論文書檔案管理的辦公自動化應用

姜紅纓

（金華市公共資源交易中心，浙江 金華 321000）

文書檔案管理工作是辦公發展過程中不變的核心，不僅能夠對主體發展的歷程進行記錄，也能夠直觀地反映單位的問題和運行過程。因此，在未來文書檔案管理過程中，如何順應辦公自動化的發展，全面提高相關管理工作的水平及質量是工作人員需要注意的主要方向。

1 辦公自動化在文書檔案管理工作當中應用的優勢

1）高效便捷。信息化時代的技術能夠給文書檔案管理工作和辦公自動化的結合帶來巨大優勢[1]。在此種環境下，傳統紙質檔案的復雜程序將被最大限度地簡化，同時歸檔工作也能更好地利用信息資源和大數據庫。

2）資源共享。檔案管理工作對單位辦公而言有重大的優化作用，自動化辦公環境中更能夠發揮自動化辦公的優勢。各單位之間也能方便快捷地實現資源共享以及信息的閱讀和查看。與此同時，現代化技術和網絡信息的傳播，促使單位文書檔案管理能夠根據不同要求和環境進行檢索，同時，自動化辦公對檔案的分類和過濾能力也能夠全面加強文書檔案管理工作的信息傳輸效率。并且信息資源共享也被提上了日程，尤其是對政府和公共資源交易類企業而言，信息資源共享也是至關重要的需求，在此種背景下，公共資源交易類企業的文書檔案管理工作中，信息利用安全性也能得到保障。

3）存儲穩定。與一般的紙質檔案相比，電子檔案更能夠充分發揮出現代科學在文書檔案管理工作當中的優勢，諸如U盤、儲存卡等之間的信息傳輸，都能夠獲得更加穩定的保障。上述設備傳輸資料文件常是公共資源交易行業的首選，主要原因在于其具有存儲時間長、穩定高效的優勢，在辦公自動化的背景下，相關工作獲得了更加穩定的存儲保障，在網絡環境中傳遞文書檔案，能夠全面提升文檔安全系數和穩定性。

4）管理簡單。以往的文書檔案管理工作有一個十分復雜的過程，即從文獻搜索、分類到后續的整理和歸檔等工作，都需要付出大量的人力，同時人工進行上述工作難免有產生失誤的可能。但在辦公自動化的背景下，計算機能夠對文書檔案管理工作的全過程進行輔助，不需要工作人員耗費過多的時間精力進行操作，一方面可以提升檔案管理質量，另一方面也降低了工作難度。

2 文書檔案管理中辦公自動化的應用對策

1）提升對辦公自動化的支持力度。辦公自動化是當前公共資源交易行業中檔案管理領域創新發展的主要體現，也是未來該行業文書檔案管理工作發展的主要方向。由此可見，該行業需要在后續工作中正確認識辦公自動化的價值，并對相關內容提高支持力度，投入更多的資金和人才培養成本，加快文書檔案管理工作的轉型速度。

自21世紀我國逐漸進入信息化時代以來，智能化文書檔案管理工作的開展對于我國各行業的發展都帶來了正面影響，尤其是公共資源交易行業，正在順應時代背景的推動，加快速度實現自身積極創新的轉型發展。從這個角度分析可以發現，自動化辦公融入文書檔案管理已經成為必然發展趨勢，也是各企業單位內部發展創新的主要內容。單位高層管理人員需要明確自動化檔案管理的實際價值，并且立足于企業單位的長遠發展，發現自動化辦公和文書檔案管理能夠給單位企業帶來的利益。如：某公共資源交易企業，經常在會議上講解真實企業發展案例，喚起管理人員對于相關內容的重視程度，有效保障了企業內部文書檔案自動化管理的發展程度。

2）盡快完成文書檔案管理流程重構。在辦公自動化的影響下，文書檔案管理工作的內外環境都產生了變化，以往的管理流程與新興的企業發展歷程不相適應屬于常見現象。在此種形勢下，公共資源交易行業可以結合辦公自動化的背景，加快速度對管理流程進行重構。具體的工作需要深入文書檔案管理工作的細節當中，同時制定更加規范和標準的工作內容。尤其是檔案管理工作普遍已經具有完善的工作模式，市面上流通的自動化辦公軟件與實際的管理工作存在差異是常見現象，以某企業為例，該企業在購買軟件之前，系統全面地分析了企業本身的文書檔案管理模式，與企業發展方向結合考慮，最終選擇了更加符合標準的軟件。同時，在軟件選定之后，該單位還就文書檔案管理工作的細節制定了新的軟件運作流程，在已有的文書檔案管理基礎上，適當進行了調整，不僅提高了流程重構速度，也確保了企業發展的穩定性。

3）保證文書檔案數據信息的安全性。眾所周知，大數據背景下的文書檔案管理需要重點注意資料的安全系數。網絡環境給相關工作帶來便利的同時，夾雜的風險也不可忽視，雖然對于文書檔案管理而言，能夠較大程度地規避傳統環境的威脅，即文本丟失等，但互聯網環境中的木馬入侵和信息泄露等風險也同樣需要工作人員提高警惕。面對此種情況，公共資源交易行業文書檔案管理人員可以加強對檔案數據安全性的保護程度，具體方式以某企業為例。該企業工作人員使用的是權限等級、防火墻升級和云北風等多重防護技術結合的方式保障安全系數。通過上述方法，該企業的文書檔案安全性得到了全方位的保護。

此外，在上述工作過程中，企業單位可以對文書檔案按照內容重要程度進行等級劃分，對于重要程度一般，同時經常使用的文書檔案，可以定期備份，避免數據受損影響使用。而重要性較高的文書檔案，需要工作人員使用普通硬盤分別備份，且要把握權限等級的管理，保障文件資料內容不會在使用過程中泄露。

文書檔案管理人員謹慎起見，可以在文書檔案線上管理活動時保留操作痕跡，也可以派遣工作人員輪流負責出具每日的工作日志，落實責任到人制度，在信息安全和數據完整性遭到破壞時能夠迅速找到負責人。

4）建成高質量文書檔案管理人才隊伍。辦公自動化全面落實之后，文書檔案的管理工作也產生了變化[2]。主要是體現在其中融入了更多的信息化檔案管理技術。在此種現狀下，需要工作人員具有較強的專業能力，面對不斷發展的文書檔案管理自動化也能主動學習和提升自己。此外，單位企業也要提升人員招聘的標準，重點考察檔案管理人員的專業能力，盡量保障文書檔案管理工作人員都持證上崗。以某公共資源企業為例，該企業定期組織員工參加培訓，并結合辦公自動化的細節完善了人才招聘流程，將對計算機熟悉程度和軟件使用能力加入招聘流程當中，還定期抽查文書檔案管理人員的實際工作效果，督促了工作人員能夠在工作中切實提升自身能力，素質水平也能得到穩定保障。

為加快速度建成高質量的文書檔案管理人才隊伍，還可以結合員工自身能力，有針對性地設計培訓內容，達到查漏補缺的效果，與獎懲制度結合，將培訓成績與績效掛鉤，引導工作人員積極主動地提升自身工作能力。

3 結束語

綜上所述，想要在辦公自動化環境下更好的展開文書檔案管理工作，需要工作人員從自身出發，轉變工作觀念，用更加科學和與時俱進的技術將檔案管理的質量更上一層樓，同時也能維持整個單位未來發展趨向穩定。