堅持四個辦奧理念研究探索北京冬奧會檔案工作新形態

李京婷　田雷

黨中央、國務院高度重視北京冬奧會籌辦工作。習近平總書記多次作出重要指示，對籌辦工作提出了明確要求。2017年2月24日，習近平總書記在北京考察時強調，北京冬奧會是我國重要歷史節點的重大標志性活動，是展現國家形象、促進國家發展、振奮民族精神的重要契機，對京津冀協同發展有著強有力的牽引作用；綠色、共享、開放、廉潔的辦奧理念，是新發展理念在北京冬奧會籌辦工作中的體現，要貫穿籌辦工作全過程，落實到方方面面。習近平總書記對籌辦工作的重要指示精神，體現了對籌辦工作的科學性把握，蘊含著按規律辦事的實踐邏輯，貫穿著鮮明的問題導向，為做好包括冬奧檔案工作在內的各項籌辦工作提供了根本遵循。

北京冬奧會檔案是真實、完整記錄籌辦過程的重要載體，是籌辦工作的珍貴記憶和奧運遺產的重要組成部分。北京冬奧組委檔案工作是輔助辦奧決策、服務冬奧籌辦、記載辦奧歷史、傳承冬奧經驗的重要事業，是籌辦工作的重要組成部分。作為北京冬奧組委檔案工作的主管部門，秘書行政部按照習近平總書記的重要指示精神，貫徹落實四個辦奧理念和京津冀協同發展大思路大戰略，實施“以人為本、服務為先、安全第一”戰略，堅持做到“輔助決策、服務籌辦、記載歷史、傳承經驗”，以檔案資源建設為核心，以檔案齊全、完整、準確、系統收集為目標，以提高檔案資源安全保管水平及提升檔案信息共享和網絡化服務質量為重點，以檔案信息化建設為抓手，以基礎設施建設、制度體系建設、機構和人才隊伍建設為保障，全面提高北京冬奧組委檔案工作水平，將檔案工作與把北京冬奧會辦成一屆精彩、非凡、卓越奧運盛會的目標緊密聯系在一起，力爭使檔案工作在北京冬奧會留下精彩的記憶。

一、貫徹綠色辦奧理念，創新檔案利用服務新思路

習近平總書記指出，綠色辦奧，就要堅持生態優先、資源節約、環境友好，為北京冬奧會打下美麗中國底色。按照總書記要求，緊密圍繞綠色辦奧理念，活用北京奧運會檔案資源，在北京市檔案局（館）的大力支持下，北京冬奧組委秘書行政部和北京市檔案館聯合掛牌開通了“北京2022年北京冬奧會和冬殘奧會籌辦工作查檔綠色通道” （以下簡稱北京冬奧會查檔綠色通道），按照從簡從快、專人負責、優先辦理、限時辦結為服務準則，使北京冬奧組委工作人員“足不出委”既能享受優質的利用服務、獲取豐富的檔案資源，進而提升檔案資源的利用價值。

（一）以夏奧檔案服務冬奧籌辦

北京奧運會籌辦期間形成的檔案，系統記錄了奧運會的籌辦過程。北京冬奧組委成立之初，隨著部門組建、制度出臺，北京冬奧會各項籌辦工作逐步啟動，各部門迫切需要相關經驗的支撐。

北京冬奧會查檔綠色通道是全市檔案系統首次正式掛牌開通的重大活動檔案利用服務綠色通道，為進一步規范北京冬奧會查檔綠色通道的工作流程，北京冬奧組委秘書行政部與北京市檔案館聯合印發了《“北京2022年北京冬奧會和冬殘奧會籌辦工作查檔綠色通道”實施細則》，從而使查檔工作更加規范、便捷、高效。

2016年，北京冬奧會查檔綠色通道共受理檔案查閱利用申請104批次，月均受理8.7批次，檔案查閱總量2326卷/件，復制檔案總計19230頁。其中，北京冬奧組委各部門查閱檔案2004卷/件，復制檔案16658頁；委外相關協作單位查閱檔案322卷/件，復制檔案2572頁。進入2017年，截至9月15日，北京冬奧會查檔綠色通道已受理檔案查閱利用申請83批次。北京奧運會檔案為領導決策和各部門開展具體業務提供了重要的參考作用，奧運會檔案已經開始在北京冬奧會籌辦工作中發揮重要作用。

