如何做好事業單位檔案信息資源開發利用工作

孫玲芳

摘 要：要做好事業單位檔案信息資源的開發利用工作，就要掌握檔案信息資源開發利用的手段，使檔案信息資源的開發利用更加具有專業性和針對性，體現檔案信息資源的科學價值和使用價值，滿足人們對檔案資源的需求，實現檔案信息資源的開發利用，是檔案管理必須面對的問題。

關鍵詞：事業單位;檔案信息;開發利用;美術館

檔案信息的開發利用是檔案信息資源工作的重要環節，在檔案管理工作中占據關鍵地位。開發利用檔案信息資源，是適應社會信息化的需要。美術館的檔案信息資源開發利用是改變檔案信息服務方式，通過檔案信息的開發利用，更好地為群眾服務，實現信息資源的有效開發利用。

一、事業單位檔案信息資源開發利用過程中存在的問題

檔案信息的價值在信息時代越來越重要，檔案工作者要努力提高檔案信息的利用價值，充分發揮檔案資源的作用。我國檔案工作雖然起步較早，但隨著檔案信息化的逐漸發展，我國的檔案管理工作與新時期的檔案的開發利用還有較大的差距，主要表現在：

（一）檔案管理缺乏先進的軟硬件，現代化水平較低

美術館的檔案信息管理仍然使用人工操作，檔案信息資源的主要服務方式是提供文獻服務，在查找文獻資料時，需要口頭說明，檔案管理人員才能查詢，按照目錄查找文件，此時如果檔案的目錄編寫水平不高，組卷不合理，不能準確提供文件內容，查找起來非常困難。美術館檔案信息管理還沒有實現信息共享，由于歷史原因，各部門各自為政，檔案信息資源管理十分分散，缺少信息交流和共享的平臺，不利于檔案信息資源的開發利用。部分美術館實現了檔案信息上網，但可利用的信息非常少，更新緩慢[1]。

（二）檔案信息的開發利用方式比較落后

我國部分美術館的檔案利用方式還停留在群眾前來查詢，管理人員尋找檔案的情況，檔案信息資源開發利用的積極主動性不夠，檔案開發利用的意識和宣傳力度不足，也不能適應當今社會的需求，檔案信息作為信息資源的一部分，其重要性越來越顯露出來。

（三）檔案工作隊伍的整體素養需要提升

我國早期培養了一批具有綜合素養和專業素質的檔案管理人員，隨著信息時代知識體系的變化，檔案載體已經轉變為電子化和數字化形式，檔案的收集、管理、利用等的形式都發生了變化，檔案管理者需要利用新的觀念和思維去重新構筑檔案管理體系，從而適應不斷變化的檔案工作，解決檔案的開發利用工作中存在的問題。

二、事業單位檔案信息資源開發利用的對策

（一）實現資源優化配置，加快檔案信息資源開發利用工作

檔案資源的開放是信息共享和開發利用的基礎，完善檔案信息資源布局，實現信息資源合理配置，突破檔案地域限制，利用檔案資源優勢，實現信息資源在一定范圍內的整合和布局，改變美術館檔案信息資源開發利用的無序狀態，實現資源優化配置，為檔案資源的開發利用提供必要的信息資源，實現信息共享，充分利用現代信息技術，構建檔案共享信息網絡平臺[2]。

（二）深入開展檔案信息開發利用服務

檔案信息資源的開發利用要面向社會，結合實際的檔案應用情況，通過信息化、社會化服務的新方式，深入群眾，針對群眾對美術館的需求，開展針對性服務，向公眾展出宣等等，使檔案資料走出檔案館，主動深入群眾，創建檔案信息資源共享平臺并及時更新，向公眾展示美術館檔案中的精美畫作，滿足群眾對美術的需求。在實踐中可以查詢現行的檔案管理制度，提供統一的開發利用平臺，并提供查詢服務，利用館藏資料開設展覽等，積極主動為群眾服務。

（三）融會貫通，貫穿多個學科

新時期的檔案管理更加重視綜合型知識體系，注重多種學科的融會貫通，在開發利用中學習其他學科的研究方法，要實現檔案資源的開發利用，要具備多門學科的知識，在掌握本專業知識的基礎上，運用其他學科的知識解決自己的實際問題。

（四）實施信息服務，利用技術創新推動開發利用

隨著信息技術創新的速度越來越快，信息技術對檔案信息資源的作用也越來越大，檔案管理對信息技術的依賴性越來越大，檔案信息資源的開發利用也要及時更新觀念，確定檔案工作的服務導向，牢固樹立以信息技術為服務導向，大膽改革，適應檔案信息開發利用的要求，制定出切實可行的檔案開發利用計劃，根據公眾對檔案信息資源的需要，有選擇地開展檔案咨詢服務，并向利用者提供相關的指南，可以主動利用現代化的管理設備，采用信息技術檢索手段，來提高服務效率[3]。

（五）完善檔案管理機制，實行檔案資源的合理控制

要提高檔案的開發利用水平，就要從源頭做起，提前對一些重要材料進行收集，統一管理，擴大檔案接收范圍，加強與相關部門的聯系，是館藏檔案更加貼近大眾的需要。建立檔案管理信息網絡，完善電子化和數字化檔案管理機制，在管理機制上加強檔案開發利用的重點項目建設和重大活動籌辦等等，做好建檔的協調和指導，做好檔案收集和管理的服務。完善檔案政策法規，擴大檔案利用和開發的范圍[4]。在檔案的開發利用過程中，要注意貫徹執行檔案法律及相關的法律法規，明確做到確保國家機密，在維護國家利益的基礎上，加快檔案開發進度，建立科學合理的檔案開發利用制度，不斷完善檔案部門制度，利用相關政策與法規，為檔案的開發和利用提供強有力的法律保障，為方案資源的開發利用提供合適的制度環境。

