CVCC菌毒種綜合信息化管理系統的建立與應用

娜 琳,康孟佼,門立強,張 驪,蔣桃珍,佘銳萍

(1.中國農業大學動物醫學院,北京 海淀 100193;2.中國獸醫藥品監察所,北京 海淀 100081)

提高保藏機構的保藏、服務能力,對確保病原微生物資源的安全管理、高效共享具有重要意義。在信息化技術日新月異的今天,微生物資源保藏、管理也面臨著由傳統管理模式向信息化管理模式轉型的挑戰。中國獸醫微生物菌種保藏管理中心(以下簡稱為CVCC)資源管理工作包括實物資源管理(銷售管理、庫存管理)和數據資源管理。之前,CVCC數據信息管理依靠菌(毒)種共享數據庫,解決是否有菌毒種問題,實物資源管理依托庫存管理軟件,解決可否供應問題,兩種軟件間缺乏關聯性,用戶查閱到資源數據信息后無法了解該資源的銷售狀態。同時,面對數量較大的菌(毒)種資源,庫存管理、銷售管理、統計分析等工作依靠人工操作,既消耗時間成本又消耗人力成本,這些問題嚴重制約了菌(毒)種保藏管理的質量和共享服務的效率。

根據菌(毒)種管理中存在的問題,通過分析研究,借助計算機技術開發了CVCC菌(毒)種信息化管理系統,實現實物資源與電子信息同步化與動態化,達到菌毒種高效快捷供應、共享目的。

1 構建菌(毒)種基礎數據庫

菌(毒)種基礎數據始建于2005年,僅包含CVCC的菌(毒)種一些基礎信息。本次對數據庫進行升級改造,對其中的7 000余條數據信息進行了逐一審核和標準化處理：刪除了重復信息、修改了有誤信息、完善了菌(毒)種特征特性等基礎信息、增補了新入庫菌(毒)種的信息,并在信息化管理系統構建了相關數據庫。

數據庫中特別增加了菌(毒)種價格和銷售狀態兩項信息,用戶就可以根據查詢結果直接下單。可隨時統計銷售金額、庫存預警,此欄目不作為前臺顯示內容,而是作為基礎數據引入到庫存預警模塊中[1]。

2 新增標準物質、診斷制品、細胞查詢數據庫

CVCC除保藏供應獸醫微生物菌(毒)種之外,還對外供應菌(毒)種鑒定用標準血清、抗原等標準物質、診斷制品以及細胞。原有數據庫僅限于查詢菌(毒)種信息,無法查詢標準物質、診斷制品和細胞的相關信息,造成對外服務信息不暢、效率低下等問題。因此根據標準物質、診斷制品和細胞的特點以及用戶亟待了解的信息,建立了標準物質、診斷制品、細胞數據庫。本數據庫同時也與銷售模塊進行對接,使用戶能夠實時查詢CVCC標準物質、診斷制品和細胞的相關信息,并進行線上訂購。

3 系統的設計與開發

CVCC菌(毒)種信息化管理系統采用C#語言進行編碼,通過MVC(模型Model- 視圖View- 控制器Controller)模式設計,按照數據訪問層、業務邏輯層、表示層的分層結構進行開發。其中數據訪問層是對原始數據(數據庫或者文本文件等存放數據的形式)的操作層,通過數據的操作為業務邏輯層或表示層提供數據服務;業務邏輯層是針對具體問題的操作,也可以理解成對數據層的操作,對數據業務邏輯處理;表示層位于最外層,用于顯示數據和接收用戶輸入的數據,為用戶提供一種交互式操作的界面[2]。

3.1 部門管理功能的設計 根據CVCC隸屬單位中國獸醫藥品監察所質量管理體系的規定,不同部門的不同實驗組分別對不同的菌(毒)種及標準物質、診斷制品、細胞負有制備、鑒定責任。為了便于各實驗組工作量統計、創收效益統計等工作的開展,在系統中對入庫部門及對應的入庫產品進行了綁定和分類管理。

3.2 人員管理功能的設計 新的系統在菌(毒)種和標準物質、診斷制品、細胞的出入庫、銷售等方面將實現線上功能全覆蓋,取代原有的紙質單,由此也就取代了紙質單審核的步驟。據此設計了符合訂單審核流程的權限設置功能[3],以此對人員權限進行一定的邏輯管理,例如庫存管理人員具有出入庫操作的功能,處室負責人具有審核的功能等。

3.3 庫存管理功能的設計

3.3.1 入庫關鍵字段的確定 首先確定了入庫產品須填寫的關鍵字段,關鍵字段的篩選非常重要,后續的銷售、出庫、統計等工作均需要采集入庫關鍵字段作為基礎信息[4]。

3.3.2 直接出庫功能的設計 在日常供應工作中,菌(毒)種和標準物質、診斷制品、細胞的出庫分為兩種情況,一種是對外銷售,產生一定的經濟效益;另一種是單位內部領用,屬直接出庫,不產生直接經濟效益。為了將這兩種情況區別開來,設計了直接出庫功能。直接出庫單經CVCC負責人審核通過方可生成,一旦生成,產品數量則根據出庫數量進行遞減,但銷售金額不予增加。

