高校會計檔案管理策略探究

摘 要：高校的會計檔案是高校檔案中的重要組成部分，它是記錄和反映本單位經濟業務的重要歷史資料和證據，在新形勢下如何建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，讓其發揮更大作用，是高校會計檔案管理需要認真解決的問題。本文對當前會計檔案管理特點和遇到的問題進行分析，結合當前時代實際情況，采用新技術新方法制定檔案管理新措施、新辦法。

關鍵詞：高校；財務檔案；管理；新措施、新辦法

高校的會計檔案是高校檔案中的重要組成部分，它是記錄和反映本單位經濟業務的重要歷史資料和證據，在新形勢下如何建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，讓其發揮更大作用，是高校會計檔案管理需要認真解決的問題。本文對當前會計檔案管理特點和遇到的問題進行分析，結合當前時代實際情況，采用新技術新方法制定檔案管理新措施、新辦法。

1 高校會計檔案特點及內容

高校會計檔案是指高校在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映本單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。應歸檔會計資料如下：（一）會計憑證，包括原始憑證、記帳憑證；（二）會計帳薄，包括總帳、明細帳、日記帳、固定資產卡片及其其他輔助性帳薄；（三）財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對帳單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案鑒定意見書及其他保存價值的會計資料。

2 高校會計檔案管理現狀和存在的問題

隨著互聯網技術飛速發展，云計算時代的來臨，信息資源已成為重要戰略資源[1]，高校財務會計電子檔案信息成為了社會信息資源的重要組成部分。但是有部分高校在會計檔案在管理上并沒有與時俱進，很大部分還是按傳統的檔案管理，這樣會對現代高校財務管理的有效支持度大大降低，對自身檔案管理也會帶來很大壓力。

1、會計檔案管理意識淡薄不到位。

很多高校會計檔案管理仍然在執行傳統的檔案管理的模式，在現代信息技術飛速發展的今天，不管是檔案管理的設施還是檔案管理的工具都處在一個相對落后的狀態[2]。 財務檔案管理人員思想上認識相對落后，崗位職責意識不清，很多檔案管理人員只經過過短期業務知識培訓就上崗工作，后面繼續再教育工作也沒有及時跟進，由于對工作業務不熟，在大量檔案資料調用頻繁的情況下，工作壓力大，工作效率和熱情不高，工作質量也會大大降低[3]。

2、重保管、輕利用，會計檔案的價值沒有得到充分發揮。

高校會計檔案都有較強的專業性，對其管理是高校會計檔案部門職責所在，但多年來傳統管理一直存在重保管輕利用想象，一些高校檔案部門對檔案的保管很重視，對檔案信息深層次編研方面并不重視，加之一些高校會計管理手段落后、檢索落后、現代管理技術運用不高等問題，導致校內教職工不能用利用自已的工號上網查詢自已以前年度的各類費用報銷情況和自已以前年度的工資及福利，科研往來帳明細款；領導們不能在權限范圍內憑密碼查詢本部門歷年的經費收支情況及各項費用分析對比表，不能對本部門的經費使用做到心中有數。辦事人員只能前往檔案館或檔案室現場查詢復印，這樣大大浪費了大量人力物力等社會資源

3. 缺乏行之有效的會計檔案管理制度。

當前高校會計檔案制度主要依據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》《會計檔案管理辦法》進行管理。但是目前為止，這些辦法在檔案開發利用方面并沒有詳細具體管理規定，有的也只是蜻蜓點水而已。尤其在會計檔案管理辦法里，完全就是“重藏輕用”，這些都對會計檔案管理的有效率和質量產生極大影響。當前，大多高校會計檔案仍采用紙質案卷為主，即便引進了會計檔案管理系統，也只是對檔案目錄進行檢索，檔案內容仍需檔案人員從檔案庫中人工查找。有些會計管理系統與檔案管理系統沒有形成局域網，各自獨立互不兼容，難以相互查閱會計數據資料，會計項目數字信息也無法及時通過局域網轉入檔案管理系統中。這種系統之間存在的弊端嚴重阻礙了高校會計檔案管理建設，不利于檔案信息資源的共享利用。

3 加強高校會計檔案管理的對策

1、更新觀念，強化會計人員檔案意識

對高校會計檔案管理工作人員進行宣傳教育，繼續再教育業務培訓，要讓他們懂得會計檔案管理的重要性，同時要將管理工作納入績效考核工作環節，要科學有效地將會計檔案歸檔保存和利用。通過宣傳教育，要讓他們認識到檔案工作并不是一份普通工作，它對整個學校改革發展有著重大意義，關系著為今后科研項目結題、基建項目財務審計、教職工人員待遇等等提供最原始憑證，與每位教職工自身利益息息相關。在今后工作中，要加強會計檔案人員的崗位技能培訓，提高會計檔案人員對檔案管理的認識和操作能力，充分發揮每一個檔案管理人員的主觀能動性，有效發揮檔案崗位管理職能。

2、會計檔案管理要進行技術革新、管理規范化

在高校會計檔案管理上全面推進計算機網絡管理技術，將計算機、多媒體等引進高校會計檔案管理的每個環節中，加快對會計檔案材料的收集整理，實現會計檔案管理科學化、標準化、規范化，達到人工操作與人工智能自動化緊密銜接[4]，建立信息網絡系統化檔案信息檢索系統，進一步更新檔案目錄數據庫。將檔案室內保存的各種載體內的檔案內容數字化，統一遷移到最新檔案信息檢索系統中，從而實現全體會計檔案數字網絡化管理，減少人力資源浪費，最終實現高效檔案管理上的創新，實現財務檔案數字化。

校方領導需要調整自身觀念，加強對信息資源建設工作的重視，認識會計檔案信息化建設工作的重要性，把會計檔案信息化建設工作的相關內容寫入本校的發展規劃中去，增加建設經費投入。其次，還要完善安全保障制度和保管制度。檔案工作人員要嚴格按照安全保障制度開展工作，杜絕下載來源不明的程序、隨意插拔移動設備等行為，進行權限管理及應用身份認證技術等；通過實體及磁性介質結合的手段進行管理，對磁性介質及紙質檔案標注檔號[5]，建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；嚴格保證保管環境達到國家檔案業務規范的規定，即標準檔案庫房的“八防”標準：防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等。

總之，在互聯網+時代，高校會計檔案管理工作與信息技術融合是一種必然趨勢，準確、高效的財務電子檔案信息能為決策者提供可靠有力的數據依據，能大大提高財務會計檔案的利用率，為高校的發展和壯大提供有力的數據保障。

參考文獻

[1]王利榮.淺析高校財務會計檔案信息化建設及應用[J].內蒙古師范大學學報，2017（08）32-34

[2]廖雅莉.如何提高財務檔案管理成效[J].才智，2017（280）

[3]盛媛.新形勢下高校科研管理工作創新研究[J].管理觀察，2015（14）：134-135.

[4]宋平.高校科研檔案資源管理與應用探析[J].檔案管理.2017（04）

[5]譚鮮梅.新時期高校會計檔案信息化建設的相關探索[J].圖書文博檔案.2017（3）

作者簡介

蔣碧蓉（1973-），女，漢，湖南，本科，經濟師，研究方向：檔案管理。endprint