《歸檔文件整理規則》目錄編制的要求與方法（之四）

鄒杰

《歸檔文件整理規則》（以下簡稱《規則》）中“編目”是指編制歸檔文件目錄。編目是歸檔文件整理工作的重要內容之一，也是其他各種編目工作的起點和基礎，為檔案的保管、鑒定、檢索、統計和編研等工作的開展提供了基本條件。

總體要求

1.能夠準確反映分類和排列方法

歸檔文件目錄編制以系統化工作為前提，以反映全宗內歸檔文件的體系結構和排序為目的，因而，目錄編制應按照分類、排列的結果進行，編制完成的目錄應該能夠準確反映分類體系和排列方法。

2.按照檔號順序編制

《規則》規定，歸檔文件應依據檔號順序編制歸檔文件目錄。

3.逐件編制

按照《規則》規定，編目應以件為單位進行，在歸檔文件目錄中一件只體現為一條目錄。如來文與復文作為一件時，對復文的編目應體現來文內容，以方便文件檢索。

4.體現為紙質目錄和電子目錄兩種形式

在信息化條件下，歸檔文件目錄不僅僅體現為紙質目錄，同時也體現為電子目錄，既方便手工查閱、檔案交接，又方便計算機檢索。

5.數據規范

《規則》推薦由系統生成或使用電子表格編制目錄。使用電子表格或者文字處理軟件進行歸檔文件目錄編制的，項目內容應直接輸入完成，不加入空格、軟回車或硬回車，以免影響數據完整性，給數據檢索帶來麻煩。

目錄項目和著錄要求

1.歸檔文件目錄項目

歸檔文件目錄包括序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數、備注等項目，其中序號、檔號、責任者、題名、日期、頁數為必填項，文號和密級為條件必填項，備注為選填項。

2.著錄要求

（1）序號。序號即歸檔文件順序號。每冊歸檔文件目錄的序號用阿拉伯數字從“1”開始逐條著錄。

（2）檔號。檔號著錄要求參見《歸檔文件整理規則》檔號編制的原則與要求（之三）。

（3）文號。文號即發文的字號，一般由發文機關代字、年度、發文順序號組成。沒有文號的歸檔文件，此欄目空置，不得著錄諸如“會議文件之一”等文件順序號或“情況反映”等刊物名稱。文號中的年度用六角括號“〔〕”括入，不使用方括號“[]”或實心方頭括號“【】”。

（4）責任者。責任者是指制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。著錄責任者項時一般應使用全稱或通用簡稱，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含義不明的簡稱。較為特殊的責任者，著錄方法如下：

一是聯合發文時責任者過多時可適當省略，但應注意：立檔單位是責任者的必須著錄，以體現“以我為主”的歸檔原則；文號所代表的機關必須著錄。

二是個人責任者著錄時應在姓名后著錄職務、職稱或其它職責，并加“（ ）”號。文件所署個人責任者有多種職務時，只著錄與形成文件相應的職務。少數民族個人責任者稱謂應依照該民族的署名習慣著錄。外國責任者，姓名前應著錄各歷史時期易于識別的國名簡稱，其后著錄統一的中文姓氏譯名，必要時著錄姓氏原文和名的縮寫。國別、姓氏原文和名的縮寫均加“（ ）”。如：（美）愛因斯坦 （A.Einstein）。

三是機關內部文件等“白頭文件”常會出現未署責任者的情況，著錄時應盡量根據文件內容、形式等特征加以考證并著錄。

四是會議記錄的責任者應著錄本單位（或有關組織）全稱或通用簡稱。如××局局長辦公會議記錄，其責任者應著錄為“××局”，中共××局黨組會議記錄，其責任者應著錄為“中共××局黨組”。

五是多人的介紹信（存根）、多份剪報組成一件時，責任者應著錄本機關全稱或通用簡稱。

（5）題名。題名即文件標題。完整的題名一般由責任者、事由、文種3個部分組成，一般以照實著錄為原則，較為特殊情況的題名，著錄方法如下：

一是如果存在沒有標題、標題不規范，或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索等情況的，應按照“責任者+事由+文種”結構全部或部分自擬標題。自擬內容應外加方括號“[ ]”，以與原標題內容相區隔。

二是文件同時存在正題名、副題名的應照實著錄。如“強化目標管理，推動機關檔案工作發展——××同志在機關檔案工作會議上的講話”。對于同時存在正題名、并列題名的，填寫時應一并著錄。

