檔案征集工作

繼衛(wèi)

2018年10月26日，“蔡子諤學術(shù)文獻、藝術(shù)作品檔案室”揭牌暨捐贈儀式在河北省檔案館舉行。原省社科院著名學者、省老教授書畫院院長蔡子諤先生為省檔案館捐贈個人著作、論文、證書、文學作品、書畫作品、圖書雜志等個人檔案共計603件（冊）。這是河北省檔案館自建館以來接受個人捐贈檔案數(shù)量最多的一次。

省檔案局（館）副局館長耿樹偉同志在捐贈儀式的講話中稱蔡先生的捐贈義舉“是對我們省檔案館最大的信任，更是對檔案事業(yè)莫大的支持。蔡老先生的作品為我館的館藏平添學術(shù)之蘊、藝術(shù)之美。這些學術(shù)文獻藝術(shù)作品將同館藏其他珍品一道，找到它們最可靠最心安的歸屬，成為我省寶貴的檔案文獻史料資源，成為社會記憶的一部分，永久珍藏、永久流傳……此次捐贈活動對進一步豐富省檔案館館藏，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，吸引更多的社會人士捐贈個人檔案將起到積極作用。”

檔案收集，是檔案工作永恒的話題。收集工作是檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作中的基礎(chǔ)，沒有檔案收集，檔案事業(yè)就成了無本之木、無源之水。

檔案收集主要有接收、征集和寄存三種形式。其中的檔案征集工作是指檔案館按照國家規(guī)定征收各機關(guān)、各部門、個人與國外的有價值的各種歷史檔案和相關(guān)資料。檔案征集分為非強制性和強制性兩種。一般采取在協(xié)商的基礎(chǔ)上，通過復制、交換、捐贈、有償轉(zhuǎn)讓等方式，將檔案集中到檔案館。在特殊情況下，集體和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或需保密的檔案，當其保管條件惡劣或者由于其他原因被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全時，國家可將其收購或征購入館，也可代為保管。

檔案征集是檔案館收集工作必不可少的補充形式， 是不斷擴大和豐富館藏的重要手段，是檔案資源建設(shè)的重要途徑，也是檔案館的一項重要職能。檔案征集工作在優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、豐富館藏內(nèi)容、保護珍貴歷史檔案方面具有非常重要的作用。

檔案征集與檔案接收不同，檔案接收是依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，對檔案進行強制性收集的活動，而檔案征集是對集體或個人所有的檔案，實行“代為保管”“征購”“收購”的活動;檔案接收一般以本機關(guān)單位在公務(wù)活動中形成的材料為主，而征集的內(nèi)容則更為廣泛，包括各種檔案材料;接收的檔案以文書檔案為主，載體形式多為紙質(zhì)與電子檔案，而征集進館的檔案載體形式則多種多樣。

做好檔案征集工作，要制訂好征集工作計劃，明確征集重點和征集范圍，根據(jù)實際工作需要或經(jīng)費情況，確定征集主題;要積極爭取檔案征集專項經(jīng)費，用于購買、復制珍貴檔案和適當獎勵那些檔案資料捐贈者;要改變坐等上門習慣，主動出擊，積極尋找征集線索，發(fā)現(xiàn)線索要深入挖掘，善于從日常生活工作所見所聞、新聞媒體的報道、網(wǎng)絡(luò)論壇的言論中發(fā)現(xiàn)散存在民間和個人手中的檔案資料的有關(guān)信息;要加大檔案宣傳，利用報紙、廣播、網(wǎng)絡(luò)等大眾傳媒，采用多種形式，通俗易懂地向民眾講解檔案知識、檔案館的需求、展示保管條件、說明獎勵措施等，讓更多的人了解檔案征集工作;要把檔案征集與檔案編研、檔案展覽有機結(jié)合，通過檔案征集工作，收集展覽所需的資料、圖片，通過編研，將這些資料、圖片編輯成出版物進行宣傳以促進檔案征集工作，做到以征集促編研，以展覽帶征集;要配備專門的征集工作人員并廣泛依靠社會力量，聘請熱心檔案資料征集工作的社會各界人士為征集工作提供線索，出謀劃策，提供支持。

本期《問題探討》《心海導航》等欄目對檔案征集工作發(fā)表了不同意見，值得借鑒與思考。