提升文件檔案管理規范化水平的對策

閆文

摘要：隨著現代化技術水平的提高，檔案管理工作也逐漸進入關鍵的改革階段，作為企業管理的重要組成部分，檔案管理的規范化有助于企業內控管理水平的提高。下面文章主要從文件檔案管理規范性出發，探討具體的規范化策略。

關鍵詞：文件檔案；檔案管理；規范化；文件管理

引言：

我國大多數企業的檔案管理工作都經歷了由不規范走向規范的過程。大多數企業在初創時期，公司上下關注的重點是公司如何盈利讓公司存續下去，如何讓大家吃上飯。那時候公司的業務量往往不是很大，形成的檔案也不是很多，檔案管理如果不是很規范，對公司業務的正常開展影響也不是很大。但隨著業務量的增加，公司步入穩定發展期，所產生的資料成幾何倍數增長，如果檔案管理水平跟不上，會制約其他各項業務的開展，影響公司全局。大多數企業的管理層能夠敏銳地意識到問題的嚴重性，檔案管理規范化提上日程，在規范化過程中往往會遇到諸多方面的困難。

一、提升文件檔案管理規范化水平的重要意義

文件檔案作為辦公室管理的重要組成部分，它是人們在日常的工作、學習中逐漸形成的各種類型的數據資源，對各個單位乃至是整個社會都有著至關重要的影響。對文件檔案的收集、歸檔和數字化管理是進一步規范文件檔案管理工作的關鍵性環節，提升文件檔案管理規范化水平不僅能為各個單位提供真實、可靠的資料，還能為領導的決策提供有效的數據支撐，便于日后的信息查詢，從而保障各項工作的順利開展。因此，檔案管理人員要認清文件檔案管理工作的重要性，在實際工作中要采取有效的解決對策，要對文件檔案的實際情況加以規范。

二、文件檔案管理規范化存在的問題

（一）檔案管理人員的相關知識欠缺、管理能力不足

檔案管理不是一個單純的管理工作，而是一項技術性的工作。檔案管理人員的業務水平和管理能力直接決定著檔案的質量。檔案管理人員缺乏專業知識，缺乏管理能力，文化水平低，知識管理水平低，缺乏管理經驗，這些現象不利于檔案管理的規范化。檔案管理不善直接導致檔案質量不能保證。檔案管理人員應該與時俱進，不斷學習和充實自己，提高自己的業務和管理水平。

（二）文件檔案工作制度不完善

即便現如今國家已針對檔案管理工作制定出了一系列的管理制度，但在文件檔案的實際管理過程中、制度建設上、約束標準執行上，都存在著許多的問題，且文件檔案管理工作的重要性常常被忽視，這些問題都導致了文件檔案管理工作的實用價值無法得到最大限度的發揮。

三、文件檔案管理規范化的有效途徑

（一）做好文書檔案管理人員的培訓工作

要想成為一名合格的檔案管理者，我們不僅要有較強的檔案管理意識，還要具備專業的管理知識和管理能力。通過培訓，培養檔案管理者對檔案的敏感性，增強檔案管理者的管理意識，保證文件、檔案的高效收集和歸檔。對于一些人事管理能力較弱的員工，我們應該加強相關知識和技能的培訓，宣傳和教育文件和檔案管理的重要性，從而有效改善文件的總體質量，然后達到提高效率和質量的目的。

（二）檔案信息化應用系統建設

通過上文我們可以知道，造成目前辦公室檔案管理工作效率低下主要是由于檔案管理現代化程度低造成的，根據目前的科技技術的最新發展趨勢來看，實現辦公室檔案管理的工作效率首先就是需要實現辦公室檔案管理的現代化程度。對檔案管理工作的現代化的改造就是對傳統的檔案管理方式進行改造，采用現代化的管理方法和模式。實現辦公室檔案管理現代化不僅僅可以促進辦公室檔案管理工作和現代化的社會相接軌，也可以幫助檔案管理人員摒棄以往的傳統落后的管理思維提高工作效率。需要指出的是，對檔案管理工作的現代化升級不僅僅是對管理模式和管理方法的現代升級，而是要實現全方位的現代化。首先就硬件上面來說，我們需要利用現代化的硬件設備如計算機技術，音響技術、縮微技術、靜電復印技術以及激光光盤技術等技術來進行檔案的收集，編制。保存等工作，另一方面還需要利用現代的管理模式和思維對工作人員進行培訓，制定出現代化的檔案管理制度，來確保檔案管理工作效率的確實的提高

（三）對文件檔案管理規范加以完善

對文件檔案規范加以完善是提升文件檔案管理規范化水平最為主要的方式之一。在實際工作過程中可以從完善文件檔案細則、健全檔案人員交接工作制度這兩個方面入手進行完善，科學合理的檔案管理規則能保證檔案管理工作效率獲得有效提升，讓文件檔案工作變得更加順暢有序，最大限度降低人力、物力的投入，使工作時間變得更加有效。健全的檔案人員交接工作能降低文件檔案出現丟失、損壞等問題的可能性，避免給今后的工作造成不便。完善文件檔案管理規范化水平能使文件檔案工作管理向著規范化、科學化的方向不斷發展。

（四）加強辦公室電子檔案管理

信息化時代辦公室檔案管理要改變傳統的服務方式，要轉變以往以紙質檔案為主的服務方式，加強電子檔案管理。因此，可以建立檔案管網站，及時收集相關的檔案信息和數據，實現檔案管理的網絡化和電子化。創建電子檔案數據中心，對所有部門的電子檔案進行統一管理，實現信息的共享，通過網站就能夠快速、高效地查詢相關的信息。和紙質檔案相比，電子檔案的保存更為長久，不會像紙質檔案一樣因紙質損壞而丟失信息。此外，電子信息在信息采集、整理和歸檔等方面的工作也更加便捷，能夠真正實現檔案管理的高效率，減輕管理人員的工作量。此外，可以在線采集各種數據信息和資料，并開展在線服務，這樣就能夠讓檔案的作用得到充分發揮，讓檔案管理發揮真正的用途，提高檔案資源的利用率，實現其應有的價值。

結語：

總的來說，辦公文件和檔案是企業事業單位工作發展過程的記錄，客觀反映了規范化管理、問題處理和科學決策的實施和成果。辦公室文件、檔案的收集歸檔是一項高度技術性和服務性的工作，在單位的規范化管理中起著重要的作用，在檔案管理中占有重要的地位。要高度重視檔案的收集和歸檔工作，綜合分析檔案管理工作中存在的主要問題和原因，并采取有效措施加以改進。

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