三是來文與復文作為一件時，除照實著錄復文標題外，還應增加“及請示”、“及函”字樣。如“××局關于檔案室建設規模的批復[及請示]”。

四是文件的題名不能完全反映附件內容，應該在正件標題后著錄附件標題。比如“關于進一步加強我市精神文明建設的決定[附件：市民公約]”。有多個附件的，附件之間用“；”隔開。

五是附件單獨作為一件的，應在附件標題前抄錄正文標題，并注明“附件”字樣。如“[關于進一步加強我市精神文明建設的決定]附件：市民公約”。

六是定稿、歷次修改稿分別作為一件時，除著錄文件標題外，還應注明稿件性質。如“××局十三五檔案事業發展規劃[定稿]”。

七是多次會議記錄組成一件時，題名格式為：“責任者+起止時間+會議記錄名稱”。如：“[××局二〇一四年一至四月局長辦公會議記錄]”。

（6）日期。文件的日期即文件的形成時間（落款時間），多份文件作為一件的，以第一份文件的日期為準。具體填寫日期項時應以8位阿拉伯數字標注年、月、日，月、日不足兩位的在左側補零。如2014年1月17日，標注為“20140117”。未注明日期的文件，編目時應根據文件內容加以考證并填寫，確實無法考證的，其日期可以以歸檔年度為文件年度，月、日用零補足，比如20140000。

（7）密級。密級應依據文件實際標注，按照《檔案著錄規則》（DA/T 18-1999）要求填寫漢語拼音代碼或漢字代碼，如“機密”或“JM”。文件明確標注保密期限的，應同時填寫保密期限，如“機密1年”或“JM1年”。對已升、降、解密的文件，應填寫新的密級。歸檔文件沒有密級的，此項目空置。

（8）頁數。頁數項填寫一件文件的總頁數。計算頁數時以文件中有圖文（指與文件內容相關的文字、圖畫等）的頁面為一頁，空白頁不計。大張的文件或圖表折疊后，仍按未折疊前有圖文的頁面數計算頁數。

（9）備注。備注項用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，包括開放等級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等等。對備注項目的填寫應嚴加控制，如果有些條目需說明的情況較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加注“*”號，將具體內容填入備考表中。

目錄格式

1.歸檔文件目錄樣式及示例

《規則》規定，“歸檔文件目錄推薦由系統生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設置。歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應編制封面。”《規則》規定歸檔文件目錄的一般樣式，包括目錄表頭、目錄表格形式、各項目在目錄中的位置等（如圖1）。各地區、各部門在執行時，可以根據實際需要對表格各項目的行高、列寬適當調整。

一般來說，同一立檔單位的歸檔文件目錄格式應保持一致，不能隨意更改，以保持美觀并便于使用。手工填寫歸檔文件目錄項目時，應使用符合檔案保護要求的字跡材料，如碳素墨水、耐久性好的簽字筆等，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料進行填寫。

2.歸檔文件目錄封面

裝訂成冊的歸檔文件目錄應編制封面，便于傳遞、攜帶和閱讀。歸檔文件目錄封面應和歸檔文件目錄同樣，采用A4型紙，頁面宜橫向設置（如圖2）。

歸檔文件目錄封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。分類方案選擇年度、保管期限和機構（問題）復合分類法的單位，機構（問題）項屬于必選項；分類方案選擇年度、保管期限復合分類法的單位，歸檔文件目錄封面可以不設置機構（問題）項。

3.裝訂成冊

歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區分保管期限裝訂成冊。但應按照分類方案，為每一類的歸檔文件目錄單獨附加歸檔文件目錄封面。歸檔文件目錄封面宜采用與歸檔文件目錄不同顏色的紙張打印，同時起到歸檔文件目錄隔頁紙的作用。

機關檔案部門應視需要編制數份歸檔文件目錄，分別在文書（業務）部門和檔案部門留存，以更好地滿足平時查閱使用的需要。進館時隨檔案移交的歸檔文件目錄格式及份數，應符合檔案館接收標準的要求。歸檔文件目錄一般建議在庫房檔案柜架相應位置放置裝訂成冊的目錄即可，不要求在檔案盒內放置目錄。不過，各地區、各部門存在其他規定或做法的，也可以遵照原有規定或延續習慣做法。

本文轉載自《中國檔案》

（作者單位：青島市檔案局）