事業單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施

張向陽

摘 要：在事業單位改革工作進行的過程中，各個崗位上工作人員的工作重心其實也逐漸發生一定變化，因此事業單位檔案管理領域中逐漸涌現出來更多的問題，針對檔案管理工作進行調整之后，就容易在任務交接的過程中出現一些問題，從而也就會對整個檔案管理工作流程造成一定影響。筆者依據實際工作經驗及相關文獻資料的記載，詳細針對事業單位檔案管理領域中存在的問題進行分析，并提出一些應對措施，希望可以在日后相關工作人員對這個問題進行分析的過程中，起到一定借鑒性作用。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;問題;解決措施;分析

一、事業單位檔案管理工作的研究背景

事業單位檔案管理工作起到的作用十分重要，會直接對事業單位的運行安全性及穩定性造成一定影響。檔案是一種具備非常大價值的社會資源，因此逐漸得到我國人民群眾的重視，實際工作的過程中，只有在領導者予以檔案管理工作充分重視的背景之下，其他各個崗位上工作才會去了解檔案管理的重要性。針對事業單位檔案管理領域中存在的問題，提出一些應對措施，以便于可以對事業單位檔案管理工作的順利開展做出一定保證，最終也就可以在我國社會經濟發展進程向前推進的過程中，做出一定貢獻。

二、事業單位檔案信息化管理的特征

（一）現實性強

事業單位人事檔案其實是將職工的各種類型資料明確記錄下來，這些資料當中記錄下來的內容其實是十分真實的。其中主要包含的是職工的學習經歷、入黨情況以及獎懲情況。這些資料對于事業單位來說其實是十分重要的，事業單位可以通過檔案可以各個崗位上工作人員的情況形成清晰的認識，將其當成是人事調動的具體依據，依據資料以及各個崗位上工作人員的表現，才能夠做出較為明確的決定。事業單位只有在對在職人員的詳細資料形成清晰的認識之后，才可以對后續崗位選聘及人才選拔等工作的順利開展做出保證。就是因為事業單位人事檔案本身具備比較強的真實性，才可以在各項選拔及聘用工作進行的過程中作為依據。

（二）檔案儲存環境的安全性比較強

現階段事業單位中各個崗位上工作人員的檔案一般都是用紙面形式記載下來的，并且是在電子網絡平臺當中錄入，以這兩種類型的方式來進行保存和管理。既可以規避某些信息被篡改，還可以預防紙質檔案易損壞問題帶來的影響。現階段，信息化采集等模式基本上讓檔案信息管理的方式發生了根本的變化，還可以將電子方式儲存下來的信息打印出來，當成是紙質檔案保存起來，上雙保險。為了能夠完全克服紙質檔案易損壞這一特征，電子檔案信息實際上是可以儲存在電子移動磁盤當中，這種電子檔案本身占據的空間比較小，也不容易遭受到影響，并且還不會對儲存環境提出太高的要求。除去上文中所說的問題之外，對事業單位檔案管理人員提出的要求比較低，從而也就可以對事業單位檔案管理效率及效果做出一定保證，最終在我國事業單位發展進程向前推進的過程中，做出一定貢獻。

三、事業單位檔案管理的重要性

檔案管理其實是各個機關事業單位的基礎性工作，在這里提及到的檔案管理實際上就是對單位實際運行過程中產生的各種類型的信息進行分類整理，以此為基礎將單位活動的記錄儲存下來，并提供相應的查詢服務。檔案管理工作依據單位性質的不同，可以將其劃分為政府部門檔案管理以及事業單位檔案管理幾種。因為檔案管理起到的作用十分重要，我國明確推行相應的法律法規對檔案管理做出明確的規定。機關檔案工作是機關工作的重要構成成分，可以為提升機關工作效率及水平奠定堅實的基礎，也是保持機關歷史真實面貌的一項重要工作。

檔案管理之所以比較重要，是因為檔案管理是記錄使單位活動的歷史資料及證據，在我國事業單位管理逐漸向著制度化和規范化方向轉變的過程中，單位日常工作的過程中，都是需要將各項活動的實際情況明確地記錄下來，將其當成是日后開展管理工作的依據。二十一世紀其實是一個信息時代，現階段我國已經逐漸進入到大數據師弟啊當中，在我國社會不斷發展的過程中，數據逐漸演變為一種十分重要的資源，檔案管理則是會提供一定數據支持。所以事業單位檔案管理水平假如比較高，能夠在單位管理工作進行的過程中提供相應的數據，促使我國范圍內各個事業單位逐漸走上一條穩定發展道路上。

四、現階段我國事業單位檔案管理存在的問題

（一）事業單位檔案管理體系規范性不強

目前某些事業單位檔案管理秩序的混亂性比較強，欠缺規范化的管理制度，檔案管理工作的效率不高，日常工作內容不是十分明確，甚至都沒有編制統一的存檔制度，因為檔案管理制度當中存在一定缺陷，因此會導致很多優質資料丟失，從而也就會在我國范圍內各個事業單位實際運行的過程中造成一定負面影響，事業單位信息管理和檔案管理之間的配合不是很好，檔案和信息之間的統一性難以得到保證，因此也就會對檔案的完整性造成一定影響，自然也就會在我國事業單位發展的過程中造成一定負面影響。

