基礎(chǔ)教育階段學(xué)校檔案管理的成績、問題與對策思考

◆王 濤

(菏澤市基礎(chǔ)教育質(zhì)量監(jiān)測中心)

我們菏澤市基礎(chǔ)教育質(zhì)量監(jiān)測中心，是直屬于菏澤市教育局的事業(yè)單位，主要負(fù)責(zé)監(jiān)測基礎(chǔ)教育階段學(xué)生的學(xué)習(xí)質(zhì)量和身心健康狀況以及影響學(xué)生發(fā)展的相關(guān)因素，為教育決策提供信息、依據(jù)和建議；發(fā)布監(jiān)測數(shù)據(jù)和監(jiān)測結(jié)果，促進(jìn)兒童青少年的身心健康發(fā)展等。我們中心自2013年成立以來，就把中小學(xué)檔案工作作為重要一環(huán)來抓。

一、基礎(chǔ)教育階段學(xué)校檔案管理的主要成績

近幾年來由于各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，各級各類中小學(xué)的檔案管理意識不斷增強(qiáng)，普遍建立了檔案管理室，學(xué)校的檔案建設(shè)已經(jīng)成為學(xué)校管理的重要組成部分。據(jù)近幾年檔案管理部門的抽查結(jié)果看，各級各類中小學(xué)檔案材料的歸檔率不斷提高，教育、教學(xué)、財(cái)會(huì)、基建等檔案材料管理集中，分類明確，為檔案的保管利用創(chuàng)造了有利條件。

1.積極開發(fā)檔案資源。為了將檔案信息資源直接服務(wù)于學(xué)校的教育教學(xué)，各中小學(xué)檔案管理人員齊心協(xié)力，充分利用學(xué)校豐富的資源優(yōu)勢，擴(kuò)大檔案信息范圍，為學(xué)校的管理、教育、教學(xué)和教研工作做出了積極貢獻(xiàn)。特別是有些中小學(xué)校，利用學(xué)校校慶的契機(jī)，組織編寫《校友通訊錄》，匯集了歷屆校友名單及通訊地址，加強(qiáng)聯(lián)系，擴(kuò)展了學(xué)校教育的外延，提升了學(xué)校的社會(huì)聲譽(yù)。同時(shí)，檔案管理人員根據(jù)日常工作需要，將學(xué)校的人員安排、黨員名單、教育教學(xué)論文制成表格、匯輯成冊，對迎檢爭創(chuàng)等各類工作都有細(xì)致的歸檔，使學(xué)校的基本情況和各種成果一目了然，為工作創(chuàng)造了便利條件，以更好地服務(wù)于廣大師生。這些事實(shí)有力地說明，檔案管理工作在學(xué)校各項(xiàng)工作中處于相當(dāng)重要的地位，加強(qiáng)檔案建設(shè)，有利于提升學(xué)校管理工作的整體水平。

2.嚴(yán)格分類管理歸檔。學(xué)校在管理、教育和教學(xué)中形成了大量的圖表、聲像等材料，類型也較為復(fù)雜，中小學(xué)校檔案管理人員在經(jīng)過細(xì)致的甄別以后，按分類方案立卷歸檔，使材料得到了有效的管理。近年來，學(xué)校檔案員在文件的分類、卷內(nèi)文件的整理、案卷的裝訂、封面的編目、案卷的排列和目錄的編制方面，基本上能按照立檔的規(guī)定嚴(yán)格要求，為今后學(xué)校檔案科學(xué)地保管、統(tǒng)計(jì)和利用奠定了基礎(chǔ)。為統(tǒng)一保存和科學(xué)管理，有效地利用好檔案，學(xué)校加強(qiáng)了檔案的制度建設(shè)，對文件材料的形成、收集整理、案卷排列、鑒定保管期限，以及開發(fā)利用都做了明確要求，責(zé)任到人，使檔案工作逐步走上了科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的軌道。

3.配套設(shè)施進(jìn)一步完善，管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)明顯提高。各中小學(xué)校都建立了檔案室，做到專人負(fù)責(zé)、專門管理，有些學(xué)校還在各處室配有兼職檔案員，初步形成了以檔案室為中心的綜合管理網(wǎng)絡(luò)。各校在經(jīng)費(fèi)投入上進(jìn)一步加大，積極為檔案管理工作創(chuàng)造有利條件。如有的學(xué)校為配合檔案室升級，特意增加了檔案櫥，解決了案卷積累過多、無法存放的現(xiàn)實(shí)困難；有些學(xué)校專門在新建教學(xué)樓中開辟庫房用于檔案存放。這些措施和打算，耗資不多，但在改善檔案管理的條件方面取得了較好的效果，充分體現(xiàn)出學(xué)校管理工作的計(jì)劃性、預(yù)見性和科學(xué)性。由于檔案工作要求嚴(yán)格，任務(wù)繁重，質(zhì)量要求高，牽涉面廣，其特殊性質(zhì)決定了對檔案員的素質(zhì)有較高的要求。學(xué)校配備的檔案員總體上的業(yè)務(wù)能力較高、工作態(tài)度端正、責(zé)任心強(qiáng)，長期以來為學(xué)校的檔案建設(shè)勤懇努力，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，探索出不少成功的管理方法，其敬業(yè)精神和務(wù)實(shí)態(tài)度在廣大教職員工中產(chǎn)生了良好影響。

