對檔案征集工作的幾點(diǎn)思考

宋玉紅

河北歷史悠久，人文薈萃，源遠(yuǎn)流長，形成了豐富的檔案資源。近年來，河北省檔案局（館）逐步重視檔案征集工作，以“豐富館藏、完善結(jié)構(gòu)、突出館藏特色”為工作思路，加大了向社會民間征集檔案資料的力度。2015年，制定了《河北省檔案局（館）關(guān)于抗戰(zhàn)檔案的征集計劃》，此后，每年根據(jù)不同工作重點(diǎn)和內(nèi)容，展開了不同特色的檔案資料征集。相繼向民間征集了抗戰(zhàn)檔案資料、名人檔案等200余件。這些檔案絕大多數(shù)屬于個人捐贈，這些珍貴的檔案資料，較好地補(bǔ)充了館藏檔案史料的不足，為豐富館藏資源、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，起到了積極地促進(jìn)作用。但目前我館的檔案征集工作還存在一些問題，下面對如何做好檔案征集工作，加強(qiáng)館藏特色建設(shè)，個人做了一些思考。

一、檔案征集工作的緊迫性和重要性

檔案征集工作是豐富館藏資源的重要途徑，是檔案工作賴以存在和發(fā)展的重要基礎(chǔ)，也是衡量檔案館業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作扎實(shí)與否的重要方面。它不僅是人類文化遺產(chǎn)的補(bǔ)救和傳承方式，還是保護(hù)城市記憶、對歷史再現(xiàn)的一種手段，在檔案資源體系建設(shè)中具有重要的意義。由于受歷史變遷和自然環(huán)境等因素的影響，大量檔案資料分散于各地區(qū)及機(jī)構(gòu)組織，或散落在民間，甚至流失海外，部分檔案資料的保護(hù)狀況令人擔(dān)憂。為此，加強(qiáng)檔案征集工作，讓珍貴檔案及時得到保護(hù)利用并滿足社會發(fā)展的需要，成為檔案部門義不容辭的責(zé)任。檔案征集工作只有將其列入檔案工作的重要議事日程，逐步建立健全制度和機(jī)制，才能提高和創(chuàng)新征集工作的實(shí)效性，形成渠道寬廣、信息豐富、科學(xué)規(guī)范、操作性強(qiáng)的檔案征集大格局。

二、檔案征集工作存在的問題

目前，我館檔案征集工作沒有最大限度發(fā)揮應(yīng)有的作用，主要存在以下一些問題：

（一）征集工作缺乏長遠(yuǎn)計劃和目標(biāo)

檔案征集工作缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃和考慮，沒有建立健全科學(xué)制度和機(jī)制，制定出整體征集內(nèi)容和范圍，只是根據(jù)工作的臨時需要，隨機(jī)進(jìn)行征集。

（二）向社會宣傳征集檔案工作的意識不足

由于向社會宣傳檔案征集工作的力度不夠，普通公民對檔案館缺乏了解和信任，一些珍貴和有價值的檔案資料，寧愿自己保存，也不愿意放在檔案館，對檔案館的保管條件和能力表示懷疑。

（三）征集檔案數(shù)量少

征集的資料較為零散、數(shù)量少，所承載的信息量較少，無法系統(tǒng)地挖掘和研究，其利用價值沒有得到最大程度的體現(xiàn)。

（四）征集經(jīng)費(fèi)不足

檔案征集需要一定的征集費(fèi)用。對有些散存在民間的有價值、珍貴的檔案，由于檔案館沒有足夠的征集費(fèi)用，只能失之交臂，望“寶”興嘆。

（五）征集人員的專業(yè)水平有待于不斷提高

檔案征集人員沒有定崗定位，都是臨時抓人委派，缺乏一支“素質(zhì)強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、效率高”的專業(yè)征集人員隊(duì)伍。

三、做好檔案征集工作的對策

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，制訂長遠(yuǎn)有效的科學(xué)管理制度，保證檔案征集工作的規(guī)范、有序

