“互聯網+”時代背景下大學文書檔案管理工作探析*

金明輝

(佳木斯大學 辦公室，黑龍江 佳木斯 154007)

檔案是一所大學發展歷程的全面記錄，是大學歷史文化與精神文明的積淀、傳承和延續，它既是極為寶貴的歷史與文化資源，又是學校發展建設中不可缺少的信息資源。文書檔案作為檔案體系的重要組成部分，對大學育人、教學、科研和管理等工作的發展具有重要的促進作用。圍繞“互聯網+”這一時代背景，客觀評價現階段大學文書檔案管理工作的現狀，積極探索今后發展的方向，不僅能夠提升大學文書檔案管理工作水平，更有助于促進學校事業的可持續發展。

一、大學文書檔案在“互聯網+”時代背景下的作用日益凸顯

“互聯網+”代表著一種新的經濟社會發展形態，是創新2.0下的互聯網發展的新業態，它是在知識社會創新2.0推動下的互聯網形態演進及催生的。大學文書檔案是指高校在教學育人、文化建設、日常管理、科學研究、服務社會等活動中所產生的，由原有通用文書轉化而來的那一部分檔案，國家檔案局令(第8號)對文書檔案的歸檔范圍和保管期限等方面都進行了明確規定。“互聯網+”對大學文書檔案管理工作影響巨大，使得大學文書檔案在新時代背景下的功能和作用日趨明顯突出。

(一)文書檔案具備查詢研究的功能和作用。大學的文書檔案是伴隨著學校的誕生而產生，伴隨學校的發展而豐富起來的，是學校發展歷程的原始記錄。隨著時間推移和歷史變遷，要想了解和研究學校特定時期的某項工作只能通過查閱和調取文書檔案進行尋求。因此，文書檔案在學校里承擔著快速調取資料、便捷查閱信息的重任。

(二)文書檔案具備原始憑證的功能和作用。國家檔案局令(第8號)明確規定：凡屬機關歸檔范圍的文件材料，必須按有關規定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統一管理，任何人不得據為己有或拒絕歸檔。這就為文書檔案發揮原始憑證功能和作用提供了法規依據，使大學文書檔案管理工作進一步實現了規范化和制度化。大學的文檔資料詳細、全面的記載著學校的發展歷程，是學校各階段歷史變遷的客觀體現，是學校發展歷史的見證者，具有較強的可靠性與真實性。

(三)文書檔案具備促進事業健康發展的功能和作用。在“互聯網+”的時代背景下，高校教學育人、日常管理、科學研究和社會服務等方面所取得的成果都記錄在文書檔案中，使文書檔案具備了回顧過去、指導現在、規劃美好未來的特殊功能，對學校的發展和規劃具有重要的參考研究價值，對推動學校各項事業的發展具有無可替代的作用。

二、“互聯網+”時代背景下大學文書檔案管理工作中面臨的主要問題

檔案作為大學精神傳承與歷史文化積淀的載體，在學校中發揮著重要作用，檔案的建設和管理在高校中是一項復雜的系統性工程。特別是文書檔案的丟失和損毀，將給學校帶來無法挽回的重大損失。現階段，有些大學在檔案建設和管理中隨意、隨行，缺少規范的管理制度和完善的管理體系，由于管理不當和工作不規范造成重要資料缺失、損毀的問題時有發生。此外，很多大學對檔案工作投入不夠，導致先進的設備無法配備，硬件設施陳舊老化。這些突出問題嚴重阻礙了文書檔案的信息化建設工作，使得這些學校的檔案管理工作蝸步難移。在“互聯網+”背景下，大學文書檔案管理工作除受以上因素影響外，更大的影響還在于檔案管理人員自身的問題與不足。

(一)對文書檔案管理工作思想認識不到位。思想認識的誤區是形成問題的根本原因，很多高校的師生對文書檔案管理工作比較陌生，只是略微聽說過歸納、轉交、存檔等工作，對文書檔案管理工作缺乏全面、深入和正確的認識，忽視了這項工作的系統性、完整性和重要性。據了解，很多大學都未將檔案管理工作納入學校的重點工作范圍，導致學校領導者認為檔案管理部門是“冷門”機構，無法為學校創收經濟效益，只要不出太大漏洞和問題就可以了，無需投入太多的人力、物力、財力。在這種錯誤思想觀念的影響下，產生了一系列的不良反應，比如，檔案管理人員晉職困難、薪資待遇水平低下，工作積極性不足；硬件投入和新技術引進力度不夠等。這些實際問題必然影響到“互聯網+”時代背景下文書檔案管理平臺的建設和優化以及管理工作的質量和效率。

(二)文書檔案信息資源利用率低下。很多大學的檔案管理機構在傳統工作模式和環境的影響下，文檔資料都大多被嚴密的保存起來的，管理人員只能做到“藏好”歸檔資料，卻很少與外界開展業務交流與互動，這種因循守舊、重藏輕用的思想觀念長期得不到改變，使文書檔案管理很難做到“管好”和“用好”。更為嚴重的是，在當前“互聯網+”時代背景下，很多高校文書檔案管理工作人員的創新意識淡薄，對瞬息萬變的經濟社會發展新形態尚未完全適應，只習慣于接受和享受信息化時代所帶來的日常生活的便捷服務，卻很少思考和探索文書檔案管理工作與信息技術的深度融合，從而導致文書檔案資源利用率低下，使文書檔案的利用價值被淹沒。因此，在“互聯網+”背景下，作為檔案管理人員應充分考慮的是要如何利用信息技術，為學校文書檔案的規范管理和有效利用創造條件，如何為文書檔案資料保存與利用搭建更好的平臺，為使用者提供豐富的信息資源和便捷的服務。

