檔案信息安全保障體系的建設與思考

李華清

（重慶一三六地質隊 重慶 401147）

前言

檔案信息資源作為社會資源的主要構成，保證其安全是十分必要的。但是在社會信息化的發展過程中，由于受到一些因素的影響，像是相關法律法規不完善、檔案保管環境與時代發展不符等，使得檔案信息管理的真實性、可靠性以及完整性等受到了嚴重的挑戰，所以需要加快完善檔案信息安全保障體系的建設。

1 檔案信息安全保障體系簡述

信息安全屬于一種既抽象又廣泛的概念，其具有可用性、保密性及完整性等多種特征，而檔案信息安全也具備以上特征。所以與此些特征相關的一些理論體系與技術應用，都可以當作檔案信息安全保障的研究對象。為了更好的保障檔案信息安全，有關部門要不斷提升軟、硬件的技術能力，以此避免或減少檔案信息資源受到更嚴重的風險損害，保證檔案管理工作可以正常運行。

檔案信息安全保障體系綜合了法律法規、標準管理、指導培訓、人才、政策以及相關的操作技術、保障技術等因素，屬于一種較為復雜的系統性工程。對于此體系的建立，不僅需要解決相關技術問題，還要做好安全保障各個環節的組織及管理[1]。其目的是為了更好的控制檔案信息系統存在的一些風險問題，通過加大檔案信息安全技術體系及管理體系的建設力度，確保檔案信息系統能夠穩定的運行，提升其利用效率。

2 檔案信息安全保障體系的建設現狀

保障檔案信息的安全具有較高的現實意義。檔案屬于不可再生資源，對地質事業的發展起著重要的作用，具有較高的參考價值，但是現階段，地質檔案的存放環境需要改善。例如：地質檔案存放場所的設施較為陳舊，存放環境沒有進行隔熱及防潮處理，缺少消防設施等，這使得檔案在存放及管理過程中，可能會面臨發霉、火災等風險。其次，我國一些文字檔案信息在管理上存有問題。例如：保存時間較長的一些檔案信息，其字跡較為模糊，較難辨認；由于地勘單位的合并，使得檔案號出現混亂，增加了查詢難度，甚至同一檔案有多個檔案號；在地質檔案管理過程中，文字檔案和照片檔案混在一起，查找起來十分麻煩；檔案管理室不及時通風，使得一些檔案出現發霉等問題。然后，地質隊的電子檔案信息在管理保存過程中也存在著一些問題。例如：由于我國的電子檔案信息發展時間較短，一些檔案信息尚未整合，電子檔案信息缺少完整性；電子檔案信息管理系統功能不健全，安全系統存在漏洞，使得電子檔案信息易受網絡黑客攻擊或病毒侵擾；電子檔案信息管理的相關管理制度及法律制度不健全，管理工作缺少法律依據，不能夠有序進行。最后，我國地質隊缺少高素質、高技術的專業電子檔案信息管理人員，這使得檔案管理工作存有滯后問題。

3 檔案信息安全保障體系建設問題的解決策略

3.1 提高實體檔案信息的管理工作水平

為了保證實體檔案信息具有較高的完整性、真實性及可靠性，我國要提高實體檔案信息管理工作水平，完善相關管理工作。①要改善我國實體檔案的存放環境，修繕檔案管理場所。②要做好實體地質檔案存放的全面清查工作，并制定出相關考核方案。例如：按照檔案使用頻率的高低，對檔案信息的排序進行整體優化，以此提高實體檔案信息的應用效率及管理工作水平。對于整合后的地勘單位，要對檔案進行重新編排號碼，進而促進地勘單位更好的發展。與此同時，要制定有關檔案管理的中長期計劃，將實體檔案信息逐漸轉變為電子檔案信息。對于應用價值較高的檔案信息要進行重點保護，對于其他類型的檔案信息，比如：錄像帶、光盤、照片等，要按照其特有的性質進行特殊保存。另外，要加強保存設施建設，確保檔案信息管理環境始終能夠處在恒溫恒濕的狀態；還要定期對實體檔案進行清潔與消毒工作，防止實體檔案出現霉變等問題。③要做好實體檔案的監督及檢查工作，提高實體檔案信息管理的工作水平及效率。例如：制定有效的檔案信息管理考核制度，以此提升地質隊檔案管理工作人員的責任心及使命感，使其能夠全身心投入到檔案管理工作之中，使檔案的保存與管理工作具有較高的安全性，可以有序的進行[2]。還可以在檔案信息存放場所安裝監控設施，從而保障實體檔案信息不受損，能夠及時發現問題并解決。④我國政府及有關地質部門要重視實體檔案信息管理工作，要加大資金與技術的投入力度，建立健全檔案信息管理系統，使檔案信息管理工作能夠與時代發展相適應。

