提高辦公室檔案管理工作效率的策略分析

李銘瑤

摘要：眾所周知，辦公室作為一個企事業單位承上啟下的重要部門，在整個單位當中都具有十分重要的作用。網絡電子信息化技術不僅可以提高辦公室檔案管理效率，還可以及時歸檔整理單位的檔案文件。本文主要闡述了目前辦公室檔案管理工作中存在的問題以及提高辦公室檔案管理工作效率的辦法。僅供參考。

關鍵詞：辦公室檔案管理；提高檔案；管理工作效率

引言：

受到傳統落后思維的影響，在企事業單位當中都會存在著一種輕視辦公室檔案管理工作的問題。這就導致了辦公室的檔案管理工作一直都處于比較比較被動的狀況下。在新的時代背景下，辦公室檔案管理工作的問題就更加的凸顯和嚴重。對于檔案管理工作本身而言，事實上是你們很專業性的一門工作，檔案管理的工作不僅僅包含了對數據的收集整理及保存等工作，還包括后期的檔案的保管、保密、銷毀等等工作。目前我國的辦公室檔案管理工作，依然還是以紙質檔案管理為主，數字化程度較低。

一、辦公室檔案管理目前普遍存在的問題

（一）檔案管理管理工作信息化水平有待提高

眾所周知21世紀為信息化時代，信息化已經席卷全球各行各業每個領域。辦公室檔案管理工作，也不可避免的會在信息化的沖擊下發生了些許的改變。近年來，我國的辦公室檔案工作在信息化程度上已經具有了一定程度的改變和提升。傳統式的紙質檔案管理模式已經開始逐漸轉變為數字化、信息化的檔案管理模式。顯然信息化的檔案管理具有較高的工作效率，同時也能夠極大的保障檔案的保存和后期的管理工作。但是在目前我國的辦公室檔案管理工作當中，信息化成度并不高，信息化水平也很有限，不僅僅沒能夠做到提高檔案管理效率，還在一定程度上造成了資源的浪費。

（二）檔案管理理念落后，管理意識淡薄

現在人們對檔案管理認知度還存在一定的局限性，缺乏對檔案管理的重視度。一般從事檔案管理的人員大多數都是兼職人員，他們對于日常工作往往流于形式，缺乏責任心，對待檔案管理工作草草了事，他們意識不到檔案管理工作的重要性，所以也就談不上對檔案管理的規范化操作。

（三）檔案管理人員專業素質不高

現在是網絡信息時代，電子檔案可以節省大量的人力、物力。所以電子檔案成為檔案管理的發展趨勢。如今從事檔案管理工作的人員大多數都還是一些門外漢，他們很少有人受過專門的培訓，以至于他們的業務水平很低，缺乏必要的檔案管理信息知識，還有相當一部分人員不能很好的運用計算機等自動化檔案編制與管理，導致這些檔案管理人員很難跟上時代的步伐，檔案管理工作效率非常低。

（四）檔案管理制度有待健全

通過相關部門的調查表明，在目前我國眾多企事業單位的辦公室管理當中，普遍沒有形成一套科學合理且行之可效的檔案管理制度和系統，這主要是由于在眾多的企事業單位當中普遍存在著對檔案管理工作的重視度不夠的問題存在，因此就導致了辦公室檔案管理工作當中人員配備不夠齊全，專業知識薄弱，對檔案管理無法進行科學有序的管理。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的策略

通過上文的研究我們可以知道，辦公室的檔案管理工作對企事業單位和社會都具有十分很重要的作用，具有不可替代的作用。就目前辦公室檔案管理工作當中存在的眾多問題，筆者通過自身多年的工作經驗以及參考國內外的先進工作經驗，總結分析出了以下幾個具體的改進措施和建議來提高辦公室檔案管理的工作效率。

（一）實現辦公室檔案管理的現代化

通過上文我們可以知道，造成目前辦公室檔案管理工作效率低下主要是由于檔案管理現代化程度低造成的，根據目前的科技技術的最新發展趨勢來看，實現辦公室檔案管理的工作效率首先就是需要實現辦公室檔案管理的現代化程度。對檔案管理工作的現代化的改造就是對傳統的檔案管理方式進行改造，采用現代化的管理方法和模式。實現辦公室檔案管理現代化不僅僅可以促進辦公室檔案管理工作和現代化的社會相接軌，也可以幫助檔案管理人員摒棄以往的傳統落后的管理思維提高工作效率。需要指出的是，對檔案管理工作的現代化升級不僅僅是對管理模式和管理方法的現代升級，而是要實現全方位的現代化。

（二）把網絡電子化技術應用到辦公室檔案管理中

我們知道辦公室檔案管理工作不僅復雜而且非常瑣碎，檔案管理人員每天都要面對堆積如山的紙質版的檔案，怎樣才能準確而又快捷地把辦公室大量雜亂無章檔案分類標識存放起來？提高辦公室檔案管理效率呢？只有將網絡電子信息化技術充分應用到檔案中，利用電子化的方式對檔案文件進行處理，才可以真正意義上提高辦公室檔案管理效率。如今是網絡時代，網絡技術非常發達。如果我們將網絡電子信息化，成功運用到檔案管理中時，那么這種快捷而又準確檔案管理方式，除了比傳統的紙質版檔案更加容易儲存以外，還可以不費吹灰之力就可以對各種文檔進行查漏補缺。對于一些急需的檔案來說，可以通過電腦迅速查找的。另外，我們知道檔案管理工作少不了對各種文檔進行分類與處理。

（三）建立一套完整的獎罰激勵制度

在檔案管理的日常工作中，一定要加強檔案管理工作人員對其工作的重視度。實行工作與他們的工資掛鉤，對于那些平時工作管理水平高，責任心又很強的優秀檔案管理人員，一定要加大對他們的獎金獎勵，對于那些對檔案管理工作馬馬虎虎，敷衍了事的，一定要加大懲罰力度，當月兌現。只有做到獎罰分明，才能激起他們對工作的熱情與負責。才能提高檔案管理人員的工作積極性，全力發揮每一個檔案管理工作人員的潛能，從而確保檔案管理工作的順利進行。

結語：

在目前我國的行政事業單位當中，辦公室檔案管理工作出現了一定程度的落后以及制度不健全的情況，嚴重制約了檔案管理事業的提升以及行政事業黨委管理水平的提升。因此本文對如何提高辦公室檔案管理工作效率進行了一定的討論和分析，并根據筆者自身多年來的工作經驗以及國內外的先進經驗提出了一些參考性建議和方案。

參考文獻：

[1]謝蓉.提高辦公室檔案管理工作效率的策略分析[J].辦公室業務，2016（3）：109.

[2]宋勝華.提高辦公室檔案管理工作效率的策略探索[J].產業與科技論壇，2015（20）：225-226.