淺析大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作

張?jiān)吕?/p>

摘要：基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，對(duì)檔案管理工作帶了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案管理工作需要緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，及時(shí)轉(zhuǎn)換檔案管理思維方式，建立起有效的檔案管理體系，使得檔案管理工作能夠充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，取得新的發(fā)展

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;應(yīng)對(duì)策略

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來。我們要強(qiáng)化信息資源的共享與交流功能，充分利用檔案信息的價(jià)值與作用，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)加強(qiáng)檔案管理的管理力度，逐漸建立起有效的檔案管理體系，使得檔案管理工作能夠充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，取得新的發(fā)展，為我國(guó)教育、文化事業(yè)的發(fā)展做出更加積極的貢獻(xiàn)。

當(dāng)今社會(huì)，人們運(yùn)用云計(jì)算、手機(jī)、電腦以及分布在世界各地的傳感器，使得大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)與發(fā)展成為了現(xiàn)實(shí)。在由維克托·邁爾·舍恩伯格和肯尼斯·庫克耶編寫的《大數(shù)據(jù)時(shí)代》中最先提出了“大數(shù)據(jù)”一詞的概念。而所謂的“大數(shù)據(jù)”是指采用全部數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理，而不是簡(jiǎn)單地采用部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行隨機(jī)分析或抽樣調(diào)查。

大數(shù)據(jù)有四大特點(diǎn)，（1）大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)體量非常巨大（2）大數(shù)據(jù)的種類多種多樣（3）大數(shù)據(jù)的處理速度極快，在大數(shù)據(jù)中有“1秒處理”的定律（4）大數(shù)據(jù)的前面幾個(gè)特點(diǎn)發(fā)揮出了它應(yīng)有的優(yōu)勢(shì)，能夠帶來很高、很大的回報(bào)價(jià)值。

傳統(tǒng)的檔案管理方法，一般采用的是文字記載的形式，這種形式非常容易丟失，所保存的檔案數(shù)量也往往受到過多限制。傳統(tǒng)的檔案管理非常不方便，檔案保存的水平比較落后，而在大數(shù)據(jù)背景下，都可以得到極大的提高和改善。

首先，大數(shù)據(jù)提升了檔案保存質(zhì)量

在大數(shù)據(jù)時(shí)代之前，傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)形式進(jìn)行保管，這種保管方式風(fēng)險(xiǎn)比較大，尤其是對(duì)于一些比較重要的檔案，在長(zhǎng)時(shí)間的保存過程中很容易因?yàn)槌睗竦惹闆r造成字跡的模糊或紙質(zhì)老化現(xiàn)象，影響到檔案的查閱。而大數(shù)據(jù)時(shí)代則改為了基于大數(shù)據(jù)平臺(tái)上的云盤、硬盤等儲(chǔ)蓄方式，這些方式有效提升了檔案的保存質(zhì)量，延長(zhǎng)了檔案保存時(shí)間。

其次，提高了檔案管理工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理是依靠人力對(duì)檔案資料進(jìn)行整理和歸納，檔案管理工作將會(huì)變得非常耗時(shí)耗力，在一定程度上增加了檔案管理成本。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案是記載于數(shù)據(jù)平臺(tái)上的，通過信息技術(shù)的應(yīng)用可以高效地處理相關(guān)的信息數(shù)據(jù)，且這樣整理出來的數(shù)據(jù)出錯(cuò)率非常小，大大提高了檔案管理工作效率。

再次，降低了檔案管理成本

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理數(shù)據(jù)量也在不斷地增加。由于檔案需要長(zhǎng)時(shí)間的保存，因此對(duì)于紙張的要求較高，且檔案占用了大量的存放空間，加大了檔案管理成本。通過大數(shù)據(jù)可以對(duì)檔案以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行保存和處理，在節(jié)省存放空間的同時(shí)可以減少檔案紙張的使用，降低了檔案管理成本。

