碎片化服務助力高校管理機制創新與效能提升

葉現哲 林超 陳旭輝 張繼飛 鄭銀環

摘要 文章對xx大學信息化建設由“數字化”到“智慧校園”的發展過程進行分析，分析高校管理信息化存在的問題，闡述通過數據治理及流程再造等信息化手段優化和提升學校整體管理效率和服務水平，增強學校的競爭力，提出網上服務大廳的整體框架，通過在建設數據中心和流程中心的基礎上構建網上服務大廳為師生提供碎片化服務的信息化手段來推動高校管理的創新，用流程監控方式提高業務部門辦事效率，對各業務系統長期使用積累下來的數據進行分析，提供業務優化手段以改善學校管理現狀。

【關鍵詞】碎片化服務 高校管理 數據治理網上服務大廳 信息化建設

1 引言

《國家教育中長期改革和發展規劃綱要》指出“信息技術對教育發展具有革命性影響，必須予以高度重視”。而現代化的教育具備個性化、多樣性、公平性、終身化和國際化等特點，通過教育信息化推動教育現代化的發展，其本質上是結合信息化優勢，加快教育現代化屬性的構成，是將“規劃綱要”提出的戰略工作，落實到可執行、可評估的詳細戰略措施之中并加以施行的過程。并且“智慧校園”概念的出現，為高校管理和服務水平提升提供了機遇和挑戰。目前高校信息化建設從傳統的數字校園建設正向智慧校園新階段發展，模式從松散耦合向一體化戰略轉移，面向師生最終用戶，建設數據中心和一站式服務平臺，完成數據化、服務化、智慧化轉型，從而為學校、廣大在校師生提供便捷高效的一站式服務。

2 高校管理信息化問題分析

“十二五”時期很多高校都已經在信息化建設浪潮中，取得一定階段性效果，為教務、科研和管理提供較齊備、安全的信息化應用和保障，基本完成了包含硬件集成、業務集成、數據集成在內的全過程大集成，在應用平臺方面建成了數據集成平臺、統一身份認證平臺和信息門戶等基礎應用服務。解決了“信息孤島”問題，將各高?，F有的多個業務應用系統與基礎架構從數據到展示都進行了集成。

在學校支持下，信息化建設在獲得成績的同時也帶來了一些不盡如人意的結果：

（1）系統龐大、功能繁多，師生用戶體驗不好。

（2）業務需求多變，系統響應不及時，不能讓業務部門滿意。

（3）日常決策缺少數據作為支撐，各級領導無感知。

（4）各業務單位自己建設系統造成對業務流程雜亂、重復，缺失對流程監控，影響事務處理的效率。

（5）“管理”和“服務”的職能沒有適當區分，“多頭管理”帶來了服務的“各自為政。

雖然學校在網絡、公共數據平臺及管理體制上有優異的成績，學校管理信息化仍面臨著巨大的發展瓶頸，目前較為明顯的困難如下.

（1）人才供應滯后制約信息化建設與發展。

（2）流程冗雜與交叉管理使得資源整合較為艱難。

（3）頻繁的業務需求變動造成用戶體驗較差。

3 碎片化服務

這些問題是高校管理信息化目前遇到的共同困難，為了更好地解決以上問題，有必要在根本發展理念層面上有所突破與創新。

（1）新管理：“大學架構”深化和發展信息化頂層設計措施。

（2）新重心：將數據應用作為建設的核心，以數據分析應用為重心提升應用層次。

（3）以治理機制完善為保障優化管理水平，“流程、服務、數據”三大核心環環相扣。

（4）“小應用，大生態”一一開放架構下的智慧校園。

以教務、科研、人事、財務、學工、專職教師等為代表的需求分析專家團隊，展開教師服務需求調研與分析設計工作，論證各服務的合理性，細化服務的業務流程，明確了各服務涉及的數據結構、數據來源，開放平臺為校園信息化建設提供了開放的能力，為碎片化服務提供接入與運轉的基礎環境，以碎片化的服務代替復雜的業務系統。

