芻議工程項目檔案管理

楊淑英

摘 要：工程項目檔案管理是對工程建設管理過程中形成各種各樣形式的歷史記錄管理，是各種檔案管理業(yè)務活動的總稱。其管理的對象是項目檔案，管理的主要內(nèi)容包括項目檔案的形成、收集、整理、歸檔、驗收、存儲、提供和使用。建設項目檔案管理水平的高低直接影響著建設項目的發(fā)展，國家重點項目檔案管理水平的高低，制約著國家建設的發(fā)展。

關鍵詞：檔案管理；工程項目；業(yè)務規(guī)范

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）22-0094-02

1 工程項目檔案管理學術研究和宏觀管理的現(xiàn)狀

工程質(zhì)量的真實記錄和反映是工程檔案管理的關鍵，也是工程使用與維護的基礎。因此，國際、國內(nèi)一些知名企業(yè)常常把項目檔案作為項目質(zhì)量的內(nèi)容，并一直堅持不懈。然而歐美國家對該工作的經(jīng)驗總結和理論研究主要是納入項目質(zhì)量管理體系，而不是檔案管理的理論體系。一個重要的原因是在重點項目建設方面中國政府占主導地位，歐美國家則是以企業(yè)和社會為主導。

理論研究方面，歐美國家文件管理的理論基礎是“文件生命周期理論”；上世紀末，弗蘭克阿普沃提出“文件連續(xù)體理論”。在我國，學術界對建設項目檔案管理的研究也在不斷深入。目前國內(nèi)研究現(xiàn)狀的特點是：（1）文獻作者多為建設項目單位的一線檔案工作者，重經(jīng)驗輕理論；（2）集中于對項目檔案管理的制度及體制方面的研究；（3）研究成果多以某一方面為主題，它具有分散性，不整合研究，缺乏系統(tǒng)的理論指導和深入的技術研究。

2006年國家檔案局和國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布了《重大建設項目檔案驗收辦法》。2012年，國家檔案局又開展了建設“全國建設項目檔案管理示范工程”（簡稱“示范工程”）的活動。隨著國民經(jīng)濟和社會的快速發(fā)展，建設項目從投資規(guī)模、科技水平、建設速度等方面不斷對檔案管理提出了新的要求。檔案管理部門及科研教學部門重視和加強對建設項目檔案工作的深入調(diào)查與分析，為建設項目檔案工作的政策制定提供了新的依據(jù)和經(jīng)驗，也促進了工程項目檔案管理的業(yè)務規(guī)范不斷完善。

2 工程項目檔案管理的內(nèi)涵

工程檔案是指在項目立項、審批、勘察設計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等過程中應當歸檔保存的各種載體材料，如文字、圖紙、表格、視頻等。它是工程項目的直接產(chǎn)物，是從項目籌備到項目終結的所有真實記錄，也是基本建設項目管理的重要組成部分。建立和加強項目檔案管理是工程建設管理的需要，也是國家和有關部委的共同要求。工程項目檔案質(zhì)量達到規(guī)定要求，是建設項目竣工驗收順利完成的前提。以高速公路行業(yè)為例，高速公路工程往往是國家的重點工程，其特點是綜合性強、專業(yè)門類多、技術相對復雜、質(zhì)量安全要求高、施工周期長，投資額大。在高速公路建設和后續(xù)運營管理的各個環(huán)節(jié)，都會形成大量的檔案文件。這些檔案文件真實地記錄了高速公路項目的建設發(fā)展歷程，是非常重要的信息資源。

檔案管理是對檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供使用等過程的管理活動。其管理的對象是檔案文件，其服務的對象是檔案用戶。要解決的基本矛盾是檔案的無序性、分散性、雜質(zhì)性、量大性、孤立性狀況以及與社會檔案集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專項和廣泛利用的要求之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平應該滿足日益增長的社會需求。正是這一矛盾的解決促進檔案管理水平的提升。