3.2 建立健全電子檔案信息管理系統

隨著科學技術水平的提升，信息技術已經廣泛用于各個領域之中，尤其是在檔案管理領域，具有突出的效果。現如今，我國一些實體檔案信息已經逐步轉變為電子檔案信息，在未來，我國檔案信息將全面實現電子化、信息化管理。因此，為了提升電子檔案信息的安全性，地勘單位要建立健全電子檔案信息管理系統。①各個地質隊的檔案館都要制定出有關電子檔案信息的安全保障制度，保證電子檔案在管理上有據可依，規范電子檔案信息管理工作人員的行為，使其能夠嚴格按照制度做好檔案管理工作。②各個地質隊的檔案館要完善網絡入侵攔截系統，增加防火墻的保護力度，發揮其高效的防護能力，抵擋各種威脅檔案信息的攻擊及入侵行為，提升電子檔案信息的安全性。③對于電子檔案管理工作人員的違規外聯行為，要嚴厲懲處，進而有效保證電子檔案信息安全。從國家層面上看，我國要制定出有關電子信息檔案的安全管理條例，加強法律監管，保證電子檔案信息的安全管理工作能夠有法可依，規范檔案信息管理工作。除此之外，相關部門要進行技術上的創新，加強電子檔案信息安全保障體系的建設，完善其管理系統。比如：各個地質隊的檔案館在電子檔案信息管理上要依照“前端控制，后端歸檔”的模式進行檔案管理，有效保障電子檔案信息的安全[3]。利用網絡技術的優勢，優化并整合多種檔案資源。還要完善電子檔案信息管理的移交工作，提升電子檔案信息安全性，確保檔案信息的完整，避免存在遺失或泄露等問題。

3.3 制定相關檔案安全管理應急預案

制定檔案安全管理應急預案是因為檔案在保存過程中，會受到一些自然因素及人為因素的影響，出現一些突發問題，像是檔案信息損毀、火災、信息泄露等，當安全事故發生時，地質檔案管理人員可以使用應急預案進行有組織、有序的施救，從而使事故損失最小化。可以說，應急預案的存在是保證實體檔案信息安全的重要手段。對于應急預案的制定，地勘單位的各級檔案部門要對檔案的安全進行分析及預測，相關人員要認真的研究并進行科學論證，進而保證提出的檔案信息安全管理應急預案具有較高的可行性；加強檔案信息安全保障體系的建設力度，使其建設向制度化及常態化方向發展；檔案管理者要具有較強的責任心理，保證檔案信息的完整性及真實性。

除此之外，地質隊要加大監督力度，做好整改工作。在檔案信息管理過程中，要嚴格按照相關安全法規進行工作，發揮法律的實際效用，對于違反法規的工作人員，要調查核實清楚后，要嚴肅處理；對于在發生重大安全事故時，漠視者、推脫著、掩蓋著或退避者，要按照實際情況進行相應處理；對于報告不及時而使檔案信息出現安全事故的工作人員，要按照有關法律追究其責任；檔案信息的安全負責人也應受到相應的法紀懲處。

4 結束語

綜上所述，檔案信息是社會資源的重要構成，但是在實際地質檔案信息管理上還存在著一些問題，為了保證檔案信息的安全，要提升實體檔案信息管理工作水平、建立健全電子檔案信息管理系統、制定出相關檔案安全管理應急預案，進而推動我國地質事業又好又快的發展。