事業(yè)單位人事檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)

摘要：檔案管理是事業(yè)單位在用人時(shí)一個(gè)不容忽視的問題，做好檔案管理工作，能夠使事業(yè)單位更好的人盡其用，將單位職工安排在合適的崗位上，調(diào)動職工的工作積極性，提升工作效率。但是，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展變化，事業(yè)單位人事檔案管理也面臨著新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文將對相關(guān)問題進(jìn)行深入分析，以求更好的解決其在發(fā)展中存在的問題，提升人事檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；認(rèn)識檔案管理；機(jī)遇；挑戰(zhàn)

當(dāng)前，隨著社會現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，科技的發(fā)展和進(jìn)步，在進(jìn)行檔案管理時(shí)傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理已經(jīng)難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，信息技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，在新的時(shí)代背景下，事業(yè)單位該如何面對檔案管理的新變化，做好檔案管理工作是一個(gè)值得思考的問題。

一、事業(yè)單位人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，事業(yè)單位人事檔案管理工作雖然取得了一定的進(jìn)步，但是其實(shí)際上還存在有較多的問題。首先，當(dāng)前大部分事業(yè)單位都配備了計(jì)算機(jī)設(shè)備用于檔案管理，但是許多單位的人事檔案管理存在有混雜的情況，如部分單位同時(shí)使用傳統(tǒng)的人工檔案管理和現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)管理，這樣很容易導(dǎo)致信息缺失，如管理員甲誤認(rèn)為負(fù)責(zé)人工檔案管理的乙手中有檔案資料，而管理員乙則以為負(fù)責(zé)信息技術(shù)管理甲手中有檔案資料，在信息交流不及時(shí)的情況下，很容易造成信息缺失。其次信息化的人事檔案管理利用不夠充分。檔案管理工作不僅涉及到了檔案管理人員，在實(shí)際工作的多個(gè)領(lǐng)域中都有所應(yīng)用，如單位在評職稱、住房分配、退休等工作中都將會查閱人事檔案，結(jié)合檔案開展相應(yīng)的工作。當(dāng)前，雖然許多單位在人事檔案管理中都配備了信息技術(shù)進(jìn)行管理，但是由于單位內(nèi)工作人員的綜合素質(zhì)參差不齊，使得信息化人事檔案系統(tǒng)應(yīng)用頻率并不是很高，許多人傾向于查閱傳統(tǒng)的人工檔案。最后，檔案管理工作人員綜合素質(zhì)參差不齊，單位內(nèi)許多工作人員沒有認(rèn)識到人事檔案管理的重要性。

二、事業(yè)單位人事檔案管理新機(jī)遇

在新的時(shí)代，信息技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位人事檔案管理工作中，主要有以下幾個(gè)方面的優(yōu)勢：首先工作效率大幅度的提高，傳統(tǒng)的人事管理中，工作人員需對紙質(zhì)檔案進(jìn)行反復(fù)的收集和整理，一旦職工的檔案出現(xiàn)變動，需將已經(jīng)歸類的檔案調(diào)出重新補(bǔ)充，其是一項(xiàng)極為繁瑣的工作，工作效率因此大幅度降低，而在信息化技術(shù)應(yīng)用之后，這些問題則能夠快速的解決。如人事檔案管理過程中，一次數(shù)據(jù)錄入后，可以結(jié)合實(shí)際工作需要，建立人事檔案信息庫，實(shí)現(xiàn)全方位的檔案信息共享。

其次，檔案管理人員專業(yè)技能水平大幅度提升，信息化技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位人事管理后，其對管理人員的管理技術(shù)水平提出了更高的要求，單位往往會加大培訓(xùn)力度，使其能夠熟練的運(yùn)用各項(xiàng)檔案管理軟件。最后檔案存儲時(shí)間得以延長。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，由于管理需要將會頻繁的基礎(chǔ)到檔案，這樣可能會加速紙質(zhì)檔案的磨損，縮短了檔案的存儲時(shí)限，而信息技術(shù)的應(yīng)用則有效的解決了紙質(zhì)檔案磨損的問題，延長了檔案存儲時(shí)限。

三、事業(yè)單位人事檔案管理的應(yīng)對策略

針對當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理所面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，筆者認(rèn)為可以嘗試從以下方面入手。首先，事業(yè)單位需要建立現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)，提升單位中每一名職工的檔案管理意識。因?yàn)樵趯?shí)際工作中，對檔案的管理和應(yīng)用往往并非是管理人員單方面的工作，其與單位內(nèi)多個(gè)部門的工作都存在有一定的聯(lián)系，如果只有負(fù)責(zé)人事檔案管理的工作人員素質(zhì)提高了，其他領(lǐng)域的工作人員沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，那么依然難以做好相關(guān)工作。而現(xiàn)代化檔案管理信息系統(tǒng)的建立，則能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享，及時(shí)的解決檔案管理中存在的問題，監(jiān)督好檔案管理工作。

其次，還需做好事業(yè)單位認(rèn)識檔案管理的保密性。信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，提高了管理效率和質(zhì)量，減輕了工作人員的工作強(qiáng)度，但如果處理不當(dāng)可能會使檔案丟失，機(jī)密信息泄露等。因此，在人事檔案管理工作中，還應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)工作人員對檔案管理的安全性認(rèn)識，增強(qiáng)信息的安全性，完善事業(yè)單位人事檔案管理制度，嚴(yán)格按照規(guī)定要求對各檔案進(jìn)行管理。同時(shí)，還應(yīng)做好計(jì)算機(jī)安全防護(hù)措施，設(shè)置防火墻，檔案文件管理密碼，在平時(shí)的工作中，工作人員嚴(yán)禁瀏覽一些與工作無關(guān)的網(wǎng)站，避免病毒的侵入，以保證檔案的安全性。

最后，還需調(diào)整工作人員的檔案管理觀念，提高其技術(shù)水平。信息化技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理工作中后，檔案管理方式發(fā)生了翻天覆地的變化，如果工作人員的管理觀念不能根據(jù)時(shí)代的發(fā)展變化做出相應(yīng)的調(diào)整，那么管理工作的開展必然不順暢，所以說，在管理工作開展時(shí)，還應(yīng)調(diào)整其思想認(rèn)識，使他們認(rèn)識到哪些信息是能夠公開的，哪些信息是不能公開的，科學(xué)的安排檔案管理工作。同時(shí)，還應(yīng)進(jìn)一步提升管理人員的技術(shù)水平，人事檔案管理人員要不斷的提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升自己的專業(yè)化知識儲量，能夠靈活的處理工作中存在的種種問題，提升檔案管理質(zhì)量。

總之，事業(yè)單位人事檔案管理，有助于單位人事科學(xué)合理的調(diào)度，單位上級領(lǐng)導(dǎo)能夠全面的了解各部門工作人員的基本情況，及時(shí)的解決職工在工作中遇到的困難，增強(qiáng)單位職工的凝聚力和工作積極性。當(dāng)然，要做好人事檔案管理工作也并非是易事，其對于管理工作的技術(shù)水平及管理設(shè)備等也提出了更高的要求。

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作者簡介：

劉大偉（1985-），男，漢族，黑龍江省齊齊哈爾人， 齊齊哈爾市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局保障中心副主任。