辦公室文書檔案收集與歸檔工作的研究

陳韻瑤

摘要：辦公室文書檔案的歸檔與收集工作是辦公室實行檔案管理的重要環節，也是一項基礎性工作，更是檔案管理工作提供多樣性服務的先決條件，決定著辦公室檔案管理的水平。本文將對我國中小企業辦公室文書檔案收集與歸檔工作存在的問題進行論述與分析，進而對提高辦公室文書檔案收集與歸檔的效率與準確性的對策進行研究。

關鍵詞：公室 文書檔案 收集 歸檔

中圖分類號：G275.2 ?文獻標識碼：A ?文章編號：1009-5349（2018）21-0253-02

在我們的日常工作中，為了處理各種事務，溝通各種關系，組織和個人之間存在著聯系，通常以書信的形式實現。因此，從一定的實踐目的來看，就逐漸形成了一種較為規范的處理各種事務、溝通各種書面材料關系的格式，稱為文獻。文檔管理是現代辦公管理中不可缺少的一部分。辦公室文件的收集和歸檔是否有效，很大程度上決定了信息傳遞的準確性和事務的順利處理。

一、辦公室文書檔案概述

國家機關、組織、企業事業組織在黨政管理活動中，直接形成檔案，由命令、指示、決定、公告、公告、請求、報告、批準、通知、函件、會議記錄、簡報、計劃和摘要等一般文件直接轉化為文件檔案。文書檔案能夠充分體現黨務活動。文書檔案的管理與歸納工作，是對過去曾發生的事件或具體工作內容予以記錄，再以電子形式存儲和讀取，具體包括收集并整理文書檔案的相關信息，檢索并統計已經錄入的文檔文件等。文書檔案的管理工作，主要特點體現在綜合性和一體化方面。綜合性指的是文書檔案管理工作的范圍，不僅包含文書性質的檔案管理工作，也包括人事檔案管理和會計檔案管理等，其內容繁雜豐富。一體化則指的是文書檔案的工作環節特點體現，包括對文件的收集、存儲、催辦以及承辦過程。

二、加強辦公室文件材料收集與歸檔工作的重要性

文件檔案的收集、歸檔是所屬機關、單位管理工作的重要組成部分，是提高單位管理工作效率和質量的前提。辦公文檔的收集和歸檔及檔案重要性體現在以下三個方面：首先，考慮到機關單位中文書檔案歸檔工作的重要作用，需要提升對于文書的歸檔工作效率，所以應提高對于文書檔案歸檔工作的重視程度。其次，文件、檔案的收集、歸檔實施，可以記錄各單位的發展過程。例如，某單位在開展實際業務活動的過程中，產生了大量的文件和資料。通過收集和歸檔文件，實現了材料的標準化和集成化。最后，便于本單位在開展評估工作的過程中及時查閱相關信息，實現評估證書的合理化。此外，辦公室文件和檔案的收集和歸檔的重要性也體現在決策者很容易掌握單位的實際操作條件。

三、辦公室文書檔案的收集與歸檔工作的不足之處

（1）歸檔文件材料的收集不全面。在辦公文件和檔案的管理中，往往會出現檔案收集不完整的情況，包括檔案工作人員沒有收集和記錄的各種文件和資料。這種信息來源廣泛，來源眾多，具有重要的參考價值。文件一旦被其他人員或部門截留，就無法完全收集，這將不可避免地影響檔案工作人員的歸檔工作。此外，一些文件和檔案管理人員多為兼職人員，缺乏足夠的時間和精力來組織和保管檔案，或由于各種因素而無法及時歸檔，導致文件和檔案資料的收集無法及時完成。

