開發利用科研檔案的有益實踐與思考

魏麗愛 侯燁 馮斌

近年來，國家半干旱中心以創新驅動發展、加快農業現代化、促進京津冀協同發展為指導，以提高創新能力、促進成果轉化、增強綜合實力為目標，激勵廣大科技人員積極承擔重大項目、產出高水平成果，推動科技創新能力顯著提升。

面對新形勢新任務，檔案人員把圍繞中心、服務大局作為檔案工作的出發點，把服務于提升科技創新能力作為發揮作用的主陣地，把服務于承擔重大項目、產出高水平成果作為發揮作用的主渠道，立足檔案的資源優勢，配合服務好國家半干旱中心事業發展。

一、開發利用科研檔案的有益實踐

（一）檔案服務于承擔重大項目

國家半干旱中心瞄準現代農業建設與發展中的戰略性、關鍵性、前瞻性重大科學技術難題，逐漸將研究任務聚集到明確的創新方向上，認真謀劃申報國家級和省級項目，開展重大科技攻關。

圍繞這一任務，檔案人員積極配合，充分認識農業科研工作具有的連續性，認識檔案對科研思路的啟發，深入相關科室調查研究，提前準備、主動服務，利用科研檔案為科研立項提供可靠依據。通過檔案服務支撐，國家半干旱中心承擔重大項目能力顯著提升。

近年來，申報的關于物聯網、水肥一體化、環境友好型肥料、棉花新品種培育等方面的科研項目，先后列入國家科技計劃項目和中央財政科研項目，立項成功率100%。2017年，針對糧食規模化生產，通過提供檔案信息，總結集成工程節水、良種良法、農藝水肥管理、農機改良、病蟲草害全程防控、物聯網智能控制等糧食生產關鍵技術，形成適合不同區域、不同規模新型農業經營主體的規模化糧食生產整體解決方案，申報河北省發改委關于糧食規模化生產示范工程的近千萬元重大項目，成功立項。

（二）檔案服務于產出高水平成果

“十二五”以來，國家半干旱中心獲得的科技經費連年增長，作為半干旱農業領域的國家級工程中心，提高科技投入產出比，產出高水平成果，為促進農民增收和農業可持續發展提供強有力的科技支撐，成為科技創新的戰略任務。

圍繞這一戰略，檔案人員牢記習近平總書記的話：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結、規律得以認識、歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。” 在工作實踐中，提前介入跟蹤，在科技獎勵成果申報和品種、產品、專利、技術規程等實用性成果的形成過程中，積極主動提供利用。在成果內容組織、技術路線梳理、發明點與創新點提煉等方面，幫助提升成果的創新性、系統性與完整性，不斷提高成果申報水平、獲獎等級和成功率。自2010年至今，國家半干旱中心獲得科技獎勵成果10項，其中省級獎勵7項、市廳級獎3項、國家專利13項、通過省級審定農作物新品種5個、制定省級地方標準2項。

二、開發利用科研檔案的思考

（一）提高檔案服務意識

充分認識檔案工作的基礎性、支撐性和服務性;充分認識單位事業越發展，檔案工作的領域就越廣，發揮作用的空間就越大;充分認識把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“智慧庫”，積極提供檔案信息服務，全面強化檔案開發利用，最大限度地滿足利用者的需要。

1.超前意識

超前謀劃，強化預見性。立足于提前準備、提前參與、提前服務，“凡事預則立，不預則廢”。有超前意識，才有超前行動，才能達到滿意服務效果。

2.精準意識

針對目標精準發力，強化針對性。以高站位和戰略眼光，找到檔案工作與服務中心工作的契合點、切入點，提供全面、細致、連續的檔案服務，在精準落地上下功夫，把工作做細做實做到位。

3.高效意識

針對檔案開發利用工作繁瑣零碎，強化高效性。必須改進按部就班地查閱原始檔案服務方式，尋求迅速、快捷的服務途徑，體現服務工作的高效性，快速滿足利用需求。

（二）拓寬檔案服務途徑

為大局工作服務是檔案工作的永恒主題，也是檔案工作的生命力所在。單位事業發展到哪里，檔案工作就要服務到哪里。拓寬服務途徑，超前供給、精準供給、高效供給是檔案服務供給側的主要方式。

