事業單位人事檔案管理存在的問題及對策

薛潔瓊

（呂梁市城市管理綜合行政執法隊 山西 呂梁 033000）

1 事業單位人事檔案管理存在的問題

人事檔案對于個人和事業單位來說都是極其重要的，人事檔案記錄了一個人的學歷、工作經歷、事務能力、政治面貌、獎勵懲罰等多類重要的信息。人事檔案也是事業單位了解員工經歷的重要方式，單位可以憑借檔案對一個人的工作和德行做出評價，從而決定一個人是升職加薪，還是降職辭退。人事檔案的管理可以提高事業單位的人力資源利用率，對于人才的挖掘也有極大的作用。人事檔案如此重要，但很多事業單位仍舊沒有認識到人事檔案的重要性，因而他們對于人事檔案的管理也存在許多問題：

1.1 管理機制不健全，人事資料不完善

很多行政事業單位雖然都有專門的人事檔案管理部門，但是部門內部的管理方式并不完善，部門外部的配套管理制度也不健全。隨著行政事業單位的改革，人力資源開始大量流入，單位的管理機制就要以最快的速度去收集、整理這些新鮮血液的資料，以最優的態度適應大改革。但單位和管理部門對于資料的收集并不重視，單位對于資料收集沒有明確的規定，管理部門對資料的真實程度不予重視，在收集資料的過程中與其他部門也沒有過多的配合，這種上不管下懶散的行事方式，是人事檔案收集時面臨的問題。

1.2 管理方式落后，利用率不高

傳統的人事檔案管理方式都缺乏技術性，依舊采用原有的人力管理模式，這種管理模式在單位需要查取人員信息時需要翻閱大量的資料，再一次次的檢索、查閱，最終找出正確的人提取正確的信息，這種方式極其不便，且與現代化飛速發展的科技脫軌，大大降低了人力資源的利用率，阻礙了人力資源的有效分配。

1.3 管理人員缺乏專業管理意識

行政事業單位中負責人事檔案管理工作的部門，其組成人員多為非專門性的管理人員，而單位也并沒有對這些人員進行更深層次的培訓，因而很多工作人員缺乏專業性的管理方式以及專業化的管理精神，對于工作缺乏積極向上的探索精神，致使事業單位的發展基礎沒有得到有效的管理。檔案管理人員對于突發情況的處理能力也有待提升，當檔案遭到竊取、火災等緊急事件后，管理人員無法對損毀材料進行及時的審核，且無法準確找出缺失的材料。

1.4 檔案保管方式有待提升

對于個人和行政事業單位來說，檔案原件是極其重要的，因而原件的保管是檔案管理工作的重中之重。個人檔案的更新對于工作之中的審批等都有著重要影響，原件的良好保存和內容的保密性也極為重要。很多事業單位的管理人員并不重視原件的保存和內容的保密，極易造成行政事業上的損失，對于事業單位日后的發展也有極大的影響。

2 針對事業單位人事檔案管理存在的問題淺議解決對策

2.1 健全管理機制，完善人事檔案

隨著新血液的流入，人才管理機制就要充分發揮其作用，事業單位應加強對管理部門的重視，制定明確的人事管理條例，并在會議上再次強調條例要求，加強各部門與管理部門之間的聯系，要求各部門積極配合管理部門的工作，主動提交本部門成員的人事檔案，力求精準、真實。管理部門在檔案整理收集時要主動審核檔案，積極發現問題，及時與有關部門進行溝通解決問題，努力完善人事檔案的管理工作。

2.2 管理工作與信息化相結合

事業單位進行改革之后，單位的人員持續增加，這一現象對人事檔案的管理工作也帶來了不小的麻煩，檔案的整理、歸納、再查詢都增加了一定的工作量，此時若再繼續采取原有的人力資源管理方式極不利于發掘優秀人才。信息量增加可采用信息化的處理方式，利用大數據時代的信息處理速度對檔案進行信息化管理，將單位的人事檔案進行錄入、保存，這樣對于之后的審查、核對也方便了不少。檔案信息錄入計算機，也減少了原件的翻閱，對于原件的保存和保護也有一定的好處，審核人員在對人事檔案進行查取時，也可直接通過電腦對人員檔案進行查閱。這種快捷化的信息管理方式對于事業單位人力資源管理進行了極高的優化，提高了事業單位人事資源的管理效率，使事業單位的人才能夠得到合理的分配，進而優化管理機制。

2.3 提高管理人員的專業素質

前文提到過事業單位的管理人員多非專業性的管理人員，因此單位要加強對人事檔案管理部門人員的培訓，提高管理人員的專業化素質，轉變他們陳舊的管理思想，要求管理人員在管理過程中積極尋找新型的管理方法，對管理體系進行改革創新。其次要培養管理人員的計算機操作能力，加強計算機的學習。新型的高效管理方式離不開計算機的操作，因此管理人員在對檔案進行管理時，要具備良好的計算機操作能力，能夠適應現代化的管理手段和方式。

2.4 要做好人事檔案的安全保密工作

人事檔案記錄了事業單位中每一位工作人員的各項信息，這些信息在單位的事業發展中有著其為重要的作用，而檔案對于單位個人來說，也是極為重要的履歷資本。若事業單位不慎遺失了工作人員的檔案原件，或工作人員的信息被竊取，對于個人和單位都是無法估計的損失。信息化的管理方式雖然方便了檔案的管理，也保護了檔案原件減少了其丟失的風險，但是信息化的管理卻更容易在網絡上外泄信息，因此單位需要完善信息網絡，構建安全的信息防護網，阻擋黑客和不法分子的惡意攻擊。

3 總結

人事檔案收集了事業單位中人員的眾多信息，是單位內部人員調動的重要依據，因而要加快改變檔案管理方式的腳步，與時俱進，積極探索，將人事檔案更好的整理歸納，對每一個人的優缺點進行整合，從管理層面上推動單位的發展。在檔案的審核過程中，發現優秀的人員進行調動，對人員的分配進行優化管理，合適人任用于合適崗位，從而推動單位向良發展。