3.3.3 報損報溢開單功能的設計 因日常工作中會發生資源失真空或破損情況,為了使實際庫存量與系統數量時刻保持一致,設計了報損報溢開單功能,以此對庫存數量進行調整。此項操作不能隨意進行,必須經過CVCC負責人審核,訂單方可生效。

3.3.4 賬目管理功能的設計 對于庫房管理人員,庫房賬目是了解產品情況的重要工具。過去CVCC采取的是手工記賬的方式,既影響效率又不方便查找。因此設計了“庫存總臺賬”和“庫存流水賬”兩個模塊,分別對產品的分類總賬和出入庫明細進行自動化管理。

3.3.5 預警功能的設計 在日常工作中,庫房管理人員需要實時了解庫存資源的狀態,在庫存管理模塊中開發了“庫存缺貨預警”和“凍干日期預警”功能。庫存管理預警中采集工作人員在菌(毒)種數據庫中設置的庫存預警數量為基礎信息,到達該數量則在登陸系統時彈出報警信息。凍干日期預警采集入庫產品的生產日期、有效期等為基礎信息,到達效期節點時開始預警,同樣是在登陸系統時出現彈窗報警信息[5]。

3.4 銷售管理功能的設計 用在線訂購的模式替代原始的傳真訂貨模式,以此提高服務質量和共享效率。

3.4.1 客戶添加功能的設計 根據微生物資源的性質分類,CVCC資源實現不同的共享模式：即菌(毒)種信息和非國家限制性菌(毒)種完全開放共享,生產檢驗用菌(毒)種及高致病性病原微生物菌(毒)種實行限制性共享,具有自主知識產權的菌(毒)種實行知識產權轉讓共享。由于這種特殊性,用戶賬號不能像普通網站一樣做到開放注冊,因此設計了客戶添加功能,以此對用戶進行賬號分配和購買權限的認定,例如將具有生物制品批準文號的企業設定為高級用戶,使其具有購買生產、檢驗用菌(毒)種的資質;科研院所、高等院校等作為普通用戶,具有購買研究用菌(毒)種和診斷制品、細胞的資質。

3.4.2 訂單管理功能的設計 既往的傳真訂購模式,用戶下單后需要致電CVCC工作人員才能了解訂單進度,既不方便用戶查詢,也將工作人員陷入不斷解答重復性問題的被動局面。因此設計了訂單的網上全流程流轉功能[6](圖1),使用戶能夠隨時跟進訂單進度和走向。

3.5 統計功能的設計 本次開發的信息化管理系統涉及進銷存等綜合業務,為統計分析奠定了數據基礎。為了實現多樣性的統計功能,對數據統計類型進行了總結、分析,針對統計標志差異性所引導的不同統計結果的分析,設計了科室創收統計、銷售單品統計、購買產品統計、入庫產品統計、報損報溢統計等不同類型的統計方式,以此避免數據大量統計的勞動力投入,提高數據統計的效率和準確性。

4 應用情況

CVCC菌(毒)種信息化管理系統的開發建設已經完成,信息化管理系統自2016年9月完成試運行,正式上線。該系統部署在服務器上,通過廣域網運行。網站整體架構的優化大大提高了用戶的體驗度,使得網站點擊率大大提高,2016年10月—2017年9月,網站瀏覽量達到47 656次,相較2015年10月—2016年9月的瀏覽量增長了44.1%。

菌(毒)種信息化管理系統的建立,使得在線訂購模式替代了傳真訂貨模式,規避了傳真訂貨模式中傳真往來和人工書寫訂單的遲滯性,為用戶提供了更加便捷、快速的訂購渠道。用戶在網站進行下單后,平均在十分鐘內即會得到工作人員的回應,如訂購的是標準物質、診斷制品等一般產品,當天即可進入付款程序,如果訂購的是菌(毒)種,可在收到用戶介紹信的當天答復用戶處理結果,這在傳真訂貨時代是無法做到的。同時,網上全流程審核流轉功能,不僅使得保藏中心主任能夠隨時對菌(毒)種訂購單進行審核,壓縮了審核時間,而且用戶下單后可以實時查詢訂單進度,擺脫了過去只能通過電話了解訂單進度的單一方式,大大提高了CVCC對外共享服務的效率。同時,系統將查詢、銷售、庫存管理等功能納入了一體化平臺,規避了過去管理模式分散的弊端。在不同的管理模塊之間建立了關聯性,使得查詢、訂購、出入庫統計之間能夠互相提取數據,避免了重復性工作,提高了菌(毒)種保藏的整體管理水平。多種預警功能的應用使得工作人員能夠及時發現保質期到期、數量不足等問題。統計分析功能的應用使得工作人員能夠時刻從多種角度分析銷售、庫存等方面的具體情況。由此資源的庫存管理擺脫了人工操作模式費時費力的困擾,逐步向自動化、智能化的管理模式邁進。截止2018年3月,共有656家單位進行了用戶注冊,完成訂單2 300余筆。系統的建立得到了用戶的普遍認可。

圖1 訂單的網上全流程流轉示意圖