電子文書檔案的安全問題與對策分析

（荊卅職業技術學院 湖北荊州 434100）

引言

隨著電子政務的開展和辦公自動化的逐步普及，各單位出現了愈來愈多的電子檔案。如何保障這些電子檔案信息的安全問題，已成為擺在我們面前的嚴峻問題。.本文從分析電子檔案信息特點、電子檔案信息安全需求以及影響電子檔案信息安全的因素入手，從管理、人才和技術幾個方面論述了電子檔案信息安全保障的各種宏觀策略。[1]

一、電子檔案的特點

電子檔案，是指將具有保存價值且辦理完畢、經系統整理的電子文件及其元數據、管理權限想檔案部門提交的過程，是具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。作為現代高新科技的衍生產物之一，電子檔案較之傳統的紙質檔案，有許多新的特點。

電子檔案的存儲方式多樣，可以直接刻錄為不可擦寫的光盤，也可以打印輸出以紙質形式歸檔；電子檔案體積小、容量大、占用存儲空間小，對保存場地的面積要求不高，但對環境、防磁性等存儲條件要求很高；電子檔案可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理，易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞，信息共享不受時間和地域的限制；電子檔案需要借助信息化設備予以復現，現代化信息技術含量高，要求管理人員具備較高的專業素質。

二、網絡環境中電子檔案存在的不安全因素

1.電子檔案過于依賴網絡

由于電子檔案的產生、處理、儲存、傳輸和利用都必須依靠計算機和網絡系統，如果沒有計算機和網絡技術平臺，電子檔案就沒有辦法發揮其作用。因此，計算機和網絡系統的安全性和穩定性在一定程度上決定著電子檔案信息的安全性。然而由于計算機和網絡系統本身具有的開放性，其自身存在諸如網絡病毒、木馬程序、網絡黑客攻擊等安全隱患，電子檔案在存儲和共享過程中易發生泄漏和破壞，從而威脅到電子檔案的機密性、原始性和完整性，由此影響電子檔案的安全管理。

2.文書檔案電子信息化管理安全問題

信息安全問題是世界性難題，除了受到外部攻擊外，內部檔案泄露、失真、失讀事件數不勝數。由于電子文書檔案具有秘密性，安全問題是文書檔案電子信息化管理不可忽視的問題之一。文書檔案部門缺乏規范的安全管理措施，工作人員可以隨意查電子文書檔案并拷貝，容易造成文書檔案秘密泄露。由此可見，文書檔案電子化信息管理安全問題比較突出，應受到格外的重視。

3.管理人員安全意識薄弱

管理人員安全意識薄弱也是影響電子檔案安全的重要因素，也必須引起我們的重視。首先，在有意識的前提條件下，對電子檔案信息進行故意的篡改、竊取、損毀都會威脅到電子檔案的安全管理。另一方面，由于檔案管理人員自身因素，如不熟悉操作流程、安全意識薄弱等原因，在進行電子檔案管理過程中產生操作失誤。與此同時，由于社會大眾大都不具備良好的安全意識，利用網絡使用電子檔案的時候很容易忽視安全問題，這都會在一定程度上給電子檔案帶來相應的安全隱患。

三、新形勢下提高電子檔案安全管理水平的對策

1.加強檔案管理人員專業知識培訓

伴隨著我國企事業單位辦公自動化的不斷深入發展，電子檔案必然會越來越多，面對這種現實發展趨勢，檔案工作人員如果仍只局限于傳統檔案管理知識，將難以順利開展信息化時代下檔案管理工作。因此，檔案管理工作人員必須深入了解和掌握電子檔案管理相關專業知識，才可以緊跟社會發展步伐。各級檔案管理部門應加強檔案管理人員專業知識培訓，分期分批對其進行業務培訓，同時還可以組織交流活動，學習先進經驗，從而使電子檔案管理工作人員具備扎實的電子檔案管理知識。與此同時，必須加強對檔案管理人員的職業道德教育，提高他們責任心和安全防護意識，培養其形成認真負責的良好工作理念，從而更好的適應新形勢下檔案管理工作的需要。[2]

2.確保文書檔案電子信息化安全管理

第一，確保機密文書檔案信息的安全保密。文書檔案管理部門設置訪問權限和身份識別，密碼定期更改，防止內部工作人員泄露機密。另外，從人員管理上防止故意和偶然損害，文書檔案管理部門可以單獨設置安全管理員進行防護，確定其職責范圍，提供安全保障。二是確保計算機系統安全，從技術上防止病毒和黑客的入侵。檔案文書管理部門可以在計算機上安裝防火墻，并實時更新殺毒軟件，對電子文書檔案定期進行異地異質備份，做好多重保險。

3.電子檔案應進行備份規范化處理

為了更好的保護電子檔案數據，讓電子檔案更具安全性，應對電子檔案進行備份的規范化處理。作為電子檔案的管理工作人員，我們必須培養自己隨時備份的好習慣，在備份的時候要注意標明備份時間及備份工作人員編號，電子檔案的管理工作人員應定期的對檔案進行備份和檢驗，防止意外損失。備份的時候要注意，可進行雙備份或者是多備份，而且備份的數據和原數據要分開保存在兩個不同的電子檔案保管室，并且這兩個電子檔案管理室要存儲在不同的地方。可以安排專門的檔案資料備份人員，專門負責此類工作，并對檔案資料進行定時的檢查，確保電子檔案的安全。

結語

總之，信息技術的發展滲透到各個領域，使文書檔案工作更加高效，同時對其也提出了更高的要求。傳統的文書檔案管理無法推進文書檔案電子信息化發展，在新形勢下，文書檔案部門既迎來機遇，也遇到挑戰。因此，加快電子檔案管理模式的改變，建立有效的電子文件檔案管理信息系統，使得檔案管理工作緊跟信息時代發展的腳步，更好地為企業的未來發展服務。