從固定資產(chǎn)管理角度談高校圖書管理

宋昌健

（南京審計(jì)大學(xué)，江蘇 南京 211815）

隨著近年來(lái)高等教育事業(yè)的發(fā)展，高校的資產(chǎn)管理也越來(lái)越被重視、越來(lái)越規(guī)范。但是高校的一項(xiàng)重要資產(chǎn)—圖書資產(chǎn)的管理，沒(méi)有得到同樣的重視。很多高校只是將圖書資產(chǎn)簡(jiǎn)單地作為圖書“資料”進(jìn)行管理，國(guó)有資產(chǎn)管理部門對(duì)圖書資產(chǎn)的管理大多有名無(wú)實(shí)。《事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理辦法》第九條將圖書納入固定資產(chǎn)管理范疇，明確了圖書資產(chǎn)是固定資產(chǎn)的一部分。圖書資產(chǎn)的特點(diǎn)決定了它不同于土地房產(chǎn)類、家具設(shè)備類等其他固定資產(chǎn)，而圖書資產(chǎn)的管理也通常以圖書館為主體。圖書館的主要功能和工作重點(diǎn)側(cè)重于提供信息、服務(wù)讀者，對(duì)圖書資產(chǎn)管理的目標(biāo)與方法與國(guó)有資產(chǎn)管理部門也有所不同。本文試從固定資產(chǎn)管理角度來(lái)分析高校圖書管理中存在的問(wèn)題，以期能為如何發(fā)揮圖書固定資產(chǎn)效用并實(shí)現(xiàn)圖書固定資產(chǎn)的保值增值提供參考。

1 高校圖書資產(chǎn)管理存在的問(wèn)題

1.1 圖書資產(chǎn)賬實(shí)不符

《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》規(guī)定，“圖書館應(yīng)重視館藏文獻(xiàn)等資產(chǎn)的管理，建立完整的資產(chǎn)賬目和管理制度。”圖書資產(chǎn)因其自身種類多、體積小、數(shù)量大的特殊性，全面的清點(diǎn)盤查不容易做到，館藏圖書資產(chǎn)的狀態(tài)只能知其大概，無(wú)法百分之百地準(zhǔn)確把握。賬實(shí)不符（大多數(shù)情況為賬多物少）的現(xiàn)象普遍存在。由于盤點(diǎn)工作難度較大，加上沒(méi)有固定的盤點(diǎn)制度和周期性地清查，賬實(shí)不符的問(wèn)題還會(huì)因累積效應(yīng)越來(lái)越嚴(yán)重。

1.2 圖書資產(chǎn)流失、損毀嚴(yán)重

高校圖書資產(chǎn)流失的情況時(shí)有發(fā)生。比如有時(shí)因圖書館工作人員操作失誤或借書者自身素質(zhì)不高等造成圖書資產(chǎn)被帶出館外、無(wú)法追回；有時(shí)個(gè)別借書者（包括高校的教職員工在內(nèi)）會(huì)長(zhǎng)期占有一些對(duì)自己有價(jià)值的文獻(xiàn)資源，因?yàn)檎加谐杀竞艿蜕踔亮愠杀尽D書資產(chǎn)發(fā)生破損、毀壞的現(xiàn)象更加普遍，很多借書者在圖書上涂寫、標(biāo)記、折頁(yè)甚至撕頁(yè)，造成圖書資產(chǎn)的損毀。這類問(wèn)題還存在隱蔽性，即使事后發(fā)現(xiàn)，追查起來(lái)也存在困難。

1.3 圖書資產(chǎn)價(jià)值缺少科學(xué)評(píng)估

多數(shù)高校圖書館對(duì)館藏圖書的資產(chǎn)價(jià)值認(rèn)定停留在圖書資料的標(biāo)價(jià)水平。圖書的價(jià)值在于其中的文字信息而非圖書實(shí)物本身，所以隨著時(shí)間的推移，圖書的實(shí)際價(jià)值往往難以再通過(guò)標(biāo)價(jià)真實(shí)反映。有些書籍內(nèi)容質(zhì)量不高或信息陳舊過(guò)時(shí)，實(shí)際價(jià)值低；反過(guò)來(lái)，有些書籍標(biāo)價(jià)并不高但是可能已經(jīng)成為珍稀版本，它們的價(jià)值已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)當(dāng)時(shí)的標(biāo)價(jià)。目前圖書館大多缺少對(duì)這些圖書資料專業(yè)的、科學(xué)的價(jià)值評(píng)估。

