提高檔案管理科學(xué)化水平的有效路徑分析

葛啟壯

摘 要：新時期下，傳統(tǒng)的檔案管理理念和管理模式已經(jīng)難以滿足社會發(fā)展對檔案工作的需求。這就要求檔案管理工作必須與時俱進，加快檔案管理科學(xué)化建設(shè)，進一步完善檔案管理工作體系，提高檔案管理服務(wù)水平，實現(xiàn)檔案資料的利用價值。本文對提高檔案管理科學(xué)化水平的有效路徑進行分析探討，期望對創(chuàng)新檔案管理工作模式有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；信息化；科學(xué)發(fā)展觀

一、樹立檔案管理科學(xué)發(fā)展觀念

檔案管理工作應(yīng)樹立科學(xué)發(fā)展觀，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)守舊的管理觀念，實現(xiàn)檔案管理工作的跨越式發(fā)展。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，只重視檔案資料收集整理，不重視檔案資料價值的挖掘與利用，嚴重阻礙了檔案利用效率的提升。同時，傳統(tǒng)檔案管理一直采用被動式的管理模式，缺乏主動服務(wù)、超前服務(wù)思想，難以充分體現(xiàn)檔案管理在服務(wù)社會經(jīng)濟建設(shè)中的作用。為了轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，檔案管理部門必須以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，重視檔案管理工作創(chuàng)新，克服墨守成規(guī)的做法，大膽引入先進的科學(xué)技術(shù)更新檔案管理手段，推動檔案工作持續(xù)創(chuàng)新。同時，檔案管理部門還要落實工作責(zé)任制，深化本部門的體制機制改革，激活本部門人員的工作積極性，從而為檔案工作科學(xué)化發(fā)展營造良好內(nèi)部環(huán)境。

二、提高檔案管理科學(xué)化的重視程度

檔案管理部門要重視檔案管理科學(xué)化發(fā)展，進一步完善檔案管理規(guī)章制度，明確檔案管理人員的職責(zé)分工，將檔案工作納入到績效考核范圍內(nèi)，不斷提高全體人員對檔案管理重要性的認識。為了推動檔案管理科學(xué)化發(fā)展，應(yīng)成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)制定切實可行的建設(shè)方案，遵循統(tǒng)籌規(guī)劃、穩(wěn)步實施的原則，循序漸進地開展檔案信息化、標準化建設(shè)。同時，領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)制定相關(guān)規(guī)章制度，為促進檔案管理工作有序開展提供制度保障，如檔案數(shù)字信息收集歸檔制度、電子檔案管理辦法、電子檔案查閱制度、檔案數(shù)字信息安全管理制度等等，從而構(gòu)建起完善的檔案管理制度體系。

三、加快檔案管理設(shè)備設(shè)施建設(shè)

檔案管理部門要認清當前工作的形勢，積極加快檔案管理信息化建設(shè)，減輕日益增長的檔案資料管理壓力，提高檔案管理工作效率。檔案管理部門要購置先進的軟硬件設(shè)備，配備齊全檔案管理工具，如購置高速掃描儀、復(fù)印機、打印機、檔案管理軟件、檔案數(shù)據(jù)庫、檔案信息化錄存設(shè)備等，為檔案管理科學(xué)化發(fā)展提供必要的物質(zhì)條件。在檔案資料庫建設(shè)方面，檔案管理部門要嚴格按照國家的有關(guān)規(guī)定，做好防潮、防火、防盜、防高溫等措施，安裝檔案密集柜，合理擺放紙質(zhì)檔案資料，對檔案資料進行集中管理。隨著原始紙質(zhì)檔案資料的增多，檔案管理部門還要及時擴大專用密集柜的體積，保證檔案有序排列，方便檔案借閱人和管理人員查找檔案。

四、加強檔案資源管理

檔案管理部門要加強檔案資源管理，從紛繁雜亂的資料信息中收集整理出有利用價值的檔案資料，實現(xiàn)數(shù)量型檔案資源向質(zhì)量型檔案資源轉(zhuǎn)變。在檔案資源管理中，檔案管理部門要結(jié)合本部門的功能定位，做好檔案資料征集工作，拓展檔案資料來源渠道，豐富檔案資料內(nèi)容，避免出現(xiàn)重要資料遺漏。同時，檔案管理部門還要進一步優(yōu)化檔案資料門類和結(jié)構(gòu)，收集整理載體形式多樣化的資料，形成具有自身特色的檔案資源。此外，檔案管理部門還要重視部門與部門之間的合作，建立起交流互動平臺，通過共建、共享、共用檔案資源，提高檔案資源利用效率，節(jié)省檔案資源管理所耗用的人力、物力和財力。

五、強化檔案管理服務(wù)工作

提供優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)、實現(xiàn)檔案資料的有效利用是檔案管理部門工作的最終目標。為此，檔案管理部門要構(gòu)建起完善的服務(wù)體系，實行紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理，為借閱者提供便捷的檔案查詢、借閱服務(wù)。在電子檔案管理中，檔案管理部門要提供一戶式查詢服務(wù)，只要借閱者按照電子化流程操作即可在最短的時間內(nèi)查找到所需的檔案資料，節(jié)省借閱者的查詢時間。同時，檔案管理部門還要利用信息化技術(shù)自動采集和更新檔案資料，執(zhí)行標準化的電子檔案作業(yè)流程，針對電子檔案生成、保存、傳遞、查詢、銷毀的各個環(huán)節(jié)實施全壽命周期管理，形成完善的電子檔案管理與服務(wù)機制。此外，檔案管理部門還要進一步挖掘檔案的應(yīng)用價值，降低檔案信息利用成本，實現(xiàn)檔案高效化管理。

總而言之，檔案管理工作要始終堅持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，構(gòu)建起完善的檔案管理工作體系，加快檔案管理信息化、標準化、現(xiàn)代化建設(shè)，全面提升檔案管理科學(xué)化水平。檔案管理部門要加強檔案資源管理，提高檔案資源質(zhì)量，同時還要引入先進的科學(xué)設(shè)備更新檔案管理手段，不斷改進檔案管理服務(wù)方式，實現(xiàn)檔案的利用價值。

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