（二）以信息技術提升綠色通道服務水平

充分運用信息技術手段優化北京冬奧會查檔綠色通道工作方案，實現“足不出委”利用北京奧運會檔案資源的目標。北京冬奧組委與北京市檔案館相距較遠，按照綠色辦奧的要求，我們積極探索優化檔案利用環境、降低檔案利用成本和節約檔案利用資源的方法。

第一步，雙方通過公務電子郵件系統傳遞綠色通道檔案查閱利用申請單，初步實現了“足不出委”快速傳遞檔案利用申請的目標。第二步，利用離線的檔案電子目錄檢索環境，可全面檢索與北京奧運會相關的70余萬條檔案電子目錄，進一步實現了“足不出委”異地檢索北京奧運會檔案資源的目標。第三步，雙方依托北京市電子政務內網安全郵件系統傳遞檔案數字副本，全面實現了“足不出委”完成檔案查閱利用全過程的目標。

隨著北京冬奧會籌辦工作深入，北京奧運會檔案利用的批次和數量將逐年增加，按照2016年受理104批次測算，北京冬奧會查檔綠色通道將每年至少為北京冬奧組委節約18720公里的交通資源。

二、貫徹共享辦奧理念，形成統一保管統籌分配新格局

習近平總書記指出，共享辦奧，就要堅持共同參與、共同盡力、共同享有，使北京冬奧會產生良好社會效應。按照總書記要求，緊密圍繞共享辦奧理念，準確把握京津冀協同發展要求，為確保北京冬奧會檔案收集齊全、完整、準確、系統，保障北京冬奧會各利益相關方對檔案資源的實際需求，北京冬奧會檔案資源實行統一保管、統籌分配的基本原則。

（一）強化檔案管理責任

建立檔案工作體系，確立檔案管理原則，全委上下形成齊抓共管的強大合力。檔案的“統一保管”是指北京冬奧組委機關、延慶和張家口兩個運行中心，以及北京、延慶和張家口三個賽區場館運行團隊等在內的各級機構在籌辦過程中形成的各類型文件材料經收集整理后，統一移交秘書行政部保管，有效避免檔案分散收集、保管可能產生遺漏、遺失問題。由于北京冬奧組委內設機構及賽區場館運行團隊存在機構數量多、組織結構復雜、檔案形成量較大等原因，造成了工作協調難度大、檔案保管空間壓力大等難題。

為有效解決工作協調問題，我們結合北京冬奧組委機構特點和北京冬奧會籌辦工作特點，按照統一領導、分級管理的基本原則建立了完善的檔案工作體系。明確全委檔案工作由秘書長負總責，秘書行政部具體負責檔案工作的統籌規劃、組織協調、監督檢查，各部門按照主要負責人、綜合處長、部門檔案員三級責任制具體開展檔案工作，并按照三級責任制建立了檔案工作隊伍登記制度。專門印發了《北京2022年冬奧會和冬殘奧會組織委員會檔案工作規劃（2017—2022）》《北京2022年冬奧會和冬殘奧會組織委員會檔案工作規定（試行）》《北京2022年冬奧會和冬殘奧會組織委員會各部門文件材料歸檔范圍管理規定（試行）》《北京2022年冬奧會和冬殘奧會組織委員會各類型文件材料整理工作規定（試行）》和《北京2022年冬奧會和冬殘奧會檔號編制規則及檔案類型與全宗號目錄號對照關系規定（試行）》等配套文件，并隨籌辦工作的不斷深入及時修訂，從源頭上規范文件材料的收集整理和檔案的移交工作，實現全委上下工作統一、標準統一的良好局面。

為有效解決檔案保管空間壓力問題，北京冬奧組委在機關辦公地設立了兩個專業檔案庫房，根據北京冬奧會檔案資源的特點配備了密集架和固定架。同時，為妥善做好北京冬奧會檔案的管理工作，我們配套設置了檔案值班監控中心、檔案利用大廳、數字檔案室中心機房、檔案數字化加工間和檔案工作人員更衣間等專業辦公室。