（2）檔案人員檔案管理意識與工作責任心不強。在文書檔案管理中，一些檔案工作者的管理意識較弱，偏重于對紅頭文件的管理，而忽視了對未編號或一般文件的管理。由于缺乏對有關檔案的仔細記錄和整理，導致檔案的真實性不明，文件和資料的管理和利用不善。具體表現在：在處理文件和資料時，個人檔案不全，無法確定檔案的真實性，無法區分原件及檔案和文件，不能確保其完整性和正確性，這將會導致檔案和文件失去利用價值。因此，必須及時采取相應的改進措施，加強辦公室文件和檔案的收集和歸檔，確保檔案管理工作的順利進行。

（3）企業對文書檔案收集及歸檔工作不重視。辦公室文書檔案收集及歸檔工作對于企業而言具有十分重大的意義，但是仍然有許多企業對該工作的管理缺乏足夠的重視，文件資料丟失、被損壞的情況時有發生。造成文書檔案資料不全或者損壞的原因很多，主要是因為歸檔模式不科學、管理不到位。很多企業歸檔模式依然是文字資料歸檔，電子文檔缺乏重視度。此外，沒有按照流程歸檔，很多文件隨意放置，一旦需要查找相關文件資料將耗費大量時間及人力，耽誤其他工作的順利開展。

四、如何加強辦公室文書檔案的收集與歸檔工作

（1）做好文書檔案管理人員的培訓工作。要想成為一名合格的檔案管理者，我們不僅要有較強的檔案管理意識，還要具備專業的管理知識和管理能力。通過培訓，培養檔案管理者對檔案的敏感性，增強檔案管理者的管理意識，保證文件、檔案的高效收集和歸檔。對于一些人事管理能力較弱的員工，我們應該加強相關知識和技能的培訓，宣傳和教育文件和檔案管理的重要性，從而有效改善文件的總體質量，然后達到提高效率和質量的目的。

（2）完善文書檔案的收集和歸檔工作管理制度。文書檔案管理工作是一件要求精細的復雜工作，需要相關工作人員細化和澄清收集時間、儲存期限、歸檔范圍、注意事項等具體問題，對于保證文件、檔案的高效收集、整理、歸檔具有重要意義。第一，根據單位的實際情況，按照有關規定和職責劃分制度，科學合理界定檔案歸檔的范圍。其次，進一步明確歸檔期限，集中統一保管，防止私自留用，提高檔案管理人員的工作效率和積極性具有重要意義。各單位、各部門要根據自己的發展和時間，更新和完善文件檔案管理制度，以適應文件檔案收集、歸檔的需求變化。

（3）加強臨時性檔案文件材料的收集整理。由于各單位一些人員的調動或辭職，少數重要文件往往會留在他們手中，導致檔案和文件無法及時歸檔，甚至丟失。在這方面，負責文件和檔案管理的人員應在每年年初開始定期對上一年的文件和檔案進行收集整理，重點加強臨時檔案的收集工作。例如，大型會議召開后，應及時通知各部門會議的完整信息。人員調動或離職時，可及時通知其移交其柜內所處理的文件，作為檔案文件，以供日后參考，最大限度發揮其意義和利用價值;檔案管理部門的工作人員必須嚴格執行規章制度，按要求把臨時文件和資料交付收信人。為了確保文件和資料移交工作的順利進行，打印兩份或三份完整的檔案和文件移交目錄列表，供移交人、收件人簽署。每個轉讓人和接收人都將保留一份副本以供日后查閱參考。

總的來說，辦公文件和檔案是企業事業單位工作發展過程的記錄，客觀反映了規范化管理、問題處理和科學決策的實施和成果。辦公室文件、檔案的收集歸檔是一項高度技術性和服務性的工作，在單位的規范化管理中起著重要的作用，在檔案管理中占有重要的地位。要高度重視檔案檔案的收集和歸檔工作，綜合分析檔案管理工作中存在的主要問題和原因，并采取有效措施加以改進。只有這樣，才能保證檔案收集的完整性和正確性，才能促進檔案和檔案歸檔工作的順利開展，才能使得文獻檔案管理進入一個新階段。

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責任編輯：景辰