未來學校信息辦/信息中心最大的價值就是“為學校積累真實的數據資產”。這句話其實包含了兩個關鍵詞，一是“真實”，二是“數據”，就是說不能是“假數據”。然而，認真梳理分析學校的公共數據庫，絕大部分學校的數據是缺失的，有些數據還是重復的，甚至與業務系統之間的標準交換都是錯誤的，用上報數據填入我們的數據平臺，其真實性是要打個問號的，經過十幾年的信息化建設仍然拿不出校領導需要的真實的數據。

所以需要將“服務和管理適當分離”，注重數據輸入和效果輸出，以緩解我們傳統信息系統的剪刀差問題。沒有管理就沒有服務，要把管理運用到服務之中，在服務中間體現管理制度，需要更好的服務平臺一一網上服務大廳。

4 高校網上服務大廳主要建設內容

4.1 整體框架

平臺整體架構如圖l所示，構成師生綜合服務，借由師生綜合服務產生的大量數據，完成最終面向各級領導和管理者的決策核心，并輔以完善的運營運維體系。構建一個基于開放的平臺，將校內信息化建設成果和校外互聯網應用都以服務的形態進行重新梳理、重新組合，并通過有效的管理機制在校內的統一應用平臺上進行注冊、發布，為校內師生提供綜合性的服務獲取通道和高體驗度的應用服務。校內師生不僅能夠在綜合服務平臺上使用服務，還可以對校內服務進行評價和反應，綜合服務平臺同時記錄下各類用戶的操作軌跡，用戶行為，輔以傳統的管理業務數據，為各級管理者提供全面、有效的數據分析服務，幫助各級管理者決策分析，優化業務模式。

4.2 網上服務大廳

網上服務大廳是以數據中心、流程中心為基礎進行構建，網上服務大廳將分散在各個系統中面向教師、學生的服務內容進行重新梳理和歸類，在流程解構的基礎上，對服務按用戶所須要的模式重建、重構，按用戶便利運用的角度從新串聯起來，為師生提供碎片化的服務。把行政及公共服務等項目集中在服務中心，推廣“一站式服務、一個窗口受理、一張表單告知、一個流程審批、一次性結賬”的服務模式，簡化辦事流程，明確分工、責任到人、內部運作、提高效率。以數據化和工作流管理為基礎，最大限度地將業務和服務解構、流程和界面拆分，構成服務的“碎片化”和管理的“平臺化”，形成創新性的服務體驗。為師生提供個性化服務，減少辦事來回奔走，減少辦事不斷排隊，減少為辦事找部門。

4.2.1 數據中心

建設符合高校需求的數據中心，完成異質數據抽取，數據清理，數據存儲，數據處理、數據分析等功能，最后為師生、院系部門和校級領導提供不同視角的數據服務內容和可視化結果。從師生個人數據中心、部門和學院數據分析服務、校級決策分析三個層次和視角建設高校統一數據平臺。目前高校己積累了大量的業務和相關數據，并初步完成了數據集成，但是數據質量不高，冗余數據大量存在，數據可用性不夠。每次收集數據都要通過人工填報的方式來確保正確，浪費了大量的人力。

確立學校一把手親自掛帥，校辦牽頭協調，中心配置標準管理員和數據信息管理員，各部門配置對應業務系統的數據信息接口人，組建一支擁有一定信息化開發能力的隊伍。

建設數據中心就需要對數據進行治理，對歷史數據資產進行梳理盤點，包含歷史數據的集成情況：接口數量、上下行情況、是否運轉正常;共享數據U/C（使用/創建）情況梳理，進一步明確權威數據來源;以及公共標準再次確立。以數據資產盤點為基礎，重新梳理并輸出校級數據集成方案，明確數據遷移集成實施內容。如涉及新增集成部分，需經過第三方、業務部門確認，由第三方根據集成方案提供視圖以及視圖數據說明。根據第三方提供視圖將主數據表以及代碼表進行元數據注冊。通過代碼檢測工具，檢測業務系統代碼與統一標準代碼是否存在差異，是確保集成數據質量的重要手段，并將差異數據導出。以代碼檢測結果為基礎，是數據治理中重要的環節，需要涉及到的業務系統數據信息接口人一同溝通并得出一個合理處理結論，并在學校全局得以應用，確保代碼統一。以代碼差異評審結論為基礎，優先遵循教育部標準、遵循校級權威源數據標準進行代碼標準迭代，有可能涉及業務系統數據清洗或映射處理。如有遇到無法達成一致的，可作為遺留問題進行標注，在有應用使用到數據的時候，再對此進行了進一步的討論得出處理方式。通過數據集成ODI轉換工具，根據集成方案進行數據集成實施，下行數據可能涉及業務系統一定程度的開發調整工作。數據治理是個長期性、螺旋性上升的過程，需要制定與之匹配的集成管理制度及良好的業務系統廠商關系。通過數據應用的過程，不斷進行源頭數據規范化改進與沉淀，實現“數據生態圈”建設。

