加強高校檔案管理工作的探析

摘要：高校檔案管理工作真實地反映了高校各個時期的面貌，在學校管理的各項工作中發揮著不可替代的作用。進入21世紀后，隨著檔案管理工作的日益完善，檔案管理工作取得了一定的成績，但由于各種主客觀原因的存在，仍然有很多的問題。本文通過論述高校檔案管理工作的重要性和管理中存在的問題，提出了解決高校檔案管理工作的具體措施，希望能對完善高校檔案管理工作有所幫助。

關鍵詞：檔案管理；高校；重要性；改革

引言

隨著高等教育規模的擴大和質量的提升，高校檔案管理工作的作用也越來越重要。高校檔案管理工作是高校管理工作中的基本內容，檔案管理工作的好壞不僅體現了一個學校的辦學特色，也可以為高校的管理工作提供信息資源，為高校的發展建設提供真實的依據。

一、高校檔案管理工作存在的意義

高校檔案管理工作在高校的教育教學方面有重要的影響，沒有檔案管理工作或者說檔案管理工作做得不到位，高校的管理、建設工作的連續性將無法實現。從一定意義上看，市場經濟就是法治經濟，因為市場中存在看不見但能為人們所遵守的市場運行規則；而高校檔案就是高校依法治校的基本規章制度。參考價值只是高校檔案價值的一個方面，更重要的是，它是高校證明自己的師資力量和教學質量的最有力的說明，這是高校的其他內容無法相提并論的。由此可見，高校檔案管理工作是不是科學，對高校的發展起著至關重要的作用。

二、高校在檔案管理工作過程中遇到的問題

隨著經濟的發展和社會的進步，高校檔案在發展速度、規模以及效益等方面取得了顯著的成效，對促進高校的繼續發展起到了重要的作用，但在發展中也出現了許多問題。

（1）高校領導和工作人員對檔案管理工作不重視

現今社會，有很多高校的領導和工作人員都沒有認識到檔案管理工作的意義，在思想上認為檔案管理工作可有可無，檔案管理工作的好壞對高校的發展沒有意義。因為他們認為檔案管理工作沒有經濟價值。忽視了好的檔案管理能促進高校的教學、科研工作，提高高校的教學和科研質量。由于管理者對檔案管理工作缺乏正確的認識，導致檔案管理工作松散和檔案管理內容不完善等種種弊端。甚至有的高校把檔案管理室變成了儲藏室，導致學校的檔案工作停滯不前，無法很好地促進學校的發展，實現檔案管理應有的價值。

（2）檔案信息不能有效的利用

隨著我國經濟的快速發展，計算機技術在高校的辦學中被廣泛應用，很多高校檔案部門都配置了現代化管理設備，這在一定程度上能促進高校檔案管理的規范化和科學化。但與現代化的信息技術相比，高校的檔案管理工作仍然跟不上時代的步伐，從系統的數據處理形式、管理對象以及功能實現程序等方面看，高校的檔案管理還沒有充分的利用現代的信息技術。不少高校的檔案館的聲像檔案部分還是一片空白，致使人們無法對檔案進行有效的利用。這種情況的存在無法滿足人們多元化的需求，更無法很好的適應高等教育事業發展的新要求。

（3）檔案管理中的工作人員缺乏專業的素質

檔案管理工作除了政策性比較強之外，還是一項對專業性要求很高的工作。這就要求高校在招聘檔案管理人員時，不僅要求其思想道德素養高，而且還要求其具備專業技能，從而保證檔案管理工作的管理質量。但是因為很多高校領導忽視了檔案管理工作的重要性，因此，高校在招聘檔案人員時就很隨意，把一些不是檔案專業畢業的人用來管理檔案工作，這必然使檔案管理工作的管理質量無法提升。正是由于人們對檔案管理工作不夠重視，導致這方面的人才緊缺，致使現在的檔案工作人員缺乏工作的積極性和主動性，無法使檔案管理發揮其應發揮的作用，造成檔案資源的浪費。

三、解決高校檔案管理中存在問題的具體措施

（1）重視檔案管理工作

通過舉辦展覽、召開會議以及舉辦文藝晚會等多樣化的形式，一方面宣傳檔案管理工作的重要性，改變高校領導、老師和學生對檔案管理工作的不正確認識；另一方面對高校領導、老師以及學生普及國家有關檔案管理工作的法律法規，通過組織宣傳活動，提高高校領導、老師以及學生的檔案意識，從而保證檔案管理的科學化和規范化。

（2）加強對檔案管理人員專業技能和素質的培養

檔案管理人員的素質和技能決定了檔案管理工作的質量。由此可見，檔案管理人員素質的提高，是促進檔案管理發展的關鍵。首先要制定嚴格的檔案管理人才選拔標準，保證所招聘的檔案管理人才都是專業技術、技能過硬的人才。同時，加強現有檔案管理人員的繼續教育，讓它們在學習業務知識的同時，學會利用現代新技術。

（3）改變檔案管理模式

隨著社會的進步和發展，傳統的檔案管理模式已經無法適應社會發展的基本要求。為了適應社會發展的新要求，必須改變原有的管理模式。在檔案管理方面進行創新，改變檔案管理的工作手段，從而縮短立卷歸檔的時間，推行部門立卷等等。可以采用現代的條形碼技術來取代傳統的檔案號。條形碼技術安全可靠、方便的特點，大大提高了人們借閱、歸還檔案的速度，充分的發揮了信息化的優勢，提高了檔案管理的效率。

四、結語

現代社會的不斷發展，對高校的檔案管理工作提出了更高的要求，為了充分發揮檔案管理的價值，使其在高校的各項管理工作中發揮應有的作用，促進高校的教育和科研事業，對高校的檔案管理工作進行改革勢在必行。

作者簡介：

宋曉麗（1971.7-），女，漢族，湖北恩施人，本科學歷，恩施職業技術學院人事處，專業：漢語言文學，主要研究方向：檔案管理，現職稱：副研究館員（高級）。