芻議事業單位檔案管理的信息化建設

高鳳

摘要：在大數據、云計算等新興信息技術滲透到生活和工作的每一個角落的今天，事業單位的檔案管理工作也在技術大潮的沖擊下，做出改變和接受著信息化的沖擊。這樣的改變優化了檔案管理工作，提升了事業單位檔案管理的效率，改善了檔案管理方式，是檔案管理突破性的改變。但是任何事物的發展都會存在問題，本文從事業單位檔案管理的特點入手，去探尋提升其信息化建設的策略及意義。

關鍵詞：事業單位檔案管理;信息化建設

一、事業單位檔案管理信息化的突出特點

1、天壤之別的檔案存儲環境

紙質媒介的傳統檔案記載形式，相較于信息化檔案來說，顯得笨重而麻煩。而全新的信息化檔案管理，只需將檔案以摸不到的方式，海量的將信息存儲于方寸之間的硬盤中，占用的空間少之又少，對存貯的環境幾乎沒有什么特殊要求，極大的節省了場地，相較于傳統的紙質檔案不可同日而語。

2、更新換代的使用與查詢優勢

傳統檔案管理存在檔案紙老化、破損，查詢手續復雜等諸多問題，但信息化的檔案管理，卻讓檔案的查詢變得易如反掌，從傳統的滿屋子找檔案，到如今在電腦中輕輕敲入幾個字，按回車鍵即可一目了然的查詢方式，讓人對傳統的檔案查詢方式頓生古老感。

二、信息化檔案管理對于事業單位檔案管理的意義

現代化的技術手段可以有效助力當前我國事業單位檔案管理信息化的推進。檔案管理因為信息化的介入，使得從模式到實體都發生了顛覆性的轉變，改變了以往紙質檔案占用巨大場地，堆積如山的窘境，更不見了檔案紙質破損的無奈。檔案管理的信息化，從對檔案信息的加工，到檔案的匯總和分類，再到存儲、篩選、查詢等方面，都很好的結合外部環境所需要面對的問題，實現了真正意義上的資源共享。這樣的改變實現了工作效率的提升和成本的降低，意義重大。

三、改善事業單位檔案信息化管理的方式方法

檔案管理信息化的優點極為突出，推行檔案管理的全面信息化是大勢所趨，但是如何能更快、更好、更全民的開展好檔案管理的信息化建設，就要多渠道入手，多措并舉的推進，要有科學規劃，并從人員、軟硬件、服務等多方面進行改善提升。

1、提高事業單位檔案管理人員的專業素質

人才是事業成敗的決定性因素，檔案管理工作也不例外。事業單位的中老年人占比較高，文化素質不是很高，計算機操作能力弱。所以要切實提高檔案管理人員的專業素質，要對相關人員做到針對性的工作技能培訓，進行行之有效的計算機培訓，用多種形式對綜合素質進行提升;在思想上要加強引導，讓檔案管理人員認識到檔案信息化的重要性，增強緊迫感和責任感;要建立完善的考核制度，增強鼓勵人才向高素質發展的動力。

2、加強檔案管理的硬件

硬件是檔案管理的核心部件，沒有用于存儲的硬件，檔案管理信息化將是空中樓閣。所以事業單位應該購進性能穩定，不容易被外界影響的硬盤用于存儲。對此，要有資金保障，不可馬虎應付，以此確保檔案管理在存儲與管理上的安全穩定。

3、注重于檔案管理軟件的開發

為提高事業單位檔案信息化的水平和工作效率，就必須要適當的在軟件方面進行跟進。因此，為事業單位檔案管理打造適宜的應用軟件，使其與事業單位的性質及人員屬性進行針對性匹配，能更好的服務于檔案管理工作，也更能體現出軟硬件的合力信息化對檔案管理的超強助力。

4、做好檔案信息化的總體規劃

科學的規劃是事業單位檔案管理工作發展的加速器。事業單位要把握檔案信息化的系統具有的靈活性和可擴展性，制定出合理匹配的總體規劃。要充分把握好事業單位對于人才信息的需要，構建出符合發展要求，滿足管理需要的互聯網管理模式。

5、做一個錦上添花的檔案信息查詢網站

檔案信息管理網站作為事業單位內部檔案部門網上的信息站點，是對于事業單位檔案管理實現信息化的重要補充和必要手段。檔案信息將通過網站的網頁提供給相關人員，讓相關人員足不出戶即可實現對檔案信息的網上查找和咨詢，進行下載及歸檔?？梢哉f，檔案信息網站為檔案信息提供了一個資源共享的平臺。在此需要注意的是，對于檔案信息的管理操作系統，一定要具備良好的升級更新能力，這可以很好的適應檔案在網絡管理上日新月異的變化，不斷適應國內檔案標準的變化，實現檔案管理信息化建設的長足發展;在設備選取上，要選用可靠耐用的市場主流設備，確保檔案信息的穩定、安全。

四、結語

借助計算機技術的提升和網絡平臺的不斷進步，事業單位檔案管理工作取得了長足發展，數字化的檔案管理形式，提高了檔案工作的質量，完善了組織的建設，增強了相關事業單位的科研力量，為相關工作提供了質量保障，在檔案管理上具有劃時代的意義。反之信息化的檔案管理又對社會和科技具有一定程度的推動作用。可以說，二者相互促進相互影響，共同彰顯著時代的進步。為緊隨時代發展，就要將事業單位的檔案管理信息化從內而外的進行深化和改進，把握工作需求，理清面對的問題，進行針對性的預防和解決，做好相關的解決方案，從而讓事業單位檔案管理信息化建設一直在快車道平穩行駛。

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