數碼照片檔案的創新管理探析

張寧

進入數字時代，隨著信息技術的迅速發展和數碼照相機的普遍使用，形成了海量記錄企業科研、生產、經營、管理等活動的數碼照片，數碼照片檔案逐漸成為檔案管理工作的重要組成部分。但目前數碼照片檔案管理存在諸多問題，嚴重影響用戶利用和價值體現，基于此，本文對數碼照片檔案管理現狀及存在問題進行分析，并提出解決對策。

一、數碼照片檔案管理的現狀及存在問題

（一）規章制度不健全，規范化管理缺乏可操作性

數碼照片檔案管理國家標準缺失，盡管國家檔案局已出臺《照片檔案管理規范》（GB-T11821-2002）等相關文件，但未涉及數碼照片檔案的管理。雖然有的地方和企業自行制定了有關管理辦法，但都沒有專門的數碼照片檔案管理制度。以本企業為例，雖制定的《聲像檔案管理制度》有關于數碼照片的收集歸檔和保管利用，但部分描述泛化，可操作性不強，表現為：數碼照片信息描述載體為紙質交接單，照片和文字說明處于存儲分離狀態，直接影響利用者對數碼照片真實性、完整性、準確性和有效性的判斷;關于數碼照片的整理和存儲沒有具體說明，更多的是檔案人員憑借經驗完成，嚴重影響數碼照片的可持續性有效管理。

（二）管理意識不強，收集歸檔困難

數碼照片檔案管理起步較晚，多處于檔案管理工作的配角地位，無論是歸口部門還是檔案部門都重視度不高，管理意識不強。歸口部門更重視拍攝任務的完成情況，忽視對拍攝照片的歸檔工作，表現為：歸檔意識不強，造成數碼照片檔案資料的流失;未及時分類整理和信息描述，造成工作堆積，增加后續整理難度;缺乏對數碼照片的甄選環節，將反復性極高或清晰度不夠等問題照片一并歸檔，影響檔案利用和保管;忽視數碼照片的信息描述工作，信息要素欠缺或不完整，造成用戶利用困難。檔案部門缺乏對數碼照片收集歸檔工作的指導監督，對其再整理及后續保管利用重視度不高，直接影響數碼照片檔案價值的體現和提升。

（三）易形成海量數據，安全保管有難度

當前數碼照相機性能提升、數碼照片的易獲取性以及使用普遍，很容易形成海量數據，大大增加了數碼照片有序保管和有效利用的難度。在安全性上，數碼照片的保存和利用完全依賴于計算機硬件、操作系統和應用軟件，設備故障、計算機病毒、軟件升級、存儲介質老化等都可能造成數據損壞和丟失。在人為因素方面，檔案人員整理數碼照片時誤操作刪除，或沒有定期進行安全備份，或備份介質損壞等，都會造成重要數據丟失且不可恢復。

（四）未進入檔案管理系統，檢索查閱和開發利用受限

雖然企業已有檔案管理系統，但部分企業數碼照片還未進入系統管理范疇，主要原因有兩方面：長期以來，數碼照片僅作單機保管利用，且與其他檔案的管理方式有異，暫未形成有序化的規范管理模式;現存數據量巨大，且拍攝年代久遠的數碼照片信息描述缺失現象嚴重，直接影響檔案信息的著錄和利用。這種現實造成了數碼照片在檢索、查閱方面的極大不便，使其信息開發利用受限。

二、數碼照片的創新管理探析

（一）建立健全數碼照片檔案管理制度

首先，企業應建立健全數碼照片檔案管理制度，可參照北京市、青島市等地方制定的數碼照片檔案管理辦法，結合本企業當前工作的實際情況和管理需要，制定一套切實可行的數碼照片檔案管理制度。制度必須明確數碼照片檔案的收集、歸檔、整理、保管、開發利用等工作內容和詳細要求，實現管理工作有法可依、具體操作有章可循;必須理順歸口部門和檔案部門的關系與職責，以減少拍攝者與檔案人員的復雜溝通環節和重復勞動。歸口部門主要負責數碼照片的前期分類、甄選整理和信息描述，檔案部門主要負責數碼照片的后期信息著錄和保管利用，并指導、檢查歸口部門的歸檔工作。其次，要狠抓制度的落實。明確責任，依法管理，確保制度的有效執行并落到實處。