（六）利用現代化信息技術，促進信息網絡開發共享

檔案信息的價值需要通過開發利用才能顯現出來，快速的信息交流可以滿足日益增長的對檔案信息的要求，實現檔案信息資源在全國范圍的終端共享，是信息資源開發領域的發展趨勢。檔案的開發和利用要跟上現代科學信息技術發展，利用先進的軟件設備和技術手段，提高對檔案的存儲與檢索能力，從而提高檔案信息資源開發利用的效率，打破檔案管理的地域性、封閉性的特點，形成一個統一開放的信息系統，達到信息共享的目的。提高檔案利用效率，建立檔案檢索體系。對于存儲于不同部門的檔案信息，可以通過計算機錄入、掃描轉化為電子數字信息，利用計算機和互聯網技術實現檔案信息的自動化管理和傳輸，逐步建立高效率的開發利用檔案資源的多媒體數據庫網絡管理系統，開展檔案計算機檢索網絡，用于傳遞信息開發利用等等，做好檔案工作的宣傳指導工作[5]。建立完善的檢索體系，使檔案檢索更加具有開放性和便利性，建立檢索工具，便于記錄和查找館藏檔案，迅速準確地提高檔案檢索效率，使用多功能的檔案檢索工具，縮短檔案檢索時間，提高檔案信息資源開發利用的效率。在信息時代，美術館相關的檔案信息資源更加高密度化，在網絡環境下，檔案管理和開發工作要以信息化和數字化等作為重點的建設內容，通過互聯網支持檔案信息資源的全面開發利用，凸顯網絡環境下的渠道經營優勢。電子檔案的快速發展有助于檔案的傳輸和開發利用，檔案資源利用手段將更加多元化，在提高檔案服務效率方面具有顯著的作用。

（七）提高檔案編研質量

檔案管理和開發利用工作將大量的信息從靜態轉為動態，由傳統服務轉為綜合信息服務，此時檔案的編研工作將更加重要。要加強檔案編研工作，工作人員就必須參與社會活動，了解群眾的需求，進行有較強針對性和實用價值的編研工作，并且結合美術館的特色和專用性，滿足檔案開發利用的需求。加強檔案資源建設，豐富館藏檔案資源。檔案部門要及時、準確、客觀地豐富檔案館藏，擴大征集和接收檔案的范圍和標準，利用一切可利用客觀真實的檔案，豐富館內檔案信息資源，做好檔案開發利用的基礎，最大限度的滿足檔案開發利用的需求。

（八）強化檔案管理工作的服務職能

檔案和檔案管理的信息化是檔案工作的時代要求，工作者要將檔案向信息化管理發展，就不能僅僅提供檔案檢索服務和維護檔案安全，還要提高開發利用檔案信息的效率，加工館藏檔案，加速檔案數字化建設進行，從而滿足檔案利用者的需求，將檔案館信息資源的利用率作為衡量自身工作成績的重要標準，以開放的心態，加強與其他部門的合作，共同促進檔案信息資源的開發利用[6]。

（九）加強檔案管理和開發利用的宣傳

要促進檔案信息資源的開發利用，就要開展多渠道多形式的檔案利用活動，美術館可以舉辦展覽，組織宣傳，開展檔案信息資源的各種服務宣傳，使人們認識到檔案信息資源的開發利用，擴大檔案開發利用的影響，強化全社會的檔案意識，吸引人們參與到檔案的開發利用中來。在檔案的開發利用過程中，要遵循美術館館內藏品精品化、個性化、專業化的發展趨勢，在繁雜的檔案資源中收集精品，使用戶進入對應業務中，滿足用戶的美術需求。管理層要根據利用者的不同需求，滿足不同人群對于美術的不同需求，實現個性化服務，建立專業性的檔案資源領域和用戶群，在面向用戶提供信息服務過程中發揮美術館的專業技術優勢，促進檔案服務在深度廣度上的發展，鞏固檔案管理與服務效果。

三、結語

信息化背景下，事業單位檔案管理和開發利用的知識體系也在不斷更新變化，要實現事業單位，特別是美術館的進一步發展，就要滿足用戶對信息的需求，將檔案信息的開發利用與信息技術相結合，使用戶在線上就可以實現對美術觀賞的需求。相關工作人員要重視檔案信息資源的開發利用，實現檔案管理的進一步發展。

參考文獻：

[1]楊芳.淺談做好開發利用檔案信息資源的體會[J].河北企業，2017（1）：20-21.

[2]劉玉霞.淺談檔案信息資源的開發利用與整合[J].中國科技投資，2017（24）.

[3]塔娜.事業單位檔案管理信息化建設[J]. 辦公室業務，2016（16）：101.

[4]付艷杰.略論事業單位檔案管理信息化建設的有效推進[J].辦公室業務， 2017（10）：35.

[5]王愛萍.關于如何推進事業單位檔案管理信息化建設的思考[J].黑龍江檔案， 2017（4）.

[6]李立.關于事業單位檔案管理信息化建設的幾點思考[J].卷宗，2017（28）.