“互聯網+”時代高校檔案館服務創新研究

王雅南

在“互聯網+”時代，隨著傳統產業和服務業等各領域，與互聯網的跨界融合滲透成為常態，出現了各行各業的“互聯網+”行動，如 “互聯網+政務”“互聯網+商務”“互聯網+金融”“互聯網+制造業”“互聯網+服務業”“互聯網+教育”“互聯網+媒體”“互聯網+即時通信”“互聯網+移動服務”“互聯網+直播”“互聯網+外賣服務”“互聯網+共享單車服務”……等等都改變著人們的工作、學習、生活和休閑娛樂方式。互聯網+的“+”，不僅僅是技術上的“+”，也是思維、理念、模式上的“+”，其中以人為本，推動管理與服務模式創新與大眾創業是重要內容。高校檔案館要在“互聯網+”時代的大環境中，抓住機遇，謀求發展，從提高對檔案資源的認識，到檔案館對校內師生，校外公眾的各項服務方式，都必須完成從傳統性到網絡化的拓展，才能與時俱進，科學發展。

一、傳統高校檔案館服務內容與形式

1.檔案宣傳教育服務

通過各種傳統方式宣傳檔案資源和檔案知識。主要有檔案展覽、校史教育、專題講座、案例再現、檔案信息簡報、宣傳單、信函等方式，如通過高校檔案機構給畢業生的公開信，宣傳檔案傳遞方法及流程，讓學生明確檔案去向，以提高利用者和潛在利用者的檔案意識。

2.檔案資源利用服務

高校傳統的檔案利用服務主要有：借閱服務，包括借出服務與閱覽服務、復制、摘錄、拍照、檔案證明、咨詢服務如疑難問題咨詢，學歷確認咨詢等，接受咨詢方式有書信咨詢、電話咨詢、傳真咨詢、口頭咨詢等。這些傳統服務主要是通過檔案總目錄、開放檔案目錄、分類目錄、全引目錄、專題目錄、重要文件目錄、文號目錄、全宗指南、檔案館指南等檢索工具查找，并通過調卷來提供檔案資源的利用服務。

3.檔案信息開發服務

高校檔案機構利用檔案資源，編寫學校組織沿革、學校年鑒、校史、檔案史料、大事記、制度匯編，如檔案館規章制度匯編、學校文件匯編，如校長辦公會會議紀要匯編，學校重大會議概要、職稱文件匯編、學校科研成果簡介、全宗介紹等通用性編研成果，為高校各單位、各部門及師生提供檔案信息資源開發利用。

高校檔案機構開發的檔案資源，在服務學校評估檢查、賬務審計、校園建設、重大活動慶典、展覽陳列、編修史志、學科建設、教師職稱評定、科學研究、教學科研評獎、對外合作交流等方面提供相關的檔案信息服務，發揮了不可替代的作用，彰顯了檔案的獨特價值。

二、“互聯網+”時代高校檔案館服務創新必要性

1.必須打破傳統觀念，改革創新高校檔案服務

進入新時代，高校檔案館傳統的服務內容與形式已經不能適應社會的發展，高校的需求。傳統的檔案宣傳教育服務，必須要借助新媒體擴大檔案的知曉范圍，讓廣大師生乃至社會公眾都認知檔案，自覺地保管移交重要文件資料和高效的利用檔案；高校檔案館沿用了多年的提供檔案閱讀、復制、摘錄、拍照、檔案證明、傳真、咨詢等服務，都是局限于被動狀態；傳統的信息開發，只是停留于編研層次，對公開檔案并未開放信息服務。因此，必須打破傳統觀念，改革創新高校檔案服務。

2.“互聯網+”時代已經到來

2015年3月5日十二屆全國人大三次會議上，李克強總理在政府工作報告中首次提出“互聯網+”行動計劃，2015年7月4日，國務院發布了《國務院關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》，正式吹響了邁向“互聯網+”時代的號角。“互聯網+”是把互聯網的創新成果與經濟社會各領域深度融合，推動技術進步、效率提升和組織變革，提升實體經濟創新力和生產力，形成更廣泛的以互聯網為基礎設施和創新要素的經濟社會發展新形態。互聯網與各領域的融合發展具有廣闊前景和無限潛力，已成為不可阻擋的時代潮流。

三、“互聯網+”高校檔案館服務創新舉措

1. 互聯網+檔案宣傳：提升檔案認知度

高校檔案的利用者大多數是在校師生，也有校友及來自社會的其他人員，如果利用者不了解學校檔案機構，不知道學校有哪些檔案資源，就不能正確、有效地利用檔案解決問題。因此，檔案宣傳，是更好地提供檔案服務的前提。除了以上提到的傳統方式外，更要建設高校檔案網站、檔案館微博、博客、網絡播放屏幕、網絡直播等新媒體，進行檔案宣傳、校史教育、知識普及。要開通網絡專題講座、視頻演講、3D展廳、動畫指南、檔案信息報道、電子檔案目錄、檢索入口等等，利用網絡開展多種形式的檔案宣傳教育，充分發揮檔案的文化教育功能，讓利用者認識檔案資源及其作用、服務內容與程序，從而提高檔案認知度，更好地提供檔案信息資源服務。

