試論建筑工程檔案資料管理要點

趙佳

（太原市長風商務區管理中心 山西太原 030000）

引言

在建筑工程施工的過程當中，工程檔案資料是十分重要的一部分，其是建設活動中形成的原始的、具備一定保存價值的基建文件、監理文件、施工文件和竣工圖的統稱。在管理建設工程質量、總體造價和建設工期的同時，作為建筑工程項目管理的重要組成部分，其關鍵作用也得到了越來越多人的關注。因此，實現對建筑工程檔案資料規范化、程序化、合理化的同步管理是十分重要的，也是做好建筑工程項目管理工作的基礎和關鍵。

1 建筑工程檔案管理的重要意義

1.1 建筑工程資料建筑工程的真實記錄

工程內部的資料是貫穿施工整個過程的真實記錄，工程施工過程的每一步都會對內業資料產生重要的影響，因此，必須要收集起來才能全面的了解工程的進程。建筑工程施工的過程中需要做的工作有很多，所以，必須要掌握更多的內業資料。只有根據這些材料并與工程現場進行比較，才可以更好的了解施工隊伍的具體流程。在工程竣工之后，必須要進行驗收工作，同時，真實有效的進行記錄。除了對相關的數據進行記錄之外，還可以通過照片和錄像等影響資料來反應工程的進度。

1.2 工程檔案資料為工程信息的查詢提供相應的依據

工程檔案資料為工程信息的查詢提供了重要的參考依據，通過查找工程檔案資料，項目負責人可以做到有據可依，而不僅僅是憑借記憶來控制整個工程。

1.3 工程檔案資料可以成為將來的工程施工起到借鑒的作用

建筑工程檔案資料可以對過去工程中采用的技術和采取的措施以及反饋信息等進行記錄，這就為以后的工程施工提供了很多的借鑒和參考。比如，工程資料當中的“竣工報告”和“施工小結”等總結的部分，會提供有關的工程數據資料信息和其中的優點、缺陷等等，借鑒和學習這些檔案資料可以為以后的工程管理工作提供很多的依據和信息，進而大大提高施工的效率和質量。

2 建筑檔案管理過程中出現的問題

2.1 施工管理原件不全

就目前而言，在建筑工程施工的過程當中，設計和監理單位有時候下發的施工管理文件為復印件，沒有原件，這就不符合工程檔案管理質量的需要。

2.2 工程質量驗收時沒有可以參考的書面材料

在進行建筑工程施工的過程中，為了有效提高工程的質量，必須要在完成一些質量控制點的施工之后，進行適當的質量驗收，但是，很多時候為了追趕進度往往忽視了現場驗收工作，也未按照相關的規定進行書面簽字儀式，未形成相關的書面材料，這是不符合工程檔案管理工作要求的。

2.3 未按照相關要求對竣工文件進行編制

在工程竣工文件編制工作開展的過程中，因為未按照相關的要求進行分類成冊，或者成冊也存在很多沒有目錄以及目錄不準確的問題，甚至有一些工程通過代用圖進行組卷，這就造成了竣工文件中圖紙存在大量的缺失問題。

2.4 施工驗收原始簽證資料格式不符合要求

在工程開展工作之前，未對原始施工驗收簽證資料的內容和格式進行明確、統一的約定，而是在施工進行的過程當中不斷的增添和更換相關的內容和種類，這就使得不同資料在格式上不夠規范、統一，給裝訂組卷工作增加了一定的難度。

2.5 原始資料書存在問題

在書寫工程施工過程的原始資料的時候，有很多字跡潦草、不規范、錯別字等問題，對于修改過的地方也未蓋章和簽字，這就大大增加了工程檔案管理工作的難度。

2.6 沒有形成統一的管理模式

目前，就工程檔案的管理工作而言，其方式方法是多種多樣的，部分管理較好的單位成立了工程檔案室，通過專門的檔案管理人員來管理檔案資料，但是，很多單位由于存在其他部門或者文書代管或兼管的情況，造成檔案材料不齊全、不完整的情況頻發出現。

2.7 缺乏復合型檔案管理人員

基層單位的檔案管理人員專業素質整體偏低，既缺乏專業的檔案管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，難以符合檔案管理工作的需要。

3 建筑工程檔案資料有效管理的具體措施

3.1 建立健全建筑工程檔案相關的管理制度

建立健全相關的建筑工程檔案資料管理制度，是檔案資料有效管理的基礎和關鍵，建筑單位在建筑項目成立的初步階段就應當嚴格按照國家的相關規定，建立起相關的管理制度，同時，制定統一、規范的檔案資料管理模式。還需要對建筑施工人員、建筑管理人員等等相關工作人員的在檔案資料管理中的責任進行明確的劃分，確保檔案資料的真實性和有效性，為建筑單位的合法權益提供有力的保障。

3.2 強化檔案資料管理人員的培訓和學習

檔案資料管理人員是整個建筑工程檔案資料管理工作的核心和關鍵，強化對檔案資料管理人員的培訓和學習工作，可以為工程檔案管理的質量提供保障，也可以大大提升檔案管理人員的專業素質和職業素養。作為建筑單位必須要積極開展有關的會議，或者聘用專業人員對員工開展培訓工作，從整體上提高管理人員的素質和水平。同時，努力提升檔案資料管理人員對建筑工程方面的知識水平，為案資料管理中能夠真實的將檔案歸檔提供便利條件。

3.3 通過現代化技術統計檔案信息

隨著計算機技術和互聯網技術的不斷進步和發展，建筑工程單位必須要積極利用好這些先進技術，做好對建筑檔案資料的統計管理工作，可以構建一個記錄檔案信息的系統，對建筑工程中各個環節的真實情況進行記錄，進一步提高建筑工程檔案資料的完整性，使其能夠在建筑工程檔案資料管理過程中充分的發揮自身的作用。

3.4 確保竣工驗收檔案資料的質量，保證其能夠發揮憑證作用

在建筑工程竣工驗收時，建筑單位的檔案管理人員應該同工程項目管理人員，按照相關規定對建筑工程中的所有文件進行全面審核檢查，務必保證竣工材料的真實性和完備性，全面符合檔案歸檔的要求。并且應該積極嚴格的貫徹相關規定，將竣工檔案驗收作為整個工程驗收的關鍵環節，保證工程建筑檔案資料的完整準確。

3.5 強化施工管理工作以及檔案材料編制工作

根據相關的標準對工程檔案材料進行編制，是施工單位最為基本的業務需要。一個施工隊伍如果不會編制工程內業材料，那就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，重點在于編制形成過程。作為施工單位必須要對自身的職責進行明確，并且，強化對施工技術人員編制檔案材料能力的培訓和學習，努力提升編制工程檔案材料的能力和水平。作為開發公司要強化對施工的監督和管理，及時對工程檔案材料的編制情況進行檢查，根據相關的標準制作檔案材料，為以后的工作提供重要的參考依據。

4 結束語

綜上，作為建筑施工單位要提高對工程檔案資料管理的重視程度，嚴格有效的進行控制管理。只有認真貫徹和落實檔案資料的管理工作，才可以大大的提高施工的整體質量和水平，進而提高企業在市場當中的競爭力，維護好企業在市場當中的良好形象。

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