檔案管理模式為檔案的有序管理提供了一種方法，也方便了檔案在以后的使用，保證了檔案功能的發(fā)揮。我國工程檔案的管理模式主要有三種：分散式管理模式、集中式管理模式和信息化資源管理模式。國家提出的“集中統(tǒng)一原則”主要針對的是黨政機關所形成的檔案，但是對不同領域的項目檔案管理模式?jīng)]有一個統(tǒng)一的規(guī)定和要求。項目檔案管理模式應因地制宜，其共同特點是堅持“項目法人責任制、招標投標制、項目監(jiān)理制、合同制”，以“項目責任制”為主要指導思想，要求協(xié)調(diào)一致，并按照“誰負責施工，誰負責”的工作原則，各盡其責，分散與集中相結合。

3 工程項目檔案管理業(yè)務規(guī)范

業(yè)務規(guī)范是大量存在的、反復出現(xiàn)的業(yè)務活動中的業(yè)務處理規(guī)定，是由科學方法所制定而成的操作規(guī)程。檔案管理業(yè)務規(guī)范是開展檔案工作的重要依據(jù)和基本前提。它為檔案管理的各個方面的工作提供了標準和要求，可以使檔案管理統(tǒng)一完整、有序便捷，還可以使檔案管理經(jīng)濟高效。檔案管理業(yè)務簡單概括為收集、存放、保管、利用。因此，業(yè)務規(guī)范的制定主要圍繞以下四個環(huán)節(jié)：

3.1 工程檔案的收集

這一環(huán)節(jié)的業(yè)務規(guī)范特點是：第一，檔案收集與項目建設進程的同步性；第二，檔案收集的完整性，即確保文件資料及各個單位工程檔案的成套性，第三，檔案收集的及時性，應及時掌握工程設計方案及施工方案的變更，跟蹤變更完成程序，檢查設計變更和竣工圖簽章的記錄。

3.2 工程檔案的存放

檔案存放時應注意做好整理和鑒定。工程檔案從散亂無序狀態(tài)到井井有條，后期的整理工作必不可少，整理后的檔案應井然有序，邏輯分明。為了便于以后的使用，需要對已完成的檔案進行再鑒定，并圍繞檔案的內(nèi)容、特征進行進一步的整理和鑒定。檔案整理涉及的內(nèi)容包括分類、編目、排列、合并，進而確定檔案涉秘的程度、使用的范圍、使用的期限等，以實現(xiàn)工程檔案安全保管和有效使用。同時檔案整理也具有時效性，對工程檔案的問題應及時發(fā)現(xiàn)、及時反映、及時解決。檔案整理人員應嚴格按照國家標準進行操作，掌握檔案形成的專業(yè)特征、內(nèi)容特征和基本的形成規(guī)律。使檔案整理的高度專業(yè)化、制度化。在信息化的今天，檔案整理應盡可能實現(xiàn)信息化，這也是優(yōu)質(zhì)檔案整理的一個重要衡量標準。

3.3 工程檔案的保管工作

檔案保管的安全性是建立在人防、物防、技防三結合的體系之上， 搞好工程檔案管理保管工作，以減少自然災害對檔案實體和人為事故對檔案信息的破壞，從而盡可能延長檔案的使用壽命。搞好工程檔案管理保管的工作人員，首先要增強檔案工作者的責任意識，牢固樹立檔案安全責任重于泰山的理念；其次是相應安全設施的配備；再次是要采取有效的防范措施。

3.4 工程檔案的使用

這包括對工程檔案的充分利用和對內(nèi)對外提供服務，以及工程檔案的匯編、研究和統(tǒng)計工作。工程檔案的使用具有以下特點：第一，檔案的形成、收集、利用應同時進行，在工程實施過程中被利用頻率較高，這就要求檔案工作者要全面、深入地了解項目實施情況和檔案內(nèi)容，及時準確地提供信息服務，確保建設項目的順利進行；第二，項目檔案在項目建設過程中使用率高，重復使用情況普遍；第三，項目試運行階段和驗收過程中文件使用量大；第四，竣工驗收檔案的查閱利用率高。

