EXCEL應用的實踐思考

馬運玲

【內容摘要】Excel辦公軟件屬于office辦公軟件中的一部分，使用Excel軟件能夠很方便地進行數據處理。本文主要介紹了Excel辦公軟件的一些使用技巧，希望通過本文的介紹能夠為讀者今后的辦公提供實用的經驗。

【關鍵詞】Excel辦公軟件? 使用技巧? 軟件應用

隨著互聯網時代的來臨，人們的工作與生活越來越離不開電腦和網絡的幫助，現如今的大部分企業和公司都會要求員工使用辦公軟件進行日常的辦公，office系列把辦公軟件是應用最為廣泛的辦公軟件之一，而Excel辦公軟件作為office軟件系列中的一員，被廣泛應用于表格的整理。本文就從多個方面簡單介紹Excel應用技巧。

一、自動填充數據功能

辦公人員經常需要進行大量數據的填寫與改動，但是有些時候需要整理的數據太多并且會存在冗雜的情況，對于辦公人員來說是一項十分繁瑣的工作，但是Excel辦公軟件則提供了自動數據填充功能，人們可以利用Excel辦公軟件的走動填充數據功能實現對于數據的快速輸入，將一些原有的數據進行復制或者輸入原有數據的等差數據、等比數據等等，極大地方便了人們的工作，節約大量時間的同時也提升了表格數據的準確度。而在使用Excel辦公軟件進行數據自動填充的時候，一般會采用兩種方法進行填充。第一種方法是使用序列對話框，如果我們需要輸入步長任意的等比、等差序列，例如日期序列，就可以直接在“填充”菜單當中找到“序列”選項進行數據的自動填充。在進行填充的時候，首先需要在第一個單元格中輸入初始值，并選取需要進行數據填充的單元格區域范圍，繼而在菜單欄中找到“編輯”選項中的“填充”、“序列”，在打開了“序列”對話框以后，再依照具體要求選擇“行”和：列以及“序列類型”，并在“步長值”當中輸入所要填充的數據步長值完成操作。如果我們需要進行填充的是日期序列，則應當選擇日期單位完成填充。

第二種進行自動數據填充的方法則是通過拖動填充柄的方式進行的，我們使用鼠標通過拉取操作選取指定區域，然后在區域右下角找到填充柄進行操作，將鼠標十字光標按照我們需要進行數據填充的方向進行拖動，直到光標覆蓋我們目標填充的所有單元格。如果我們輸入的初值為字符型，則直接進拖動形成的是步長為1的等差序列;如果初值為字符與數據的混合體是，將數字當作字符處理，直接拖動字符復制所形成的步長為1的等差數列，而如果需要將原有的混合體進行復制，則需要按住Ctrl鍵進行拖動;如果初值為時間和日期，采用直接拖動操作所形成的是依照日或者小時為單位的步長為1的等差序列。

二、打印區域設定功能

我們在應用Excel辦公軟件完成制表以后，很多時候還需要將表格打印出來，而利用Excel辦公軟件提前進行打印格式和區域的設置能夠更方便地完成打印工作。在設置的時候，我們收下要進行頂端標題的設置，在頁面設置選項當中找到“工作表”標簽，然后單擊位于頂端標題行文本框右側的壓縮對話框按鈕，按照自己打印要求選取表頭和標題區域，將這部分單元格區域的格式進行更改并點擊確定完成設置。而我們在選擇打印區域的時候，為了更好地進行表格內容的整理，一般都需要進行多個表格的分割，在進行表格分割的時候，就要講各個部分單獨選定然后進行打印。具體操作為：選定對應的單元格區域，然后在工具欄中找到“打印”按鈕點擊打印，在彈出的對話框當中再選擇“選定區域”、“預覽”按鈕，完成打印。

三、各類函數應用技巧

我們在使用Excel辦公軟件當中的函數計算功能的時候，常用的一般有直接輸入與函數功能。粘貼函數功能是以及自動求和函數功能，利用好這些功能能夠更迅速、便捷地幫助我們完成制表工作。我們在利用直接輸入函數的時候，首先要輸入一個等號，然后在等號后面天界對應的函數和參數，大部分工作只需要使用sum求和函數和AVERAGE 求平均數函數兩種，具體的使用實例為：=SUM（B3：C9）、=AVERAGE （B1：B10，C1：C100）。

在使用粘貼函數進行制表的時候，一般都需要首先選擇需要輸入函數的單元格，而后在插入菜單中找到函數菜單選項或者直接在工具欄中點擊粘貼函數功能鍵，導出粘貼函數對話框。然后在對話框的左邊函數分類列表框中選擇所要用到的函數類別，在右邊的列表框中羅列出符合要求的所有函數類別，依照具體工作需求找到對應的函數，在選擇函數完畢以后會彈出函數選項面板，我們只需要在Value1、Value2當中填寫對應的函數即可。

當我們要用到自動求和函數功能的時候，應當通過鼠標單擊用來存放求和結果的單元格，然后在工具欄中找到“自動求和”按鈕，從而系統就會在工作表中事先選擇好的求和公式自動填寫到目標單元格之中。需要注意的時候，很多時候我們還需要使用公式復制以及單元格地址的引用功能，在利用這些功能的時候，我們也可以靈活運用函數的自動填充功能進行公式的復制，迅速實現公式復制以及單元格地址的引用目的。

總而言之，隨著計算機領域的迅猛發展，辦公軟件成為人們生活與工作必不可少的工具之一，Excel辦公軟件幫助人們更方便地進完成表格數據的整理和計算，對于人們的生活與工作都有著極大的便利，本文介紹了一些常用的Excel辦公軟件實用使用技巧。掌握這些功能往往能夠更方便地使用Excel辦公軟件進行自己所要制作的表格，提升工作效率。

（作者單位：江蘇省徐州市銅山區清華中學）