（二）重視數碼照片檔案的收集歸檔工作

數碼照片檔案工作的源頭就是收集歸檔工作，主要責任者為歸口部門的拍攝者，檔案部門則負責對其收集歸檔工作進行指導，督促歸口部門按歸檔要求進行拍攝，做好分類整理和歸檔移交，以實現不再重復整理的目標。重點要求有：歸檔照片必須甄選，內容重復、場景相近、質量較差的照片必須篩選剔除;歸檔格式應為JPEG、TIFF、RAW，分辨率不低于1024*768像素;按事由分類，同一組照片由同一部相機拍攝;填寫“照片歸檔說明”，對每組或每張照片進行相關信息描述，并與照片一同歸檔移交。

（三）創新數碼照片檔案的管理方法

首先， 以“組”為單位進行整理。反映同一問題或事由等形成的若干張數碼照片為一組，并填寫組內“照片歸檔說明”。每組照片信息要素應包括：組名（拍攝事由）、密級、保管期限、總說明、照片序列號、一張或幾張照片對應的分說明、拍攝時間、地點、攝影人、歸檔移交人、照片張數、備注等。

其次，應規范電子文件分級存放和命名規則。數碼照片電子文件的存放層級為：年度—部門—項目事由+密級+保管期限—同組照片+照片歸檔說明。需說明的是：第三級文件夾命名格式為“XXX試驗（秘密30年）”;第四級內容是XXX試驗同組照片以及照片歸檔說明，照片歸檔說明格式可為word，信息要素應列表體現并以固定填寫模板;如同一事項在同一年度拍攝多組照片，可增加多個并列的第四級文件夾，其命名格式為事由+拍攝日期。

第三，建立數碼照片檔案庫，實現網絡化管理和自助利用。在檔案管理系統中建立一個二級目錄“照片檔案庫”：第一級為案卷級目錄，對應電子文件存放的第三級，案卷號為“照片檔案代號—年度—流水號”，年度和流水號均采用4位阿拉伯數字，著錄信息包括題名（即組名）、密級、保管期限、照片張數、攝影時間、地點、攝影者、歸檔單位、歸檔時間等;第二級為每組照片的電子文件和照片歸檔說明，通過批量掛接即可完成。如存在并列第四級文件夾情況，則“照片檔案數據庫”第一級案卷級目錄的著錄信息需綜合電子文件分級存放的第三級和第四級兩級信息進行著錄，案卷號為“照片檔案代號—年度—流水號—序號”，序號為2位阿拉伯數字，其它不變。數碼照片檔案進入檔案管理系統進行管理后，必須做好瀏覽、下載等利用權限和審批流程的配置，確保數碼照片檔案的網絡利用安全，以便用戶即時、自助、多樣的網絡化查詢利用，從而提升數碼照片的檔案價值。

（四）確保數碼照片檔案的安全保管

要加強對數碼照片檔案安全保管工作的執行力度，對安全保管有明確要求。第一，存儲結構。數碼照片檔案應嚴格按照電子文件分級存放和命名規則的要求，在計算機硬盤的非系統分區進行層級化存儲，便于分類保管和查找利用。第二，備份要求。鑒于本企業實際工作情況和存儲條件限制，未采取只讀式光盤的脫機備份，采取的備份方案是：一套計算機硬盤的非系統分區層級化存儲，隨時歸檔隨時存儲;一套移動硬盤層級化存儲，每月定期將計算機硬盤的層級化存儲備份至移動硬盤;一套服務器自動備份，在檔案管理系統中批量掛接的電子文件會每24小時定時在服務器自動備份。數碼照片存儲備份方案實施已有18年，未出現信息丟失損毀現象。第三，檢查維護。移動硬盤層級化存儲數碼照片檔案，每月備份前先進行數據抽樣機讀檢驗，并每4年轉存一次，如發現問題及時采取恢復或補救措施;服務器自動備份則每周檢查一次備份情況，如發現問題及時聯系信息化管理部門采取相應措施。

三、結語

隨著信息技術的發展，數碼照片已逐漸取代傳統照片，成為最主要的影像記錄形式。當前數碼照片檔案的管理仍處于初級階段，檔案部門和檔案工作者應積極探究數碼照片檔案管理的特點，更新管理和服務理念，不斷提高科學規范化管理水平，實現數碼照片檔案工作的價值。

（作者單位：中國飛機強度研究所）