4 提高項目檔案管理工作水平的建議

4.1 建立有效的項目檔案組織結構

項目檔案工作包含在整個建設項目工作進程中，所有承包單位和分包單位應明確各項工作的目的和職責。項目負責人和項目經(jīng)理都應知道工作內(nèi)容和工作方式。檔案工作者從項目檔案綜合管理部門到項目某一具體部門都應能夠明確界定自己的職責范圍和工作內(nèi)容，工作網(wǎng)絡不但應涵蓋整個工程建設的各個方面，還應涵蓋各個單位工程的具體內(nèi)容，從而保證了工作網(wǎng)絡的有效性。

4.2 建立和完善項目檔案業(yè)務規(guī)范標準體系

嚴格遵守國家對建設項目的檔案管理的系統(tǒng)規(guī)定。根據(jù)國家檔案管理行業(yè)政策和業(yè)務規(guī)范，嚴格組織檔案管理人員、工程技術人員、工程監(jiān)理，結合本工程項目專業(yè)特點和施工條件環(huán)境，制定出工作制度和業(yè)務規(guī)范。根據(jù)不同地區(qū)、不同行業(yè)、具體建設項目情況不同，需要根據(jù)地方單位和建設項目的實際情況制定實施措施。例如，云南省制定了《云南省重點建設項目檔案檢查實施辦法》等。

4.3 建立有效的監(jiān)督檢查制度，實現(xiàn)檔案工作過程控制

通過監(jiān)督檢查和指導及時、深入地了解檔案工作。應注意以下事項：第一，檔案管理要與促進工程建設同步進行，實現(xiàn)同步檢查監(jiān)督指導；第二，重點督查容易疏忽、工作條件差的部門和項目；第三是組織承包單位和建設監(jiān)理單位相互檢查、相互學習；第四是在監(jiān)督檢查工作中，要把完整準確的檔案作為檔案質(zhì)量的關鍵；第五，檔案質(zhì)量檢查應與工程質(zhì)量檢查評價、經(jīng)濟效益評價和人事績效評價相結合。

4.4 高度重視檔案驗收工作

根據(jù)國家重點建設項目檔案驗收的內(nèi)容和要求，對檔案驗收的各個環(huán)節(jié)要制定出具體的要求，形成有效的檔案驗收機制。在單位工程驗收、單項工程驗收、局部工程驗收、總體工程驗收依序進行的過程中，要注意竣工圖紙和竣工決算的編制和質(zhì)量，對紙張規(guī)格統(tǒng)一制定驗收標準。在竣工驗收前，應根據(jù)項目情況對檔案員和其他專業(yè)技術人員進行培訓?？⒐の募稍O計方、施工方和監(jiān)理方聯(lián)合編制，編制出質(zhì)量可靠、真實反映施工過程的竣工圖。

4.5 搞好工程檔案信息化建設

提高工程檔案利用水平的關鍵是工程檔案信息化。我們應當有自己的信息管理系統(tǒng)，我們不僅要重視同步歸檔，同時還要實現(xiàn)檔案的同步數(shù)字化，能夠適應和滿足信息化條件下項目檔案的利用和檔案信息的遠程查詢。從項目建設之初就對工程檔案信息化建設和項目整體信息化建設同步規(guī)劃和實施，實現(xiàn)了工程檔案的有序管理，將大大提高工程檔案管理的工作效率。例如，根據(jù)網(wǎng)絡系統(tǒng)中通報的日常項目進度，檔案部門可以及時進行同步的項目檔案的形成和收集，實現(xiàn)工作的精細化，提高工作效率。

5 結語

工程項目檔案管理是對工程建設管理過程中形成的各種形式的歷史記錄的管理，是各種檔案業(yè)務活動的總稱。其管理的對象是項目檔案，管理的主要內(nèi)容包括項目檔案的形成、收集、整理、歸檔、驗收、存儲、提供和使用等。建設項目檔案管理水平的高低直接影響著建設項目的發(fā)展，國家重點項目檔案管理水平的高低，制約著國家建設的發(fā)展。

參考文獻

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