淺談新時代檔案信息化建設

江翠芹

（山東省單縣衛生和計劃生育局 山東 菏澤 274300）

1 引言

近年來，我國檔案數字化和信息化建設取得了長足的進步和發展，一些地方的人才市場管理中心都進行了信息化管理，建立了數字化檔案，最大限度的節約了工作場地空間，突破了紙質化管理的時效弊端。但同時也應該看到，檔案管理還存在著一些不安全的因素，制約著檔案管理的長足健康發展。

2 檔案管理環境因素

過去幾年檔案的爆發式增長，由于管理檔案的條件有限，甚至有的地方都沒有專門存放檔案的地方，即使有存放檔案的地方也是周圍環境不合格，普遍存在著濕度過大、溫度不均、灰塵過多等環境因素，另外就是可能存在的鼠類等。檔案是否能有效長期保存的關鍵因素就是環境因素，環境不同，對檔案管理的影響也不同，在潮濕的環境下，

磁盤或磁帶的粘合劑可發生水解反應，

3 檔案管理人為因素

人是管理檔案活動的主體，是檔案管理的關鍵核心因素，這里的人為因素不僅是指管理人員還包括非管理人員，管理人員的因素主要包括工作不細心、不負責的工作態度，很容易在日常瑣碎的檔案管理中造成的檔案混亂甚至是檔案破損和丟失，隨著數字化和信息化新時代的到來，隨著計算機和多媒體技術的高速發展，讀取檔案信息的設備和軟件升級換代，管理人員的基本能力有時并沒有隨之提高。非管理人員是指除管理人員之外的人員由于誤入誤操作、非法入侵甚至盜竊等造成的破壞性事件。

4 檔案管理信息安全

對于傳統檔案載體而言，檔案載體和檔案信息不可分離，只要保護好檔案也就基本保護好了檔案信息，但是隨著檔案信息化管理的進程不斷推進，檔案和檔案本身不再是以前那種關系了。檔案和信息可以分開，而且檔案信息可以輕易的被篡改、拷貝和刪除，且很難被發現。一是確保檔案管理信息安全。傳統檔案可以直接進行讀取和識別，檔案信息必須要借用一些終端如計算機、手機和平板電腦等設備進行讀取。但從實際發展過程來看，隨著計算機和多媒體技術的高速發展，讀取檔案信息的設備和軟件升級換代、更新淘汰的速度非常快，以至出現數字信息存儲載體完好，但信息讀取設備已不復生產的尷尬局面，使得檔案信息無從顯現。二是保障檔案信息不流失、不泄密，網絡安全是新時代所有行業都要面對的一個安全因素，對檔案管理也不例外，網絡的安全性直接影響到檔案信息的安全性。因此要保證檔案信息的不丟失、不泄密，除了進行傳統上的物理手段保護工作，最重要最核心就是保障檔案信息以及連接檔案管理信息的網絡安全。

對檔案進行信息化建設是新時代條件下檔案管理部門的基礎工作，是檔案管理工作有傳統人工管理向現代信息化管理轉型的必走之路。為了確保檔案管理信息化建設之路順勢而為乘風而上，我認為要從以下幾個方面進行改進和提高。

5 改善存放環境

不管信息化建設進程如何推進，檔案管理的客體仍然是檔案實體本身，因此要做好檔案管理工作，首先要保護好檔案。如控制檔案室溫度和濕度，以防止檔案紙張發生氧化反應；定期打掃衛生除去灰塵，保持檔案室的干凈整潔，讓檔案一直處在合適的溫濕度環境，并盡可能的保持恒定；經常保持四壁、天花板、地面和柜架的清潔，定期除塵；進入庫房的裝具用品首先進行殺蟲處理，并在庫房中使用安全無害的防霉、防蟲藥品；對環境要求差異大的檔案實體還要考慮分別存放，如將磁帶遠離能產生磁場的電子設備或磁鐵，或使用磁性屏蔽材料的裝具進行保存。

6 提高工作人員水平

隨著檔案信息化建設的持續推進，對檔案管理人員的要求也越來越高，為了更好適應新時代檔案信息化管理的要求，管理人員要定期學習新知識、新技能，提升自己的業務能力和水平，同時單位要定期進行業務培訓，請專家學者進行培訓和授課，以了解當前檔案信息化建設的最新形勢和進展，找到自己的不足，努力提升加以提高；單位還可以定期組織業務比賽，鼓勵相關人員加強自身業務能力建設，對表現優秀的員工進行相應的獎勵，提高員工的積極性和創造性。同時還有完善單位相應的管理規范，制定出更為完善、有效的管理規范。

7 加強安全保護

沒有信息安全就沒有檔案安全。除了要做好檔案室安全防護、制度建設安全以及管理人員安全等傳統安全外，伴隨著檔案信息化建設網絡安全也顯得越來越重要。在對檔案信息化管理中，一定要進行備份，不管是軟件還是硬件都進行保存，但更有效的辦法是定期對用過時技術保存的檔案信息進行異質備份，進行檔案信息的安全遷移，保證能通過現時通用的軟、硬件設備進行讀取利用。同時檔案管理人員一定要對電腦病毒提高警惕，一是新時代條件下各種病毒泛濫肆虐，因此一定要安裝殺毒軟件如卡巴斯基等，用于及時攔防病毒，安裝完軟件后及時進行全盤掃描，以后定期進行掃描并且及時更新補丁，確保電腦里無病毒無木馬。二是要及時使用防火墻，加強檔案管理使用的電腦等設備對病毒的防御能力，對不安全、來路不明的網絡禁止進行連接。

檔案工作者肩負著“為黨管檔、為國守史”的歷史重任，我相信隨著檔案安全保障能力的不斷提升，安防措施的不斷完善，檔案管理人員能力的不斷提升，保障檔案實體安全和信息安全措施不斷落實，新時代檔案管理事業一定會取得更大進步和長足發展。

[1]楊冬權.“在全國檔案安全體系建設工作會議上的講話”，《檔案學研究》，2010年第3期.

[2]孫洪魯，劉虎.“數字化加工檔案原件與信息安全的管理”《中國檔案》，2010年第8期.