(三)文書檔案管理人員綜合素質不高，專業人才缺乏。由于思想認識缺失和重視程度不夠，使大學在人才引進方面很少考慮引進高學歷、高層次的檔案管理人才，真正的專業人才很少，既精通檔案業務又掌握網絡信息技術的人才更是寥寥無幾。檔案管理人員大多是由行政人員轉崗或大齡員工分流而來，缺乏專業知識和工作積極性，對“互聯網+”和信息化發展趨勢的認識不明確，無法精準把握文書檔案工作的建設方向和發展趨勢。同時，高校文書檔案管理部門缺乏充足的經費保障，文書檔案從業人員無法參加必要的專業學習和技能培訓，使他們在文書檔案管理領域的相關知識知之甚少。這些因素直接導致很多高校文書檔案管理面臨著從業人員業務能力低下、管理經驗不夠、互聯網思維缺乏的問題。隨著互聯網信息技術與檔案管理工作的深入融合，大學文書檔案管理的數據化、信息化和共享化已大勢所趨，這樣的發展趨勢就要求從業者具備更強的綜合素質，理念陳舊、專業性差以及缺乏學習培訓等已成為影響大學文書檔案管理工作的主要因素。

三、“互聯網+”背景下提高大學文書檔案管理工作水平的有效措施

伴隨著我國高等教育事業的快速發展和網絡信息化技術的廣泛普及，高校運用現代互聯網思維、借助網絡信息化技術，努力實現文書檔案管理工作的創新發展已成為當前大學文書檔案管理工作的必然趨勢。

(一)轉變思想認識，重視和支持文書檔案管理工作。文書檔案是大學發展建設中各項工作的客觀記錄和歷史見證，通過對一所大學文書檔案的查閱和研究，就可以清晰了解這所大學的發展歷程、辦學理念、文化內涵和發展精神等信息，文書檔案中那些珍貴的原始資料讓廣大師生產生了對學校的認同感和歸屬感。高校文書檔案管理人員要通過多種方式積極宣傳這項工作的重要性，努力轉變領導者對文書檔案管理工作的思想認識，讓領導認識到這項工作并非“可有可無”而是“至關重要”。與此同時，要加強對文書檔案建設和管理工作的組織和管理，學校要積極樹立開放共享的合作意識，組建領導機構和協調機制，統籌協調各相關部門深入推進文書檔案信息資源建設工作，加快搭建文書檔案信息資源共享平臺和信息中心，完善數據庫建設和網絡工程建設，逐步實現學校各部門之間開放性文書檔案資源信息的互訪和利用。

(二)建立文書檔案信息數據庫，推進資料標準化建設，提高文書檔案資源的利用率。就目前高校文書檔案以紙質資料為主體，資料信息化加工處理相對滯后的現狀，實施文書檔案信息化、數字化和網絡化的加工處理，建立起高質量的文書檔案信息數據庫，是“互聯網+”時代背景下提升高校文書檔案信息化管理水平和開發利用的重要策略。各高校可采用傳統載體圖像文字識別技術和自動著錄標引技術等技術手段，大力提高文書檔案中傳統載體資料的數字化水平和數據庫建設效率。高校檔案管理機構要以資料數字化和資源共享化為指引堅持走標準化建設道路，努力建設一支專業過硬、能力突出的檔案管理隊伍，優化硬件設施；對文書檔案各類資料進行統籌分類，在轉交、存檔、分發、借閱等過程中做到規范化管理，真正實現文書檔案的信息化和規范化管理，充分發掘文書檔案中所蘊含的豐富信息資源，努力提高文書檔案的資源利用率。

(三)加強檔案管理從業人員的培訓學習，提升管理隊伍的整體素質。文書檔案管理是一項既專業又復雜的工作，對管理人員的綜合素質提出了很高的要求。在“互聯網+”背景下，檔案專業人才就成了大學文書檔案管理和信息化建設的關鍵，他們是檔案資源與服務對象之間的橋梁和紐帶。現階段，我國高校文書檔案管理隊伍的建設并不理想，普遍存在管理人員業務素質不過硬、工作能力參差不齊、科班出身少、年齡結構老化等問題，對文書檔案的建設工作產生了諸多不利影響。因此，為適應新形勢的要求，高校文書檔案管理人員既要掌握檔案專業及文秘、新媒體等領域的相關知識，又要精通計算機和管理軟件等操作技能。各高校一方面要加強文書檔案管理從業人員的在職培訓力度，有計劃的組織管理人員到高水平專業機構參加學習和培訓，讓管理人員扎實掌握這一領域最新的專業知識。另一方面要積極引導管理人員樹立新媒體意識，提高他們應用多種媒介管理和使用檔案資源的能力，如通過校園網站、OA協同辦公系統、微信公眾號等收集檔案、發布資源、宣傳檔案工作，擴大文書檔案管理工作的影響力。在文書檔案管理隊伍中積極營造學習新知識、新技能的良好氛圍，堅持邊學邊用和以學促用，切實提升管理人員的業務能力和綜合素質。此外，各高校還應積極引進高學歷、高職稱、高技能的專業人才充實到文書檔案管理隊伍中，更好的服務于文書檔案管理和建設工作。

互聯網信息技術對大學文書檔案管理工作起到了至關重要的作用，在“互聯網+”時代背景下，文書檔案管理和利用的規范化、系統化和信息化是評價一所大學辦學水平和管理水平的重要依據。作為高校應該積極轉變思想觀念，重視和支持文書檔案管理工作；建立完善的信息數據庫，提高檔案資源的利用率；加強培訓學習力度，提升從業人員工作能力。讓大學文書檔案管理工作在“互聯網+”時代背景下實現飛躍和發展。