（二）突出資源共享需求

充分考慮檔案信息的獲取需求，合理設計檔案資源的分配方案，形成全社會共享冬奧籌辦精彩過程、分享冬奧籌辦成功經驗的總體布局。檔案的“統籌分配”是指檔案資源的合理分配和檔案信息的合理共享，北京冬奧會的籌辦工作是由多方參與完成的，主要的利益相關方均對北京冬奧會檔案信息有需求，這既包括北京市和張家口市，也包括國家體育總局和中殘聯等國內機構，還包括國際奧委會和國際殘奧委會等國際組織，以及北京奧運博物館等其他相關單位。因此，我們不僅需要為北京和張家口完整留下北京冬奧會檔案，見證奧運的精彩、記錄京津冀協同發展的成果，還需要考慮如何讓其他主要的利益相關方共同享有珍貴的北京冬奧會檔案信息。

為此，我們在充分調研的基礎上確定了一個基本工作思路：向北京市檔案館移交文書檔案、聲像檔案、實物檔案、出版物檔案、會計檔案、合同檔案、圖紙檔案等的原件，向其他利益相關方移交傳統載體檔案的數字副本、電子檔案的副本、重份實物檔案（重份的份數充足）的原件、孤本實物檔案（重份的份數不足）的數碼照片。以此來解決各利益相關方對北京冬奧會檔案信息的實際需求，讓更廣泛的社會和更多的機構共同享有北京冬奧會籌辦記憶。

三、貫徹開放辦奧理念，構建現代化檔案管理體系新平臺

習近平總書記指出，開放辦奧，就要堅持面向世界、面向未來、面向現代化，使北京冬奧會成為對外開放的助推器。按照總書記要求，緊密圍繞開放辦奧理念，立足北京冬奧會檔案總量大、涉密信息多、利用需求大、使用機構多的特點，為確保滿足我國有關檔案管理的具體要求、滿足國際和國內相關機構對檔案的利用需求、保障涉及國家秘密事項的使用安全，開發部署符合國家保密局和國家檔案局要求的涉密數字檔案室應用系統，提升北京冬奧組委檔案工作的現代化、科學化、規范化水平，在堅持開放的原則下，利用完備的權限控制機制，切實做到能用的易用、不能用的禁用。

（一）科學規劃信息系統建設項目

快速推進數字檔案室建設，通過兩規劃一方案，充分征求了相關部門的意見，科學論證了應用系統建設的必要性和可行性，基本形成 “一室、兩系統、三庫”的檔案管理體系。冬奧組委數字檔案室建設列入了《北京2022年冬奧會和冬殘奧會信息系統總體規劃（2017—2022）》和《北京2022年冬奧會和冬殘奧會組織委員會檔案工作規劃（2017—2022）》雙規劃，編制了《北京2022年冬奧會和冬殘奧會組織委員會數字檔案室應用系統建設項目建議方案（代可行性研究報告）》。

（二）著力破解信息系統建設難題

涉密信息多、檔案數量大、資源需求廣是我們在建設數字檔案室過程中面臨的最主要難題。在涉密信息多的問題方面，我們以符合國家涉密信息系統建設相關技術要求為手段，使系統具備存儲和使用涉密信息的條件，確保北京冬奧會檔案資源在單一系統中一攬子安全管理。在電子檔案和檔案數字副本數量較大的問題方面，我們以滿足檔案數字資源安全管理需求為底線，使系統具備數據防篡改保障技術框架，確保北京冬奧會檔案數字資源的準確、完整、可用和安全。在檔案資源需求方較多的問題方面，我們以支撐檔案資源多機構移交為重點，考慮不同的檔案接收機構對檔案數字資源的存儲結構、數據格式和目錄字段等方面存在差異要求，使系統具備面向不同機構按需提供數據的能力、具備提供自解讀數據包的能力，確保北京冬奧會檔案資源可便捷、快速地向社會各方提供。

對于系統的其他常規功能，在滿足國家和北京市關于檔案信息系統建設基本要求的前提下，貼合北京冬奧組委檔案工作特點，立足提升檔案管理現代化、科學化、規范化水平，充分滿足檔案資源保管與使用需求，實現為社會各方提供優質檔案服務的建設目標。