領(lǐng)導(dǎo)重視與否對檔案征集工作起著至關(guān)重要的影響，檔案工作人員要以自己的實(shí)際行動去爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。一方面檔案部門要發(fā)揮自身優(yōu)勢，立足檔案特色，充分利用館藏檔案資料，積極參與、承辦當(dāng)?shù)攸h委、政府開展的重點(diǎn)宣傳活動，要抓住社會熱點(diǎn)，采用舉辦展覽、制作專題電視片、出版各類專輯等形式主動提供服務(wù)，讓領(lǐng)導(dǎo)對我們的工作有所見、有所聞。另一方面，檔案征集部門也要抓住各種機(jī)會向局（館）領(lǐng)導(dǎo)匯報工作情況，講成績，也要適時向領(lǐng)導(dǎo)客觀地匯報工作中存在的困難，與兄弟省市同行的差距，不掩蓋問題，爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，促進(jìn)征集工作的全面開展。同時要建立科學(xué)、規(guī)范的檔案征集工作規(guī)劃，制定出機(jī)構(gòu)、人員落實(shí)、征集范圍和內(nèi)容，征集補(bǔ)償方式、征集經(jīng)費(fèi)保障、激勵機(jī)制等內(nèi)容的征集實(shí)施方案，做到檔案征集工作有計劃、有重點(diǎn)、有措施、有步驟，保證檔案征集工作的規(guī)范、有效運(yùn)行。

2、明確目標(biāo)、突出特色、主動出擊

檔案館的征集工作要與本地區(qū)的歷史、文化進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，從中挖掘出一脈相承的脈絡(luò)，長期堅(jiān)持圍繞這個主線開展檔案征集工作，在館藏檔案資料不斷積累、豐富的同時，檔案館也就形成了自己獨(dú)特的精神氣質(zhì)和文化品質(zhì)，真正成為一個地區(qū)、一個城市收藏、展示、傳承歷史、文化的中心。要在館藏的特色上下力氣、做文章。圍繞本地區(qū)的歷史特色、經(jīng)濟(jì)特色、文化特色、自然區(qū)域特色中的閃光點(diǎn)，突出抓好紅色歷史、名人、名優(yōu)、名勝等特色檔案，以及與人民群眾息息相關(guān)的專門檔案的征集，豐富館藏、優(yōu)化結(jié)構(gòu)、體現(xiàn)特色。檔案征集工作要改變坐等上門的習(xí)慣，檔案征集人員要主動出擊，積極尋找征集線索，發(fā)現(xiàn)線索要深入挖掘，往往會有所收獲。征集工作人員要做“有心人”，要善于從日常生活工作所見所聞中捕捉征集對象的蛛絲馬跡。有時通過多方面打聽，就能發(fā)現(xiàn)散存在民間和個人手中的檔案資料的有關(guān)信息，主動問一問、查一查，往往能征集到所需檔案資料。

3、利用現(xiàn)代化多媒體網(wǎng)絡(luò)工具加強(qiáng)宣傳，進(jìn)一步增強(qiáng)公民主動交檔案的意識

近年來社會檔案意識雖然有所提高，但還有不少民眾對檔案了解不多，手中存有珍貴檔案資料，不知道如何捐贈或交給檔案館保存。因而，檔案部門要加大宣傳力度，利用各種機(jī)會，在報紙、廣播、網(wǎng)絡(luò)等大眾傳媒上，采用多種形式，通俗易懂地向民眾講解檔案知識、檔案館的需求、展示保管條件、說明獎勵措施等。同時征集范圍不僅限于國內(nèi)，還應(yīng)把眼光放到境外，由于歷史原因，我國有大量歷史檔案流失境外，所以檔案館應(yīng)利用政府、民間等渠道積極開展境外征集，填補(bǔ)歷史空白，吸引更多的人把手中的檔案交到檔案館保存，豐富館藏。要善于借勢造勢。對捐贈珍貴檔案資料的，可舉行捐贈儀式，請主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)出面給予嘉獎，并通過新聞媒體，積極報道宣傳捐贈事跡。這樣做，既可以讓捐贈者得到心理上的安慰，感到自己捐贈舉動的光榮，又可向全社會進(jìn)行廣泛宣傳，教育全社會的人都來關(guān)心檔案工作，捐贈檔案。