4.2.2 流程中心

通過對全校各部門、二級學院的業務流程進行梳理、優化和再造。對現有不合理、不夠標準甚至冗余繁雜的業務流程進行優化和重新設計，實現各部門、二級學院業務事項及對應的業務流程愈加明晰、規范，愈加高效。在業務流程優化與再造工作成果的基礎上，以信息化技術為手段，構建面向師生服務的流程中心管理平臺。實現各項業務流程的高效便捷，促進管理的規范化與信息化建設相結合，達到促進和提升管理服務水平、提升師生滿意度的目的。

建立校級服務流程中心，規范流程梳理與需求產生過程，步驟要點如下：分析需求產生原因，包含需求場景描述、服務價值梳理：分析服務提供者，包含服務管理責任人/責任部門，服務參與者（服務對象）;明確服務時間（業務期），包含服務時段確定、每次服務時長預計以及服務頻次情況;確定流程數據內容，包含流程表單字段設計、各字段提供對象;確定終端支持要求，包含PC web頁面、移動APP、微信企業號，根據業務需求進行合理規劃;確定業務流程環節與其他功能要求，包含業務申請流程梳理，審批環節，審批負責人以及其他功能要求。

通過以上規范化業務流程與服務需求產生，統一配套校級標準UI交互模板、統一碎片化服務開發工具，統一 PC與移動APP服務發布、管理、使用平臺，落地智慧校園開放生態體系，讓學校內外具備信息化建設潛力和能力的人（老師、學生、社會企業）都可以參與進來，以適應“需求時時變、業務常更新”的智慧校園“新常態”。

4.2.3 網上服務大廳

以建設流程中心、數據中心為基礎構建網上辦事服務大廳。建立統一的網上服務辦事大廳，采用電子化的流程，突破各種邊界，進行跨部門的即時溝通，構造協作的環境。構建服務門戶，提供網上服務大廳門戶，將各個業務系統的流程打通，師生只要在單一的網上服務大廳中申請，讓業務部門倒過來在辦事大廳中并聯審批?；A組件包含熱門排行、最新推薦，即將開放應用、應用收藏等，支持針對應用服務中心進行多維度查詢搜索服務。建設應用管理中心，作為校內服務應用的唯一載體，負責為校內應用提供統一的集成、發布、注冊、授權和使用平臺，關于校內應用提供接入信息維護、下架申請、審核等管理功能。提供應用授權管理，面向應用的接入提供用戶組管理、應用權限管理。提供基礎應用，通知公告、調查問卷、新聞訂閱、在線咨詢、個人數據。提供學生服務域，教師服務域，綜合服務域等碎片化服務域。

5 總結

網上服務大廳作為新興事物逐漸在各種政府機關、各類服務部門得到應用，為政府職能的轉變提供技術支持，同樣高校管理機制創新將從“管理型”向“服務型”轉型，一站式服務的構建即是實現學校的行政管理職能從“權利”向“責任”、“無限”向“有限”、“管理”向“服務”的觀念轉變，也是我們對機關職能轉變、行政機構改革和實現管理機制創新的一種追求，也是智慧化校園的實現與落地。本文通過分析高校管理存在的問題，通過在建設數據中心和流程中心的基礎上構建網上服務大廳為師生提供碎片化服務的信息化手段來推動高校管理的創新，用流程監控方式提高業務部門辦事效率，通過數據分析了解高校管理存在的問題，為業務優化提供決策支持，為高校管理機制創新和業務效率提高提供參考。

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