四、貫徹廉潔辦奧理念，打造檔案工作零腐敗節約高效新局面

習近平總書記指出，廉潔辦奧，就要勤儉節約、杜絕腐敗、提高效率，堅持對興奮劑問題零容忍，把北京冬奧會辦得像冰雪一樣純潔無瑕。按照總書記要求，緊密圍繞廉潔辦奧理念，真實記錄北京冬奧會廉潔籌辦過程，營造零腐敗的檔案工作氛圍，打造節約高效的檔案工作環境，是北京冬奧組委檔案工作的重心之一。

（一）準確把握廉潔辦奧理念對檔案工作的具體要求

真實記錄北京冬奧會廉潔籌辦過程是第一要務。一是必須齊全、完整、準確、系統的收集全部北京冬奧會籌辦工作檔案，真實留存北京冬奧會籌辦的全過程，為國際和國內相關機構的審計工作積累最完整的記錄。二是按照統一部署，積極配合相關機構的審計工作，第一時間將準確的檔案準備妥當，避免因檔案遺漏和時間拖沓造成困難和誤解。

營造零腐敗的檔案工作氛圍是基本要求。檔案工作是北京冬奧會籌辦工作的重要組成部分，緊密圍繞籌辦工作大局，切實貫徹廉潔辦奧理念，確保檔案各項工作嚴格按照國家和北京市相關法律、法規和北京冬奧組委財務、監察審計相關規定執行。

打造節約高效的檔案管理環境是工作準繩。一是要破解節約的難題，北京冬奧會檔案資源需求方較多，如果北京冬奧組委僅保管檔案的原始形成載體，以復印檔案的方法向需求方移交檔案資源將花費上千萬元經費并消耗數千萬頁紙張。二是要破解高效的難題，北京冬奧組委辦公場地分散，傳統載體檔案占檔案總量的比重較高，如在日常工作中直接使用傳統載體檔案，利用效率低下、且傳遞不便，無法適應籌辦工作的快節奏。

（二）數字化促進廉潔辦奧理念在檔案工作中的落地

逐年落實檔案數字化任務，全面建立覆蓋各類檔案的數字資源體系。我們深入論證了開展檔案數字化工作的可行性，專門編制了《北京2022年北京冬奧會和冬殘奧會組織委員會檔案數字化一期項目（2017—2018年度）建議方案（代可行性研究報告）》。檔案數字化工作啟動后，首先解決的是資源消耗問題，向冬奧會檔案資源各需求方移交檔案數字副本，實際工作成本不足紙質檔案復印成本的1/3并可節省數千萬頁紙張的消耗，契合廉潔辦奧的具體要求。同時，將有效解決檔案利用效率問題，無論是日常工作使用、還是審計工作需要，檔案數字副本的檢索和提供速度都可充分滿足工作需求，檔案數字副本的傳遞方式亦較為靈活，可有效解決北京冬奧組委辦公場地相對分散帶來的檔案實體利用困難。

此外，按照中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》和中共北京市委辦公廳、北京市人民政府辦公廳印發的《北京市關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》等文件精神，我們深入論證了采取向社會購買檔案事務性管理服務的方式助力檔案工作開展的方法，規范引入專業的社會力量參與北京冬奧組委檔案事務，在有效節約檔案工作成本和人力資源的同時，提升了檔案工作效率、提高了檔案管理質量。

按照習近平總書記的重要指示精神，北京冬奧組委檔案工作深入貫徹落實四個辦奧理念、牢牢把握京津冀協同發展大思路大戰略，從創新檔案利用服務新思路、形成統一保管統籌分配新格局、構建現代化檔案管理體系新平臺、打造檔案工作零腐敗節約高效新局面等方面入手，將綠色、共享、開放、廉潔的辦奧理念貫穿檔案工作全過程，落實到檔案管理方方面面。檔案工作始終堅持“以人為本、服務為先、安全第一”，切實做到“輔助決策、服務籌辦、記載歷史、傳承經驗”，為把北京冬奧會辦成一屆精彩、非凡、卓越的奧運盛會做好服務、做好記錄。

（作者單位：北京冬奧組委）