4、加大投入，設(shè)立征集檔案專項(xiàng)資金

檔案征集工作的有效開展離不開經(jīng)費(fèi)保障，征集經(jīng)費(fèi)的投入與產(chǎn)出是成正比的。只有加大經(jīng)費(fèi)投入，強(qiáng)化征集手段，才能使檔案館館藏得到豐富。每年應(yīng)提前做好征集經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目，列入地方財政預(yù)算，并力爭逐年遞增，用于采購檔案征集需要配備專業(yè)的攝影機(jī)、照相機(jī)、掃描儀等相關(guān)設(shè)備、器材，以及購買、復(fù)制散存于民間的珍貴檔案，并適當(dāng)獎勵那些將珍貴檔案資料捐獻(xiàn)給檔案館的捐贈者。

5、建立一支專業(yè)的檔案征集人員隊(duì)伍

檔案征集工作者的專業(yè)素質(zhì)是影響征集工作的關(guān)鍵因素，同時，也是塑造檔案部門良好形象的關(guān)鍵因素。一個符合當(dāng)今社會和檔案事業(yè)發(fā)展要求的征集工作者，第一要對檔案征集工作充滿激情;第二要精通專業(yè)知識，不僅是懂檔案專業(yè)，還要了解相關(guān)的歷史、文化、文物、風(fēng)土人情等知識;第三要有高度的責(zé)任感，檔案人員必須對承載歷史的檔案充滿敬畏之情，把它視若珍寶，明確認(rèn)識到自己所擔(dān)負(fù)的責(zé)任;第四要善于溝通，征集工作要與多層面的人員打交道，如果不能很好地溝通，就會造成信息不暢、工作不順利，甚至?xí)档蜕鐣鹘鐚n案部門、（下轉(zhuǎn)35頁）（上接41頁）檔案人的信任度，不利于檔案征集工作的開展。第五要有開拓創(chuàng)新的意識，雷厲風(fēng)行的動作。要發(fā)揚(yáng)釘子精神，積極主動地去搶占征集市場。因此我館應(yīng)選拔能干事、想干事、會干事、干成事的檔案業(yè)務(wù)技術(shù)骨干到征集崗位上擔(dān)任工作。加強(qiáng)檔案征集業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，把人員培養(yǎng)成思想好、作風(fēng)硬、業(yè)務(wù)精、能吃苦、有鉆勁的檔案征集專業(yè)隊(duì)伍。并與有關(guān)鑒定專家、攝像人員等建立良好的關(guān)系，為征集的檔案提供拍攝、價值鑒定、真?zhèn)舞b定等幫助，為做好檔案征集工作服務(wù)。

6、深度挖掘和研究征集的檔案，進(jìn)行編研開發(fā)，為社會服務(wù)

檔案資料征集進(jìn)館后，不能認(rèn)為進(jìn)行了“妥善”地保管就萬事大吉，要對這些“寶貝”進(jìn)行深入地研究，將這些檔案資料中所承載的有價值的信息或線索、挖掘出來。每一份檔案資料都是動態(tài)的，都是以一種特殊的方式保存著歷史，傳遞著信息。而每一個收藏者對于自己的收藏都傾注了感情，有的是為了國家的利益，有的是為了文化的傳承，有的是為了個人的情感，一件文物或者檔案資料，歷經(jīng)千百年留存至今，一定會有許多不為人知的經(jīng)歷和故事，這需要我們檔案工作者來挖掘，呈現(xiàn)給社會，呈現(xiàn)給后人。

檔案資源體系建設(shè)，是檔案工作不斷發(fā)展、擴(kuò)大服務(wù)的基石，檔案征集工作是構(gòu)建資源體系的重要手段。這項(xiàng)工作是一項(xiàng)長期艱巨的工作，檔案部門要樹立與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新的理念，與其他社會部門密切配合，贏得社會民眾的熱心支持，逐步積累、整合開發(fā)，使檔案館真正成為館藏豐富、結(jié)構(gòu)完善、存史、資政、育人、傳承文明、服務(wù)社會的有效載體，更好地為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展、構(gòu)建和諧社會服務(wù)。

（作者單位：河北省檔案館）