高校外事檔案管理中存在的問題及對策

關馨

摘要：高校外事檔案是高校與外國團體或個人進行活動而形成的、具備保存價值的文字、圖像、聲像資料，是高校檔案管理的重要組成。近年來，隨著我國教育國際化水平的不斷提高，我國高校的開放辦學力度不斷加大，高校外事檔案管理的內容不斷增多。與此同時，高校檔案管理的信息化發展使得傳統高校外事檔案管理問題不斷暴露，積極設計策略優化高校外事檔案管理工作已成“當務之急”。本文圍繞“高校外事檔案管理”展開討論，從三個角度出發對之進行了論述，希望能夠為推動我國高校外事檔案管理發展貢獻綿薄之力。

關鍵詞：高校 外事檔案 檔案管理

中圖分類號：G275 ?文獻標識碼：A ?文章編號：1009-5349（2018）21-0184-02

隨著高校國際化發展速度的不斷加快，高校外籍教職人員以及高校留學生數量持續增長，高校外事活動日益頻繁。在如此背景之下，高校外事檔案數量不斷增加，檔案規模不斷擴大，社會對高校外事檔案管理工作質量要求不斷提高。為了保證高校外事檔案內容豐富、形式靈活，能夠為高校師生科研提供學術前沿信息，能夠為高校方面優化管理提供歷史資料和數據，高校方面必須重視外事檔案管理工作，為保證外事檔案的完整性和真實性不懈努力。

一、高校外事檔案管理的意義

眾所周知的是，高校外事檔案記錄了與外籍教師、外籍學生、教學相關的各項資料，是學校方面了解教師、學生實際情況，指導教育者調整教學方向，提高教育質量，方便評獎評優的主要參考資料。其次，高校外事檔案能夠為高校開展各類外事活動提供相應的參考，有利于高校方面科學調整外事活動戰略，更好地落實對外交流合作。除此之外，我國的律法對外籍人員在我國的活動狀況有所限制，外事檔案有利于高校方面遵循相關要求對外籍人員進行身份資料核查。與此同時，高校外事檔案還能夠為離開我國回國的外籍人員提供工作活動證明。所以，高校外事檔案是服務于廣大師生、促進高校管理發展的寶貴資料，高校方面落實外事檔案管理具有極強的現實意義。

二、當前階段高校外事檔案管理過程中存在的問題

近年來，隨著我國人民思想認識的不斷提高，對檔案管理工作的關注度不斷增加，高校外事檔案管理因而獲得了良好的發展機遇。在良好的外界環境下，高校外事檔案管理工作一直在良性發展，管理質量和水平一直在穩步提高。然而，檔案管理問題一直未能消除，這無疑制約了高校外事檔案管理的發展，給其設置了障礙。

（1）檔案管理制度不完善。國家教育部門對高校外事檔案管理工作作出了相應的規定：外事檔案材料必須實施統一管理，要保證其系統性、完整性、安全性、準確性，以便服務于后續開發利用。然而現實情況是，很多高校并未嚴格遵循國家教育部門的外事檔案管理規范，對于外事活動相關的檔案收集、整理、歸檔等十分隨意且沒有專人負責，大量寶貴的外事檔案材料丟失、漏歸，甚至被個人占有，嚴重影響檔案后續查詢、借閱，進而給相關部門造成不必要的麻煩和損失。

（2）管理人員不專業。高校外事部門負責外事檔案整理、歸檔、立卷，然而當前階段很多高校外事部門都沒有專職的檔案員，外事辦公人員擔任外事部門兼職檔案員成為“常態”。由于外事檔案管理人員為非專業人員，且高校方面并沒有積極開展相應檔案管理培訓，進而導致檔案管理人員在處理外事檔案管理工作時極容易遭遇各種問題，進而導致諸如歸檔立卷流程不科學、檔案整理不規范等問題頻發，一方面影響了外事檔案管理的效率和水平，一方面容易影響外事檔案管理的價值，影響外事檔案管理工作的發展。

（3）管理手段落后。檔案管理信息化發展是檔案管理發展的“大勢所趨”，更是高校外事檔案管理發展的必然。然而當前階段，部分高校內部的外事檔案管理仍然沒有形成信息化格局，外事檔案管理對人力依賴性過高，各種先進的外事檔案管理手段未被有效應用于管理過程，進而導致歸檔、立卷、上架、保管等工作費時費力。檔案管理人員疲于應對常規的檔案管理工作，沒有多余精力投入檔案管理創新改革，檔案管理難與高校外事工作接軌，檔案利用率低，檔案價值發揮難以保障。

三、優化高校外事檔案管理的策略

優化高校外事檔案管理、提高高校外事檔案管理水平、確保高校外事檔案充分發揮自身價值是當前高校外事檔案管理的“當務之急”，高校方面應該積極設計策略促成上述工作落實。筆者認為應當注重如下三點：

（1）健全相應的管理規章。國家方面關于高校外事檔案管理的法律法規為高校落實外事檔案管理優化提供了框架，高校方面必須嚴格遵循《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》等。與此同時，高校方面應該充分考慮自身的實際情況，在國家法律法規基礎上制定細化的外事檔案管理辦法，規定外事管理的內容、范圍等，規范化外事檔案管理的流程，以便于檔案收集、整理、分類、編制、使用等科學合理。值得一提的是，為了保證檔案數據真實、可靠，管理細則中還應該強調檔案管理部門相關人員的責權，要確保主管領導重視檔案審查，并對所有檔案簽字，以保證檔案有較高的使用價值。

（2）提高檔案管理人員素質。首先，高校方面應該定期開展檔案管理人員培訓活動，要全面提高檔案管理人員的檔案管理知識儲備量和技能水平，使其明確與檔案管理相關的理論，能夠妥善處理檔案管理相關問題，凡事做到“有據可依”。其次，應該及時對檔案管理人員進行外事檔案管理教育，要幫助檔案管理人員明確提高外事檔案管理質量的重要性和必要性，端正其檔案管理觀，提高其檔案管理的重視度。最后，高校方面應該積極吸納優質的、掌握現代檔案管理技能的優質的檔案管理人員，要用新鮮血液鞭策現有的檔案管理人員，促使其積極主動地提高自身素質，努力打造優質的檔案管理團隊。

（3）合理使用先進的現代檔案管理技術。信息化檔案管理不僅能夠提高檔案管理的質量，還能夠保證檔案管理的效率，減少檔案管理人員的工作量，為檔案管理人員創新檔案管理形式創造有利條件。因此，高校方面應該重視在外事檔案管理過程中引入先進的現代化檔案管理理念、自動化管理手段、網絡化管理技術，要善用計算機網絡實現數據采集、處理、歸檔等，努力打造一體化的高校外事檔案管理體系。

四、結語

綜上所述，高校外事檔案記錄了高校與外國團體或個人關于學術交往、人才交流、科研合作等相關的資料，是高校內部一筆非常寶貴的財富。合理利用高校外事檔案于促進高校發展能夠產生非常積極的影響。然而就現實情況而言，當前階段高校外事檔案管理過程中還存在問題，高校外事檔案管理與高校外事工作不同步，落后的管理水平阻礙了高校對外工作質量的快速提高，影響了高校國際化發展戰略的實施。高校方面應該正確認識高校外事檔案管理的意義，從外事檔案管理問題出發設計相應的檔案管理優化策略，利用提高高校外事檔案管理水平，推動高校檔案管理工作發展，為高校良性發展創造有利條件。

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責任編輯：景辰