二、基礎(chǔ)教育階段檔案管理存在的問題

盡管各級各類學(xué)校在檔案管理工作取得了不少的成績，但我在調(diào)查了菏澤市數(shù)十所中小學(xué)檔案管理現(xiàn)狀后發(fā)現(xiàn)，管理質(zhì)量參差不齊，重視程度輕重不一，發(fā)揮效益不高等問題比較普遍地存在著，具體表現(xiàn)在如下方面。

1.檔案管理意識尚不夠強(qiáng)。部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識淡薄，不注重原始材料的收集和保存，對檔案員的工作不支持、不配合，這為檔案材料的收集和有效管理帶來了難度。

2.檔案管理效益尚不夠高。有的學(xué)校盡管建立了檔案室保存了較多的檔案，但未能較好地為學(xué)校服務(wù)的功能，其主要的原因是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師對檔案工作本質(zhì)的認(rèn)識不夠明確，不善于利用檔案學(xué)校檔案記錄來進(jìn)一步總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、摸索辦學(xué)規(guī)律。

3.檔案管理的分類尚不夠科學(xué)。有的學(xué)校檔案文件的分類不夠準(zhǔn)確，影響案卷質(zhì)量。還有些學(xué)校由于檔案建設(shè)起步晚，檔案員業(yè)務(wù)熟練程度不夠，在文書處理、檔案收集整理、卷內(nèi)文件的分類排列、案卷標(biāo)題的擬寫等細(xì)節(jié)問題上出現(xiàn)的疏漏較多，也影響了案卷質(zhì)量。

三、對加強(qiáng)基礎(chǔ)教育階段學(xué)校檔案管理的對策

當(dāng)前中小學(xué)檔案管理已呈現(xiàn)出正規(guī)化、信息化、專業(yè)化的發(fā)展趨勢，也為中小學(xué)檔案管理提供了史無前例的發(fā)展平臺(tái)，為此，加強(qiáng)中小學(xué)檔案管理可以從如下方面入手。

1.加強(qiáng)指導(dǎo)。各中小學(xué)校應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對檔案管理專項(xiàng)工作的監(jiān)督指導(dǎo)，群策群力，從全校范圍內(nèi)加強(qiáng)動(dòng)員、人人參與，從思想上提高對檔案管理工作的認(rèn)識。今后，中小學(xué)校應(yīng)逐步建立檔案保管鑒定制度，成立領(lǐng)導(dǎo)小組，對一些原始材料認(rèn)真甄別保管期限，確認(rèn)永久、長期、短期類別，對一些無長期保存價(jià)值或超出年限的短期案卷及時(shí)清除，有效地解決庫房與櫥柜有限，而材料日益增加的矛盾，使檔案員從大量的原始材料的分類、裝訂等機(jī)械工作中解放出來，有更多的精力從事案卷整理，提高案卷質(zhì)量。

2.加強(qiáng)服務(wù)。學(xué)校應(yīng)進(jìn)一步擴(kuò)大檔案管理在日常教育教學(xué)工作中的影響，主動(dòng)為廣大教師服務(wù)，讓更多對學(xué)校發(fā)展有意義、有價(jià)值的檔案材料進(jìn)入學(xué)校檔案管理工作的視野，更好地推動(dòng)工作的開展。同時(shí)，嘗試深層次開發(fā)學(xué)校檔案信息資源，積極主動(dòng)提供利用。檔案室應(yīng)針對單位或利用者的實(shí)際需要，發(fā)掘信息，通過各種形式“主動(dòng)出擊”，提供檔案利用內(nèi)容或信息。可以通過進(jìn)行二次、三次加工而成專題材料，把分散的信息系統(tǒng)化，提供給相關(guān)的利用者；也可以把歷年來學(xué)校的優(yōu)秀教職員工事跡、優(yōu)秀的論文等資料分類匯編成冊，把學(xué)校歷年來優(yōu)秀畢業(yè)生的資料及取得的成就經(jīng)過系統(tǒng)編輯加工，在學(xué)校的宣傳櫥窗或網(wǎng)站上展示出來，這既是對學(xué)生進(jìn)行創(chuàng)業(yè)指導(dǎo)與品德教育的生動(dòng)教材，又是宣傳學(xué)校、樹立學(xué)校形象的生動(dòng)素材。

3.加強(qiáng)培訓(xùn)。要進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期聯(lián)合檔案局舉辦講座，或者外派管理人員參觀學(xué)習(xí)。部分學(xué)校的檔案員年事已高，要注重發(fā)揮他們的“傳、幫、帶”的作用，選拔和培養(yǎng)年輕的檔案管理員，并努力保持檔案員隊(duì)伍的相對穩(wěn)定，使學(xué)校的檔案工作健康、有序地發(fā)展下去。

4.加強(qiáng)督查。每年年末，學(xué)校校長室要對檔案室工作進(jìn)行年檢，從整體上進(jìn)行督促檢查。要把檔案建設(shè)納入到目標(biāo)管理工作中，專門設(shè)立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長。在具體工作中，層層分解，落實(shí)到人，時(shí)時(shí)有記錄，事事有依據(jù)。形成全員參與、全過程管理，人人重視收集、保全檔案的良好氛圍；形成一個(gè)組織有序、規(guī)范完整的檔案管理體系。

參考文獻(xiàn)：

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