（二）事業單位檔案管理信息化水平較低

依據相關統計工作得到的結果可以得知的是，現階段我國已經建成的信息檔案數據庫數量大致上是四千個，信息檔案數據庫的管理水平也比較高，但是其中的缺陷是內容不是十分豐富，出現重復性問題的幾率比較高，換一種說法就是信息化資源的質量仍然有待提升。并且已經開放的綜合檔案資料不足總量的25%，數量非常少。所以信息化檔案管理水平較低，仍然有很大的發展空間。與此同時，信息化檔案管理工作進行的過程中，需要將計算機技術作為技術基礎。檢索效率和計算機檢索技術水平之間的關系十分密切。但是現階段我國范圍內大部分事業單位雖然說已經引進了檔案管理信息化模式，但是檔案管理人員實際工作的過程中，仍然會沿用傳統型手工管理模式，難以在實際工作的過程中熟練的應用信息技術，在此背景之下，計算機檢索技術的作用難以在檔案管理領域中充分發揮出來。

（三）離職人員沒有得到科學合理的安排

事業單位檔案管理工作進行的過程中出現工作人員離職問題之后，因為檔案管理離職人員并沒有得到科學合理的安排，因此會出現崗位空缺這種問題，會對事業單位的運行穩定性及安全性造成一定影響，甚至還會導致事業單位蒙受不必要的損失，某些檔案管理人員實際工作的過程中，并沒有切實履行自身的各項職責，僅僅是為了應付差事而已，在此背景下檔案管理工作的作用自然沒有辦法順利發揮出來。

五、問題應對措施

（一）提升事業單位檔案管理工作的使用率

深化事業單位檔案管理領域中的改革工作，彌補傳統型檔案管理模式中的缺陷，并在現有的基礎上進行創新，成立獨立的事業單位檔案管理科室，派遣專業的檔案管理人員完成管理工作，與此同時，實現檔案管理工作的集中化，為了規避檔案分散這一問題熬成的影響，對事業單位檔案管理工作的效率做出保證。積極開展檔案管理信息化建設工作，科學合理的在檔案管理領域中使用較為先進的科學技術，切實提升事業單位檔案管理的開發利用水平，予以事業單位檔案管理工作充分地重視，以便于能夠讓檔案管理工作可以更好的為事業單位提供服務，促使我國范圍內各個事業單位逐漸走上一條穩定發展道路上。

（二）構建較為完善的事業單位檔案管理制度

事業單位在我國社會主義建設工作進行的過程中做出了突出的貢獻，科學合理地完成檔案管理工作，可以推動事業單位走上穩定發展道路上。所以日后事業單位檔案管理工作進行的過程中，需要構建完善的檔案管理制度，切實依據我國檔案管理法規中提出的要求，并聯系各個事業單位的檔案管理制度，切實的對事業單位檔案管理人員的各項操作進行限制，爭取可以做到依法管理，依據各項規章制度中提出的要求辦理各項事務。以免檔案管理人員實際工作的過程中出現違規操作，以此為基礎自然可以對事業單位檔案及信息的安全性及真實性做出一定保證。

（三）妥善開展離職人員交班工作

事業單位檔案管理離職人員交接工作應當妥善完成，編制較為完善的交接班制度，及時對離職問題進行處理。在檔案管理人員離職之后，立即安排相應的交接工作，找尋合適的人員及時補充離職人員的崗位，對事業單位檔案管理工作的順利開展做出保證。并且還應當和離職人員之間保持聯系，以免在實際工作的過程中出現問題之后難以及時地解決問題，對事業單位的運行安全性及穩定性造成影響。除去上文中所說的問題之外，各個事業單位實際運行的過程中，還應當定期地對檔案的保存情況進行檢查，才可以及時將問題找尋出來，并使用適應性比較強的措施解決問題，妥善完成檔案管理工作，在事業單位日后開展人員調度等工作的過程中提供真實的依據，從而也就可以對事業單位各項決策的精準性做出保證，推動事業單位走上一條穩定發展道路上。

六、結語

依據上文中的敘述可以了解到的是，在嶄新的形勢之下，事業單位管理部門應當充分重視檔案管理工作。定期組織一定數量工作人員參與到培訓當中，逐漸將各個管理人員的工作態度糾正，切實提升管理人員的綜合素質水平，并且逐漸彌補現行檔案管理工作制度當中的缺陷，將離崗工作人員的任務及時的交接，以此為基礎對事業單位檔案管理工作的順利開展做出保證，推動事業單位逐漸走上一條穩定發展道路上，最終也就可以在我國社會經濟發展進程向前推進的過程中，做出一定貢獻。

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