題，不能滿足實際工作需求。為此，開發與應用綜合運營管理平臺下的物流管理系統，以實現醫用耗材的資質管理、二級庫管理及網絡化審批流程，從而提高醫護人員的工作效率，加快庫存周轉速度，全面提升醫院運營管理效率[1-3]。

物流管理系統的設計以醫用耗材的信息化管理為研究目標，根據現代醫院信息化管理的現狀和存在的問題，結合系統設計與實現，完成綜合運營管理平臺下物流管理系統的應用研究[4]。

1 物流管理系統需求分析

醫院醫用耗材管理存在種類繁多、信息技術落后、控制環節薄弱、審批流程繁瑣以及時限較長等諸多問題。為了規范物流管理流程，提高醫用耗材庫存周轉率，降低醫院的運營成本，加速醫用耗材倉庫管理的現代化進程，經過對醫院物流管理系統的功能分析和研究，確定了系統的具體功能需求[5]。

1.1 計劃管理

醫院各臨床科室應依據科室自身需求，做好科室一個周期內的耗材需求計劃，移交醫學工程部，醫學工程部接到申請后，將各科室申請匯總，擬定本周期內的醫用耗材采購計劃。

1.2 采購管理

購進醫用耗材必須建立完整的采購記錄，包括采購日期、供貨單位、材料名稱、規格型號，生產廠商、注冊證號、有效期等。采購員依據隨貨同行或發票入庫。

1.3 庫房管理

主要完成醫用耗材的日常出入庫事務，通過記錄各種出入庫單、調撥業務以及盤點業務，管理物資流水賬和庫存臺賬，提供實時的物資結存數量。

1.4 查詢管理

通過查詢管理查詢醫用耗材計劃、采購、入庫、出庫、庫存、資質及有效期預警等信息內容。

2 物流管理系統設計思路與原則

2.1 設計思路

本系統是一款基于物流管理業務程序的計算機軟件，使用瀏覽器與服務器(browser/server，B/S)架構模式在醫院當前的局域網中進行程序的研發。物流管理系統是基于Visual Studio 2005研發環境下、使用SQL Server CE數據庫管理系統、并以.NET Framework為研發架構的面向用戶端的新型管理系統[6-7]。

2.2 設計原則

本系統設計遵循的原則：①簡單性原則，在實現系統功能的同時，盡可能使界面操作簡單易懂；②實用性原則，兼顧醫用耗材的工作流程和客觀需求；③安全性原則，有效避免數據資料的丟失、偷竊與惡意修改。同時把握技術的發展方向，采用先進的體系結構和信息技術，便于系統升級，以保證系統的應用性能[8]。

3 物流管理系統功能結構與數據庫設計

根據物流管理系統的需求分析，在保證系統基本功能要求的前提下，結合系統必備的功能，確定其功能結構模塊，包括計劃管理模塊、采購管理模塊、庫房管理模塊和查詢管理模塊。物流管理系統業務流程及功能結構如圖1所示。

圖1 物流管理系統業務流程及功能結構圖

3.1 數據庫結構設計

數據庫設計，即為在特定環境下設計出最佳的數據庫模型，并以此為基礎研發數據庫與程序，使其可以存儲數據信息，以達到用戶操作要求。一般情況下數據庫應用系統是指各種應用數據庫的程序。