1.4 電子文獻(xiàn)資源的管理不規(guī)范

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越多的非紙質(zhì)圖書形式出現(xiàn)，最常見的包括光盤和期刊數(shù)據(jù)庫(kù)。在信息化時(shí)代，很多圖書中會(huì)附有光盤，光盤中的內(nèi)容有的是與圖書配套的實(shí)用工具，有的是對(duì)圖書內(nèi)容的重要補(bǔ)充或說(shuō)明。但是這部分圖書資產(chǎn)缺少相應(yīng)的管理制度，在賬目中沒(méi)有明顯體現(xiàn)，在實(shí)際借還業(yè)務(wù)操作中也容易發(fā)生丟失。期刊數(shù)據(jù)庫(kù)通常是由高校向外部公司購(gòu)買使用權(quán)，帶來(lái)的問(wèn)題是不能明確它是否能稱為高校的一項(xiàng)資產(chǎn)，后續(xù)的管理問(wèn)題更是無(wú)從談起。

2 圖書資產(chǎn)管理存在問(wèn)題的原因分析

2.1 資產(chǎn)管理意識(shí)淡薄

雖然圖書資料的固定資產(chǎn)屬性毋庸置疑，但在圖書的日常管理中它的資產(chǎn)屬性并未得到足夠的重視。高校的國(guó)有資產(chǎn)管理部門要應(yīng)對(duì)一般設(shè)備的管理工作，基本上無(wú)暇過(guò)問(wèn)圖書這項(xiàng)資產(chǎn)的管理，而是讓渡管理權(quán)限給圖書館并疏于監(jiān)督。圖書館管理者因?yàn)闃I(yè)務(wù)重心的關(guān)系，容易忽視圖書資產(chǎn)的管理，或者達(dá)不到應(yīng)有的重視程度。即使已經(jīng)將圖書資產(chǎn)管理納入日常管理工作范圍的，也常會(huì)“重錢輕物”—重視資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、輕視實(shí)物清查。圖書資產(chǎn)清查工作耗費(fèi)大量時(shí)間、精力，工作人員有抵觸心理，也是一方面的原因。

2.2 管理制度尚不健全

國(guó)家、高校層面都有資產(chǎn)管理相關(guān)的政策、法規(guī)或制度、辦法，但是缺少具體工作實(shí)施細(xì)則，對(duì)圖書資產(chǎn)管理的指導(dǎo)意義有限。為了充分發(fā)揮圖書館的服務(wù)效用，高校圖書館一般都會(huì)配套相應(yīng)的借閱管理制度、破損賠償制度等。這些制度能夠保證圖書館在借閱流通層面的有效運(yùn)行，但無(wú)法指導(dǎo)圖書本身這項(xiàng)資產(chǎn)的管理工作。從固定資產(chǎn)管理的角度管理圖書，應(yīng)按相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)建章立制。如果圖書管理制度限于借閱流通、遺失賠償?shù)龋瑢o(wú)法實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的周期管理。圖書資料的資產(chǎn)屬性決定了它也將不可避免地經(jīng)歷采購(gòu)入賬、分類管理、折舊報(bào)廢等環(huán)節(jié)，配套的管理制度不可或缺。

2.3 責(zé)任義務(wù)不夠清晰

高校在設(shè)置機(jī)構(gòu)和劃分職能時(shí)對(duì)責(zé)任義務(wù)的界定不夠清晰。圖書館的主要職能是為教學(xué)、科研等保障信息來(lái)源，對(duì)防止資產(chǎn)流失、資產(chǎn)保值增值的資產(chǎn)管理責(zé)任意識(shí)基本沒(méi)有，領(lǐng)導(dǎo)、員工的資產(chǎn)管理認(rèn)識(shí)水平未達(dá)到應(yīng)有的高度。高校資產(chǎn)管理部門對(duì)圖書資產(chǎn)管理的監(jiān)管義務(wù)也被淡化，甚至完全游離于此項(xiàng)工作之外。責(zé)任劃分不清，問(wèn)責(zé)機(jī)制更加無(wú)從談起。此外，干部輪換實(shí)行離任審計(jì)中，沒(méi)有將圖書資產(chǎn)管理列入審計(jì)內(nèi)容，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)干部更加缺乏管理意識(shí)。

3 圖書資產(chǎn)管理問(wèn)題的對(duì)策

3.1 健全資產(chǎn)清查等管理制度

為逐步實(shí)現(xiàn)圖書資產(chǎn)的賬實(shí)相符，圖書館必須補(bǔ)充完善采購(gòu)登記、定期清查等制度，使圖書資產(chǎn)管理成為圖書館的一項(xiàng)常態(tài)化工作。規(guī)章制度重新完善的過(guò)程中要注意其可操作性，確保清查盤點(diǎn)工作系統(tǒng)化、規(guī)范化。資產(chǎn)清查之所以成為一項(xiàng)繁瑣的工作，部分原因是因?yàn)榍宀榈闹芷谝话爿^長(zhǎng)。如果實(shí)行圖書定期清查，勢(shì)必倒推一個(gè)清查周期內(nèi)的各項(xiàng)管理工作規(guī)范開展。圖書的清查不同于一般設(shè)備的清查，由于其流動(dòng)性大的特點(diǎn)，清查工作很難畢其功于一役，可以將這項(xiàng)工作合理分解、分階段推進(jìn)。