2.互聯網+檔案利用：提高服務滿意率

高校檔案利用服務，主要有檔案檢索、借閱、復制、摘錄、拍照、檔案證明、學籍學歷確認、檔案咨詢。其目的都是獲取原件全文或部分數據及信息。這些服務對校內各單位、各部門，可以通過檔案網絡管理系統，實現有權限的全文檢索并獲取電子全文。在校外的利用者，包括在職教師、在校學生、校友，和社會機構及人員，在身份和利用目的確認的情況下，可以通過QQ、Email、微信等網絡傳輸工具傳遞、交流來提供在線咨詢和在線服務。如筆者就用過即時通信QQ，給在外地開會急需文件的領導即時傳送到手機。互聯網+檔案利用極大地提高了檔案服務效率，用戶體驗非常便捷和滿意。

互聯網+學籍學歷認證。從2001年起，我國開始對高等教育學歷證書實行電子注冊制度。中國高等教育學生信息網（學信網），是教育部指定的學歷查詢唯一網站，可查詢國家承認的高等教育學籍學歷信息，在學籍學歷查詢基礎上，還提供便捷的在線驗證服務。如筆者就教過到檔案館利用學籍檔案的校友，使用學信網進行了學歷認證。

3.互聯網+檔案信息開發：提高檔案利用率

高校檔案信息開發與發布。除了傳統的利用檔案資源編制學校組織沿革、學校年鑒、校史、大事記、分類目錄、全宗介紹、檔案館指南等等通用性編研成果外，更要利用互聯網發布成果，公開檔案信息和挖掘散存檔案文件。

檔案信息的開發、挖掘、發布與推送，都要充分利用互聯網的成果：① 利用微信公眾號、檔案館微博、博客、檔案館網站等傳播檔案開發的通用性編研成果，提供更準確的服務；② 通過檔案網絡管理系統與學院OA系統、人事系統、科研系統、教學系統……等等網絡管理系統數據對接，相互推送，開放共享互補有無，及時補充館藏檔案；③ 通過權威網站獲得檔案信息，如通過各級政府網站獲取國家政策和文件，通過教育部網站獲取高校相關政策和文件，豐富館藏信息資源。例如，《國務院關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》國發〔2015〕40號文件，就是筆者從中華人民共和國中央人民政府網站政府信息公開專欄獲取的；④ 通過搜索引擎開發挖掘檔案信息，滿足用戶需求；⑤ 網絡數據庫，如CNKI中國知網，可以為科研檔案的補充、審查認證服務。

4.助力檔案服務的互聯網應用，推進檔案服務信息化、網絡化、智能化、協同化。

上述助力高校檔案館服務的互聯網應用主要有：① 檔案館網站、網絡播放屏幕、博客、網絡直播等新媒體。主要用于檔案宣傳教育，檔案、校史展覽；② 即時通信、電子郵件，網絡直播。如QQ、微信、微薄、Email，主要用于檔案發布、傳遞、在線互動、在線咨詢服務；③ 檔案網絡管理系統、數字檔案館、檔案網絡檢索系統、網絡搜索引擎。主要用于查找和獲取檔案信息資源服務；④ 相關機構官方網站、網絡管理軟件、網絡數據庫。如，學信網、OA系統、人事管理系統、教學管理系統、科研管理系統、財務管理系統等校內網絡管理軟件、萬方數據，主要用于檔案信息資源開發、挖掘和推送服務。高校檔案館要借助國家“互聯網+”行動，助力互聯網+檔案服務，逐漸達到高校檔案服務個性化、人性化、信息化、知識化、網絡化、智能化、協同化。

5 傳統服務與網絡服務長期共存

高等學校檔案，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對師生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案是國家檔案資源的重要組成部分，是高等教育事業科學發展的重要依據，高校應維護和確保檔案的完整、準確和安全。由于檔案的原始性、保密性、憑證性等特殊屬性，檔案的利用和公布要遵守相關規定，要持有合法證明，表明利用檔案目的和范圍并履行相關登記手續后，才可以利用已開放的檔案。因此，高校檔案館在互聯網+檔案服務中，首先要保護檔案信息的安全性，并不是所有檔案服務都可以通過互聯網實現。在網絡傳遞泄漏、泄密、網上身份認證等等威脅網絡安全因素末解決之前，不能盲目濫用互聯網+檔案服務。“互聯+”不會取代傳統檔案服務方式，而會讓其煥發出新的活力。檔案館傳統服務方式與現代互聯網服務應靈活運用、相互補充，綜合服務，長期共存。

（作者單位：四川建筑職業技術學院檔案館）