因此，人們完全可以利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理，發(fā)揮大數(shù)據(jù)應(yīng)有的優(yōu)勢(shì)，妥善管理好大數(shù)據(jù)，為人類社會(huì)留存更多的可參考的數(shù)據(jù)資料。

2大數(shù)據(jù)背景下檔案管理面臨的機(jī)遇及挑戰(zhàn)

2.1合理配置檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作也要抓住發(fā)展的機(jī)遇，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，通過大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理，可以有效的提升檔案管理質(zhì)量和水平，優(yōu)化檔案管理制度，降低相檔案管理成本。

2.2隨著時(shí)代的發(fā)展，信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)爆炸式增加，對(duì)檔案管理工作提出了巨大的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)殘缺、泄露、被改寫的情況，加之檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較多，工作量十分龐大，也對(duì)檔案信息的管理人員提出了更高的要求，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠是目前制約檔案管理發(fā)展的主要問題，很多從事檔案管理工作的人員管理理念落后，不能適應(yīng)全新的檔案管理模式。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下需要專業(yè)素養(yǎng)更高的人從事這項(xiàng)工作。

2.3大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下信息存在安全隱患，檔案的安全管理十分重要，但是人們普遍的缺乏信息風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，導(dǎo)致目前的信息存在很大的安全隱患。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案更加透明化，一些黑客很容易侵入檔案管理系統(tǒng)，這就導(dǎo)致信息出現(xiàn)泄露，容易被不法分子利用。檔案管理人員開展工作必須要端正工作態(tài)度，掌握更高的工作技能方法;同時(shí)，還需要對(duì)管理者進(jìn)行定期培訓(xùn)，對(duì)于一些具有管理經(jīng)驗(yàn)的人員來講，要進(jìn)行常態(tài)化教育培訓(xùn)，培養(yǎng)良好的檔案管理意識(shí)，并能夠合理地應(yīng)用技術(shù)手段提升管理的質(zhì)量和效率。

3.大數(shù)據(jù)背景下做好檔案管理工作的對(duì)策

3.1從實(shí)際出發(fā)，制定嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的檔案管理制度，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，將檔案信息以圖片、視頻以及音頻等方式進(jìn)行刻錄存檔，實(shí)現(xiàn)檔案資源的全面性和檔案管理的合理性。優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，控制管理人員的比例，提升管理效率并構(gòu)建管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。同時(shí)，檔案管理人員需要提高對(duì)檔案信息數(shù)字化建設(shè)工作的重視，以實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)資源建設(shè)，不斷擴(kuò)大檔案管理范圍，為數(shù)據(jù)化檔案服務(wù)奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。

3.2基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，檔案管理工作逐漸向多元化發(fā)展，在實(shí)際工作中變得更加開放，檔案服務(wù)工作也將逐漸優(yōu)化成為數(shù)據(jù)服務(wù)，為了更快達(dá)成這一目標(biāo)，檔案工作人員將對(duì)現(xiàn)有檔案信息資源實(shí)施管理與分類，并為更好實(shí)施發(fā)展戰(zhàn)略莫定扎實(shí)基礎(chǔ)，大力構(gòu)建檔案智慧分析庫，為用戶提供精準(zhǔn)的檔案數(shù)據(jù)服務(wù)，從而全面滿足用戶的個(gè)性化數(shù)據(jù)需求。

3.3注重軟件和硬件設(shè)施的建設(shè)，要加大資金的投入，購(gòu)買必要的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備，為檔案管理工作的有序推進(jìn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

結(jié)束語：

綜上所述，大數(shù)據(jù)為檔案管理工作帶來了更多機(jī)遇和挑戰(zhàn)，為了保證檔案管理工作能夠順利實(shí)施，需要及時(shí)轉(zhuǎn)換檔案管理思維方式，加快檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，加大投資力度，加強(qiáng)制度管理和人員培訓(xùn)，使檔案工作在創(chuàng)新中得到更好的發(fā)展。

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