3.2 強(qiáng)化抑止圖書資產(chǎn)流失手段

通過(guò)提高工作人員的技能水平、加強(qiáng)業(yè)務(wù)績(jī)效考核等，減少圖書在借出環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)的概率。對(duì)長(zhǎng)期占有圖書資源和離退休人員未歸還所借圖書的情況，要在制度上明確處理方式，與資產(chǎn)管理部門和財(cái)務(wù)部門的溝通配合，提高這些行為的成本。現(xiàn)有的損毀或丟失賠償制度要進(jìn)一步完善。對(duì)歸還的圖書進(jìn)行隨機(jī)檢查，如發(fā)現(xiàn)惡意毀壞圖書的行為嚴(yán)肅處理。追償方式建議采用“實(shí)物賠償”的辦法，如果發(fā)生損壞或丟失情況，不能簡(jiǎn)單地利用金錢賠償了事，而是要求設(shè)法歸還相同的圖書。

3.3 合理處置特殊價(jià)值資產(chǎn)

兩類圖書資產(chǎn)要合理處置。（1）實(shí)際價(jià)值低的圖書，包括正常折舊圖書和流通率的圖書，通過(guò)科學(xué)地制定剔舊報(bào)廢制度、明確具體的剔舊報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)等，來(lái)指導(dǎo)圖書資產(chǎn)的折舊、報(bào)廢工作。圖書作為一項(xiàng)資產(chǎn)也是存在生命周期的，如果館內(nèi)圖書在數(shù)量上只增不減，只會(huì)影響寶貴的空間資源發(fā)揮其最大的效用。（2）實(shí)際價(jià)值高的圖書，這類圖書沒(méi)有現(xiàn)成的鑒別標(biāo)準(zhǔn)。圖書館可以在清查盤點(diǎn)工作中初步甄選相關(guān)圖書，成立專項(xiàng)工作小組或聘請(qǐng)專家，對(duì)這類圖書進(jìn)行評(píng)估。認(rèn)定這些圖書確實(shí)具有較高的價(jià)值后，加大對(duì)它們的保護(hù)級(jí)別，實(shí)現(xiàn)保值增值。

3.4 規(guī)范電子文獻(xiàn)管理

電子文獻(xiàn)資源不管是隨書光盤或期刊數(shù)據(jù)庫(kù)（本地鏡像或遠(yuǎn)程訪問(wèn)），似乎都沒(méi)有被當(dāng)作一項(xiàng)資產(chǎn)來(lái)進(jìn)行規(guī)范管理。其實(shí)不論什么形式的電子文獻(xiàn)，都是通過(guò)高校的財(cái)政資金購(gòu)置，長(zhǎng)期或者固定被使用的，實(shí)際是構(gòu)成館內(nèi)資產(chǎn)的重要方面。所以應(yīng)該制定電子文獻(xiàn)資源相關(guān)的資產(chǎn)管理辦法，規(guī)范管理。隨書光盤因其容易遺失損耗、不易確認(rèn)歸還，可以借助學(xué)校信息技術(shù)部門的支持，將光盤內(nèi)容制作成可在網(wǎng)絡(luò)上下載使用的鏡像（注意版權(quán)問(wèn)題，可限制使用范圍）。學(xué)校已經(jīng)比較固定的在用的數(shù)據(jù)庫(kù)可以作為資產(chǎn)入賬，在每個(gè)使用周期的費(fèi)用發(fā)生變化后，及時(shí)進(jìn)行資產(chǎn)價(jià)值的核增核減。

4 結(jié)語(yǔ)

高校圖書資產(chǎn)的管理是高校圖書館和高校國(guó)有資產(chǎn)管理部門工作人員共同面臨的一個(gè)問(wèn)題，需要部門間的協(xié)作溝通，才能發(fā)現(xiàn)管理中存在的漏洞和癥結(jié)所在。只有加大對(duì)圖書固定資產(chǎn)的重視，應(yīng)用資產(chǎn)管理的思維模式，配套科學(xué)合理的管理制度，才能保證圖書資產(chǎn)的完整和安全，并最大限度地發(fā)揮圖書資產(chǎn)的效益。