新形勢下醫院檔案工作的實踐與體會△

王蘇軍，蓋峻梅

（江蘇省中醫院院辦，江蘇 南京 210029）

檔案是人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。醫院檔案則是醫院在醫療、教學、科研、管理等活動中“直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息”，它承載著一個醫院的發展歷史和文化底蘊，是醫院事業發展中必不可少的工作內容之一，醫院檔案的完整齊全及現代化管理水平，對醫院醫療水平、科研教學、科學決策、人文傳承、文化建設等發揮著不可替代的作用。當前我國醫藥衛生體制改革進入關鍵時期，醫療機構特別是大型醫院面臨新的重大機遇與挑戰，醫院要抓住機遇，勇迎挑戰，醫院檔案工作者也要開拓思路，創新工作方法，務求取得實效，把檔案工作做得更加務實、踏實、充實，充分發揮檔案存史鑒今、扎根醫院、服務社會的根本目的［1］。

1 固本強基抓源頭

檔案是醫院財富的重要組成部分，檔案管理的基本要求，就是維護檔案的完整與安全：從數量上，要保證檔案的齊全，不使應該集中保存的檔案殘缺短少；從質量上，也就是從系統性方面，要維護檔案的有機聯系，不能人為地割裂分散，或者零亂堆砌。應切實維護檔案的安全，力求檔案本身不受損壞，并使其不失密。我院是建國后首批成立的省級中醫醫院，是在周恩來總理的親自關心下成立的，當時因各種原因，建院初期檔案不完整，很難看出醫院成立之初的情況。2012年，我院創新思路，加強檔案工作宣傳，提高全院人員檔案意識，發動全院職工，甚至設法找尋建院初期老領導、老專家的子女，廣泛征集與醫院有關的各種資料、檔案線索，收集到一批建院之初周恩來總理、郭沫若先生和時任江蘇省人民政府主席的譚震林將軍等對首任院長的任命書等史料，具有十分珍貴的價值，成為我院院史館的鎮館之寶。針對各部門長期對檔案工作不了解、聽之任之的現象，通過部門負責人指定一名熟悉部門工作、有責任心、熱心奉獻的同志，完善醫院檔案管理員網絡，并對其進行培訓，共同探討各部門應該歸檔的范圍。尤其對有些部門形成的大量的珍貴照片、影像資料，催促其歸檔管理，在檔案的歸檔率、完整性等方面有了較大提高，使醫院檔案基礎工作得到有效提升。針對部分單位或部門檔案工作仍有松懈的問題，落實目標管理責任制，以目標為抓手，層層施加壓力，促進檔案工作的進步與規范。

2 強化信息增效率

近年來，我院前瞻性地提出建設智慧醫院的目標，并加大投入力度，大力提升醫院信息化水平，在智慧醫療、虛擬網絡醫院建設、豐富多樣化服務等方面走在同行前列。檔案工作也借此東風，加強現代化水平和信息化程度，適應信息時代和大數據時代的基本要求，在檔案信息管理、實體管理等方面，有效提高了管理工作的效率和質量，提升檔案管理工作的現代化和信息化水平。利用計算機網絡技術進行檔案管理工作，加快了檔案信息的收集、記錄、查找、修改、傳送等具體工作，從而使檔案管理工作的整體質量都得到大幅的提升［2］。

隨著信息化技術的發展，檔案信息數字化必然是今后檔案工作發展的趨勢，要制定計劃，有條不紊地推進檔案數字化工作，實現檔案“存量數字化、增量電子化”，也就是對已有傳統檔案信息資源進行逐步數字化，新形成的檔案信息實現電子化，積極推進數字檔案室建設，著力提升檔案信息化應用層次。

3 精編細研重開發

檔案編研是檔案開發利用的重要途徑，是檔案工作者根據室藏檔案和社會需求，在研究檔案內容的基礎上，對檔案信息的再加工，既可形成參考資料、文件匯編，也可參與編史修志、撰寫論文專著等形式多樣的編研成果。在檔案編研時，要熟悉室藏檔案，深入掌握內容，充分發掘價值。選題是檔案編研的第一步，也是編研成功與否的關鍵。在選題上一定要注重實用，針對需求，也要堅持創意，堅持正確的政治導向和價值取向，圍繞醫院中心工作開展編研。只有貼近需求，才能有效地為醫院發展服務，為醫務人員服務。編研成果突出醫院特色，體現獨特性、新穎性，要反映出醫院發展成就和中醫院獨特文化底蘊和價值特色。一般情況下，要盡量避免選題過大的做法，應堅持以編為主、以研為輔的原則，在選題的創新上作一些探索。

要注意克服檔案編研工作中存在的只“匯”不“編”或只“編”不“研”的現象，編研成果既要表達出編研目的和價值，也要體現出檔案文件及事件之間的歷史聯系，只有深入研究和挖掘相關史料，了解檔案史料背后的故事，進而將這些研究材料結合現實所需進行編研，從而實現編中有研、研中有編的理想狀態。

4 主動作為樹形象

檔案部門要堅持把服務發展、服務職工作為工作的著力點和落腳點，以需求為導向，以服務為抓手，轉變思想，主動作為，在改進服務態度的同時，創新各種載體，豐富服務方式，提升服務水平，滿足不同需求。

檔案工作者要緊跟時代步伐，充分發揮主觀能動性，發揮引領和主導作用，基于社交媒體的技術優勢，結合檔案服務創新需求，破解人們對檔案工作固有的“養在深閨人未識”之惑，架設起檔案保管與利用、檔案管理者與檔案利用者之間的橋梁，充分利用微信、微博、APP、OA網等新式平臺，結合社會熱點或醫院重大事件，根據主題將最新的檔案資訊、館藏信息、編研產品等進行公布，職工可以自由選擇瀏覽并評論轉發，提出個性化的意見和建議。檔案信息資源在滿足醫院發展與職工需求的同時，向多樣化、個性化的服務轉變，更加關注職工個體的不同需要，實現檔案信息雙向交流，甚至主動創造話題，推送出大家喜聞樂見的信息，激發職工參與興趣，培養職工檔案意識，把醫院檔案服務從單一的靜態服務發展為多維立體的、線上線下的動態多媒體檔案信息平臺，實現服務方式多樣化。如2016年我院連續16年門急診人次在全省排名第一，在全國大型醫院中排名第10，以此為主題，以圖文并茂的方式展示醫院發展成就，提高職工自豪感，增強凝聚力。此外，檔案室還可利用社交媒體的連通性，將相關內容同時發布到不同社交媒體上，使之快速擴散以吸引更多用戶［3］。

檔案管理的最終目的就是使檔案資源得到充分利用，因此，醫院檔案管理人員要樹立服務意識，多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，使醫院珍貴檔案為臨床醫療、教學師承和科學研究工作服務。同時，積極開展多種編研，對檔案信息進行深層次開發和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方面、有實效、內容豐富的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，實現醫院之間信息的橫向聯系和互聯互通，實現檔案信息資源的共享，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。

［1］ 羅 京.對做好檔案編研工作的再認識［J］.北京檔案，2016，32（9）：30-31.

［2］ 周 峰.大數據背景下檔案利用研究與實踐［J］.中國檔案，2016，65（9）：70-71.

［3］ 黃霄羽.檔案館應用社交媒體創新檔案服務理念［J］.檔案與建設，2017，33（2）：4-8.