1.加強主動超前開發利用，爭取檔案服務供給側的超前供給

一是單位各級領導要重視檔案工作。把檔案工作納入單位發展計劃和規劃，定期聽取工作匯報，加強督促檢查，及時提供人力、財力、物力等各方面的支持。在檔案利用服務中，對全局性中心工作、重點問題和重大事件提前或及時請檔案人員知曉，如重要工作的籌備會、調度會、驗收會、總結會等要請檔案人員參加或列席，使其做好相關的檔案開發利用籌備， 更好地為單位中心工作服務。

二是檔案人員要加強對單位各項業務工作的參與和了解。倡導參與性的信息服務，檔案人員要主動爭取，參與到有關工作的研究和開展中，把檔案信息及時服務到相關工作中，使檔案信息不失時機地實現最佳價值。另外，檔案人員要積極主動了解和掌握中心工作和重點任務動態，深入各科研團隊調查研究，通過當面溝通、電話溝通、微信群溝通、發放調查表、座談會等方式，尋找最新的利用動向，尋求超前服務機遇，提前準備服務信息，實現檔案服務的超前供給。

2.加強精準開發利用，深化檔案服務供給側的精準供給

一是完善檔案利用效果信息反饋工作，減少盲目性。首先制定檔案利用辦法，將檔案利用效果的信息反饋工作制度化，讓檔案人員和利用人員作為共同責任和義務去完成。其次加強檔案利用效果登記和追蹤，利用人員在進行利用效果登記時要盡量全面詳盡;檔案人員要有較強的責任心，根據利用人員填寫的登記信息，深入判別，進一步向利用人員或部門兼職檔案員追蹤了解信息，掌握利用效果。再次，對反饋收集的利用信息整理、統計、分析，探尋檔案利用規律，獲取檔案利用需求，為精準利用提供風向標。

二是完善檔案基礎性工作，提高查全率查準率。目前科研單位樹立長遠創新目標，逐漸將分散型的研究任務引導凝練到重大科技攻關上來。某一方向的研究更加連續深入，相關的研究立項也更加持續，檔案人員要充分認識到檔案對進一步長期研究立項的參考價值，要做好檔案的全面收集、科學整理、妥善保管、準確統計等基礎性工作。這里重點強調收集整理歸檔工作，它是檔案工作的起點，是基礎的基礎，決定了檔案利用工作的存在。要充分發揮各部門兼職檔案員的作用，利用他們熟悉本部門工作特點、了解工作業務的優勢，關鍵加強申報書、計劃任務書、年度工作總結、驗收材料、成果材料等與下一步長期立項密切相關的材料收集，確保齊全完整。部門兼職檔案員要增強責任心，注意做到“隨時”，“隨時”用心，“隨時”收集整理，確保按規定階段歸檔。杜絕收集不準確、材料不齊全、歸檔不及時、質量不規范現象發生。另外，建立科學、實用、針對性的檔案檢索工具體系，將檔案的藏與用有機聯系起來，在檔案與準確利用之間架起溝通橋梁。

3.加強深度開發利用，促進檔案服務供給側的高效供給

一是編研工作是檔案信息資源開發利用的重要手段。把分散的檔案信息，按照一定的專題進行整理、歸納、摘錄、綜合，編寫二三次文獻，使其序列化成為準確的系統信息，如重要文件匯編、科技成果匯編、研究課題匯編、項目計劃任務書匯編、史志、年鑒、大事記、組織沿革等，滿足利益者對專指性、濃縮性、系統性信息的需求，使利用者直接獲得信息，縮短利用信息的時間，提高工作效率。

二是加強檔案資源的信息化建設。其一，加強檔案目錄和檔案全文信息的數字化。在數字化過程中，特別要注意數據質量，否則會檢索結果不準確或檢索不出，影響利用。錄制人員要增強責任心，避免錄制數據錯誤，定期檢查或抽查，及時發現錯誤糾正錯誤，對形成的數據要備份并脫機保存。其二，不斷規范電子文件歸檔和電子檔案管理。制定相關制度，明確電子文件歸檔范圍，凡屬于歸檔范圍的電子文件要應收盡收、應歸盡歸。在電子檔案管理中，要確保電子檔案載體的物理性安全并定期檢測和拷貝，保證電子檔案的原始性。通過以上信息化方式存儲的檔案資源便于計算、分析，便于無紙化查閱，便于檔案信息資源共享，極大地提高了工作效率和工作質量，使利用者快速便捷獲得所需信息。

（作者單位：國家半干旱農業工程技術研究中心）