數據庫結構設計包括6個階段，即需求分析、概念設計、邏輯結構設計、物理結構設計、數據庫實施和數據庫運行與維護(如圖2所示)[9]。

圖2 數據庫設計步驟示圖

表2 物流管理系統用戶數據

其中，在邏輯設計階段，基于實體-聯系圖轉化成關系模式的轉換標準，得到物流管理系統的數據表清單，見表1[10]。

表1 物流管理系統數據表清單

3.2 數據表設計

在物流管理系統中創建5個數據表，即用戶表、申請計劃表、材料入庫表、材料出庫表以及材料庫存表，并對其進行詳細數據結構分析。以用戶表為例進行分析，見表2。

4 物流管理系統功能模塊設計與應用

4.1 系統登錄模塊設計與實現

(1)系統登錄。系統登錄模塊是整個醫院綜合運營管理系統的入口，用于對進入本系統的用戶進行安全性檢查，以防止非法用戶登錄系統。用戶輸入用戶名和密碼之后，系統判斷是否正確，如驗證不正確則提示用戶名或密碼錯誤，并要求重新輸入用戶名及密碼；如驗證成功后則直接進入系統的主界面。當用戶確認權限，輸入正確的用戶名和密碼后，進入醫院綜合運營管理系統，選擇相應的工作環境—“物流管理”，進入物流管理系統主界面。系統登陸模塊處理流程如圖3所示。

圖3 系統登錄流程圖

(2)系統管理。系統第一次運行，以管理員身份登錄，初始化系統，配置數據庫，增加新用戶，并依據用戶管理職能的不同為其分配不同的權限。如保管員具有材料出庫、科室申請審核、出庫查詢等權限；采購員具有材料入庫、采購管理、入庫查詢、信息維護等權限。用戶權限管理界面如圖4所示。

圖4 用戶權限管理界面圖

4.2 醫用耗材業務流程模塊設計與實現

(1)醫用耗材計劃管理。臨床科室根據權限分配輸入用戶名和密碼，通過身份驗證進入計劃管理模塊，通過添加申請科室、申請日期、計劃類別(周計劃或月計劃)、響應庫房及申領材料的基本信息，制定本科室的需求計劃，保存并提交醫學工程部。醫用耗材保管員登錄系統，進入科室申請審核界面，檢查所需耗材的當前庫存信息，確認本次通過審核的申領數量和未通過審核的申領數量。通過審核的科室申請，保管員可以直接操作生成出庫單；如果庫存不足，保管員將申請提交采購員處理[11]。

(2)醫用耗材采購管理。醫用耗材采購員登錄系統，進入醫用耗材采購管理界面，對由于庫存不足導致未通過審核的科室申請進行匯總整理，生成采購計劃。采購計劃需要添加采購日期、材料名稱、規格型號、采購數量、計劃到貨日期及生產廠商等信息。采購員執行完采購計劃，完成醫用耗材采購操作。

(3)醫用耗材庫房管理。庫房管理主要包括材料的入庫和出庫管理，采購員登錄系統，進入耗材入庫界面，填寫入庫日期、往來單位、發票號和材料的基本信息，如材料名稱、規格型號、單位、數量、單價及有效期等，生成相應的入庫單，并由會計人員進行審核，完成材料入庫[12]。材料入庫管理界面如圖5所示。

圖5 材料入庫管理界面圖

圖6 材料出庫管理界面圖

保管員登錄系統，進入材料出庫管理界面，添加領用科室、領用日期、領用人和材料的基本信息，生成出庫單，并由科室領用人員確認，完成材料出庫。材料出庫管理界面如圖6所示。

(4)醫用耗材查詢管理。醫用耗材查詢功能包括材料出入庫信息查詢、材料出庫信息查詢和材料移庫信息查詢。根據用戶輸入的選擇條件或查詢關鍵字進行查詢，并可將查詢到的信息生成報表并打印，也可以Excel的格式導出電子版。查詢條件包括器械名稱、供應商、單價、發票號、入庫日期、出庫日期等信息。

5 結語

物流管理系統的應用解決了以往醫用耗材管理中出現的資質管理混亂、簽字審批繁瑣以及部分材料“跑、冒、滴、漏”的問題，實現了醫用耗材的資質管理，使得公司名稱分類明確，證件管理清晰有序，有效期管理預警提醒，極大提高了資質管理效率[13]。同時，實現了科室申請、匯總審核、計劃采購、材料入庫和材料出庫等一系列流程的網絡化管理，避免了以往紙質申請、簽字審批繁瑣，體現了高速和高效的業務辦理流程[14-15]。系統實現了部分重點科室的二級庫管理，通過建立二級庫，將醫院物流管理延伸到科室，及時發現呆滯或即將過期的產品，便于成本控制[16]，為科室實現精細化管理和經濟決策提供可靠依據。

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