政府電子資料管理的“共享云”模式

李月 忻源榮 盧雪兵 張學雷 張君

摘要 近年來，隨著政府信息化應用水平的不斷提升，政府在日常業務辦公與資源共享方面涉及大量電子資料的存儲及收發，為進一步加強電子文件的共享及管理，方便人員通過統一的信息化公共平臺進行檢索和查閱資料，不斷提高職工的工作效率及資源共享率，本文立足政府信息化建設的發展要求，針對電子資料管理的模式進行了探索與研究。

【關鍵詞】資源共享 電子資料 “共享云” 模式

1 背景及現狀

隨著政府信息化應用程度的不斷提升，信息技術對于日常的業務辦公帶來了諸多便利，對于減少人員工作量，減輕工作負擔，建立暢通、便捷的信息渠道起到關鍵作用。通過研發電子資料管理的“共享云”模式平臺，做到集中管理電子資料，防止資料丟失;運用網絡訪問資料，加快資料傳閱和瀏覽;規范電子資料的傳遞，提高員工協作能力;統一控制用戶的使用權限，確保電子資料審批、發布按照規范進行;縮短查閱文件的時間，減少文件流轉時間;降低電子文件重復分發，提高空間使用率。

2 建設需求

2.1 電子資料存儲與訪問管理

電子資料統一存儲至政府端內部服務器，并提供統一的訪問平臺，所有用戶可通過統一的登入接口，經由身份驗證后進入至該平臺進行相關操作。

2.2 電子資料的功能管理

平臺可實現文件閱覽、文件上傳、文件下載、文件移動、文件發布、文件審批、文件共享、日志查閱等功能，對各項功能的實現經由角色界定和劃分。

2.3 電子資料使用權限管理

所有用戶都可使用該平臺對電子資料進行閱覽和基本管理，普通用戶（科員）有文件閱覽、文件上傳、日志管理三大模塊功能，科級以上用戶增加文件處理功能，可對電子資料進行審批發布。文員增加共享管理模塊，實現對電子資料的收集管理功能。

2.4 電子資料安全管理

通過開發專用的平臺，充分確保電子資料在使用過程中的安全問題。防止電子資料的非法復制、修改、刪除。

3 功能應用

3.1 人員角色

操作員：可進行文件閱覽、文件下載、文件上傳、文件發布、文件送審、文件移動。

審核員：除具有操作員使用功能的基礎上，可對文件進行審核、將文件移動至共享文件夾。

文員：具有操作員的使用功能，并主要負責權限范圍內共享文件夾的創建及管理。

其他：

（1）每位審核員只能審核本部門下一級的用戶提交的文檔。

（2）審核員發布信息默認發布在本部門下。

（3）每位審核員可以向上一級和平行級及下屬級別發布文件。

（4）文件管理員可以創建共享文件夾、在共享文件夾中移動文件，同時可以修改文件名。

（5）每位操作員只能向上一級的領導提交信息。

（6）每位操作員可以瀏覽文件的范圍為：發布在本身份級別及級別以上的所有文件。

3.2 功能介紹

3.2.1 文件閱覽

在該模塊中用戶可以根據自己的閱覽權限來查詢到自己能閱覽的文件，同時能夠下載該文件。實現功能如下：

（1）全文索引：可以索引Office、PDF等文件內容，鍵入關鍵字后可快速從海量資料中精準查找所需文件。

（2）狀態篩選：可通過功能按鈕篩選出某一狀態下的全部文件，例如己讀、未讀、全部等，并有最近閱讀選項供用戶進行定位查閱。

（3）添加收藏：可通過添加收藏將選閱文件統一歸檔閱讀。

（4）分享閱讀：點擊分享功能可生成查詢鏈接，可將鏈接復制分發多人，用戶根據可直接鍵入該鏈接，即可直接進行閱讀和下載等操作。

（5）支持轉換的方式在線瀏覽：office等常見格式都可以自動轉換成可以在IE中打開的格式來在線瀏覽。

（6）能按各字段（包括目錄）進行排序：對于未閱讀的文件有標記，能顯示閱讀文檔的基本信息。

3.2.2 文件上傳

該模塊中用戶可以根據自己的權限對自己上傳的文件進行刪除、修改或發布、收回（上級用戶沒有審核前）、移動等操作。文件上傳是指：將DOC、JPG、MP3、PDF、MPG等不同格式的文件通過網絡發送并保存到服務器上。系統自動將記錄上傳人員、時間等信息。

用戶可以根據自己當前的權限在頁面中來進行文件上傳，并上傳到服務器的指定目錄下，同時支持批量文件上傳。實現功能如下：

（1）集中存儲：統一的電子資料共享。

（2）空間大小鎖定：文檔作者和管理權用戶可對電子文件存儲的空間大小進行鎖定，確保電子文件空間使用量的限制。當因有特殊需求需調整空間大小時，可以由管理員進行擴充調整，保證文檔的正常操作。

（3）版本管理：文檔關聯多版本，避免錯誤版本的使用，同時支持歷史版本的查看、回退與下載。

（4）對本地文件的基本管理：上傳本地的文件進行存儲及管理，對可實現對文件基本信息的修改，新文件版本的替換，對己上傳文件進行發布、送審、移動等操作。

3.2.3 文件處理

在該模塊中，具有上級權限的用戶可以對下屬權限用戶上傳的文件進行審核、退回、發布、移動等操作。實現功能如下：

（1）文檔審計：電子文件生命周期全過程中的每一個動作，包括操作人、動作、日期時間等信息，通過審計跟蹤掌握所有系統內部所有文件的操作情況。

（2）審批流程：按照角色逐級進行審批，退回，并且根據角色限定發布范圍，在此基礎上，不同角色還可以實現不同功能范圍的文件移動。

（3）數據備份：支持數據庫備份和完整數據備份雙重保護，全面保障系統內部數據安全性。用戶可自行設定備份時間及位置，到達指定時刻，系統自動執行備份操作。

3.2.4 共享管理

該功能模塊是針對政府現有業務需求來開發設計，主要實現電子文件的收集及規范管理。系統功能主要由文員角色進行創建及管理。

（1）文件夾創建：文員根據處室業務需求進行文件夾創建及命名。

（2）文件移動：科級以上角色可將系統內存儲及送審文件移動至共享文件夾內進行歸檔。

（3）文件夾發布：文員將收集好的文件夾進行送審發布。

參考文獻

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