企業合同檔案的歸類管理措施探討

馬雪

摘 要：企業在實際發展中，合同屬于關鍵內容，是融合企業歷史信息的重要依據，而在企業經濟發展期間，檔案管理工作水平逐漸提升，檔案數量增加，為了科學實施檔案管理工作，需保證歸類管理的科學性與規范性，制定便捷性的控制方案，并利用分類管理的方式解決問題，提升企業合同檔案歸類管理水平，為其后續發展與進步奠定基礎。

關鍵詞：企業合同檔案；歸類管理；工作措施

企業在合同檔案歸類管理工作中，應制定完善的分類管理方案，利用合理方式解決問題，創新歸類管理工作方式，全面提升企業合同檔案中歸類管理工作水平，保證可以滿足當前的發展需求。

1 企業合同檔案特點分析

對于企業合同而言，是企業活動的重要組成部分，屬于重點憑證內容，可針對企業經濟活動進行詳細的記錄，履行合同權利與義務，并在實際管理期間，將合同作為企業預算與評估的重要部分，更好的開展市場經濟活動。在此期間，可以將企業合同劃分成為技術類型、勞動類型、銷售類型、工程類型的合同內容，可以利用直觀方式針對合同內容進行全面的分析與了解，并凸顯合同檔案的共性內容與個性內容，凸顯具體時間，并加強合同管理力度。具體特點表現為：

1.1 法律方面的特點分析

對于企業合同檔案而言，與一般檔案存在一定差異，雖然內容載體都為合同，但是，合同檔案具備一定的法律效應，需遵循《合同法》中的原則，并在凸顯法律原則的情況下，明確合同簽訂、變更與終止等實際情況，并在管理工作中，實現良好的控制目的。

1.2 憑證性的特點分析

對于企業合同檔案而言，屬于市場經濟產物內容，主要因為企業在激烈競爭的市場環境中，會出現經濟糾紛的現象，而合同屬于當事人義務的履行憑證，也是針對經濟糾紛進行解決與處理的依據，因此，在實際工作中，需明確合同檔案的實際特點，利用科學方式解決問題，凸顯合同檔案的憑證性特點。

1.3 規范性的特點分析

在企業合同檔案管理的過程中，需根據簽訂與變更的實際情況進行分析，將合同檔案管理控制在有效范圍內，并在企業發展中，要求合同檔案具備一定的法律效應，能夠凸顯具體的工作內容。同時，在法律范疇之內，需結合當事人的姓名信息與數量信息等明確具體的格式，并按照合同的格式條款進行分析與處理，展現具體的法律效力，使得企業合同管理內容不斷完善與規范，并提升企業合同檔案管理水平，減少對于當事人合法權益的威脅，保證在實際發展中，形成合同檔案的管理模式。

2 企業合同檔案管理歸類管理措施

企業在合同檔案管理的過程中，需明確順序方面的問題，并在理清順序的情況下，針對分散問題進行嚴格的分析，利用歸類方式降低合同檔案的管理難度，認真總結與查找信息，增強合同檔案管理工作效果，滿足實際發展需求。具體措施為：

2.1 制定完善的管理機制

企業在合同檔案管理工作中，需制定完善的管理機制，明確制度要求與原則，并創建合同檔案體系，保證更好的完成檔案信息收集與整理工作任務，加大檔案編目與上架工作效果，在制度化完善的基礎上，提升檔案管理水平。同時，在完善制度的過程中，需合理應用合同檔案管理方式解決問題，充分發揮管理工作效能，根據安全管理要求與目的等，創新檔案歸檔管理的控制形式，保證商業機密的保護效果，并降低企業的風險問題，促進健康且持續性的發展與建設。

2.2 合同檔案的分類整理措施

在企業合同檔案管理工作中，需加強檔案之間的聯系力度，更好的開展分類整理工作，提升檔案數據信息的收集整理水平，確保合同文件之間更好的聯系。且在管理工作中，需實現合同檔案類目與分類組卷管理工作，保證在合同檔案保管與管理期間，能夠更好的完成歸類控制任務。同時，企業需要求各個管理部門履行自身職責，制定分散化與集中化的控制方案，在合理管理與控制的情況下，提升檔案歸檔管理水平[1]。

2.3 合同檔案統一編號與管理措施

企業在合同檔案歸類管理工作中，需明確不同文件的編號內容，根據具體的順序與規則等，實現管理工作。在此期間，需明確合同文件的類別，例如：物資類別、工程類別等，在實際管理工作中，需明確不同符號的實際區別，在確定類別號之后，根據時間順序與科目等特點，更好的編制編號，以便于開展企業合同檔案的保管與統計活動，充分發揮歸類管理工作的積極作用，滿足當前的發展需求[2]。

2.4 做好附屬資料的收集與整理工作

在企業合同檔案歸類管理工作中，需做好附屬資料的收集與整理工作，制定完善的附屬資料管理方案，保證合同檔案內容的完好性與健全性[3]。

3 結語

在企業合同檔案歸類管理工作中，檔案管理部門需制定完善的控制方案，創新管理與控制形式，保證在合同檔案歸類管理期間，樹立正確的工作觀念，創新合同檔案歸類管理方式。

參考文獻

[1]安巧然.探討企業合同檔案的歸類管理[J].東方企業文化，2014（14）：5-6.

[2]鄭曉峰.企業合同檔案的歸類管理措施分析[J].科技資訊，2015，13（32）：126，128.

[3]樓甜甜.淺談合同檔案的管理[J].商品與質量，2016（39）：49.endprint