大數據形勢下企業檔案信息資源的管理

趙彥

摘 要：在企業檔案重要性日益凸顯的前提下，作為一名檔案管理工作人員，應及時轉變自身工作思維，做好檔案基礎管理工作，并在大數據技術充分利用的條件下，充分發揮檔案管理的價值和作用，為企業取得更好的發展而打下良好的基礎。

關鍵詞：大數據；企業檔案信息資源；管理

1 企業檔案信息資源開發利用的重要性

檔案信息作為企業信息資源的一部分，它潛在的價值只有通過開發利用才能顯現出來。企業劃撥專業人才和專項資金用于檔案管理，不是為了將檔案收集起來放在那作為一種消耗品，而是為了從檔案信息資源中挖掘出有利于企業生產、經營、管理的有用信息，使之為企業發展服務，這才是企業檔案信息資源存在的根本價值。企業檔案信息資源是反映企業各項工作的歷史記錄，與企業生產、研發、經營息息相關，它可以幫助企業預測經濟形勢，了解市場動態，提高研發能力，為企業做出精準決策提供有力依據。

2 影響企業檔案信息資源開發利用的因素

2.1 企業檔案管理人員檔案開發利用意識薄弱

受傳統檔案管理模式的影響，有些檔案工作者思想觀念陳舊，認為只要把檔案保管好，不丟失，不損壞就好，工作原則就是不求有功，但求無過。他們缺乏服務意識，公司各業務部門提出利用申請后，態度不熱情，提供利用不積極主動，有些檔案管理人員甚至對企業檔案采取“捂”政策，不允許原件外借，只提供查閱、或者復印件借閱，檔案工作完全處于封閉半封閉狀態。受這種思想的禁錮，企業檔案信息資源的二次開發利用更是遙遙無期。

2.2 檔案工作者業務素質低下

檔案工作者人群偏“老齡化”，大部分從事檔案工作的人都沒有接受過檔案專業知識的系統學習，有些甚至是“半路出家”，邊做邊學，他們接收新事物的能力比較低，不太適應用一些新設備、新手段來管理檔案，檔案的開發利用受到嚴重影響。

2.3 檔案管理基礎設施不完善

企業用于檔案管理的“軟”“硬”件設施不全。有些企業甚至沒有專門的檔案庫房。檔案只是簡單分類存放，受空間區域的限制，部分檔案仍然分散在各業務部門自主管理，導致檔案室接收集到的材料不齊全，檔案信息資源開發利用比較分散，嚴重影響了檔案信息資源的開發利用效率。其次，專業的檔案管理平臺在一些企業的檔案管理工作中也是嚴重缺失，檔案工作者只是對檔案信息資源進行初步整理，最多的也只是將檔案材料進行全文掃描，分放在一個個文件夾里，然后分別建立檢索目錄（EXCEL表），沒有實現檔案信息資源與檢索目錄的掛接，檔案信息資源的開發利用效率大打折扣。

3 企業開發和利用檔案信息資源具體方法

檔案作為一項最為真實的企業發展歷史記錄，對于企業而言，它是一項寶貴的財富，在企業經營管理、生產等各個方面都發揮著積極作用。檔案管理工作主要目的就是能夠最大程度上對檔案信息資源開發和利用。所以，做好開發和利用企業檔案信息資源，就能夠在挖掘企業潛在價值下更進一步提高企業經濟效益。

3.1 提高有關人員檔案意識

在開發和利用檔案信息資源中，收集工作是一項很重要的工作，收集工作水平的高低將關系到開發和利用檔案信息資源水平的高低。加強檔案意識是提高收集檔案質量的一項有力措施。企業檔案管理部門應在對《檔案法》了解熟知的前提下，將具體實施方法利用各大媒介廣泛宣傳，并進行利用檔案實例的宣傳，以生動的檔案案例、更強的檔案說服力，使廣大員工有著更加深刻的印象，讓他們深入意識到檔案管理對于企業發展的重要性，進一步強化企業所有員工的檔案意識[3]。確保檔案管理人員可以深刻意識到，檔案管理工作雖然對專業性要求很高，但是做好這項工作對于企業發展、員工發展意義都是巨大的。所以，企業檔案部門應加強所有員工對于檔案管理的認識，從根本上確保歸檔檔案文件材料的質量，提高檔案管理意識，切實做好收集檔案工作，為更好地開發和利用企業檔案信息資源奠定堅實的物質基礎。

3.2 提高檔案管理工作者的素質素養

檔案管理人員應在海量的信息中扮演好信息中介這一角色，并主動承擔起傳播信息的工作。我們知道，在信息技術發展下，對檔案管理工作人員素質素養有著新的要求，要求他們與時俱進、敢于創新。在不斷更新的現代社會技術下，檔案管理人員傳統工作理念與工作方式已很難滿足現代社會實際發展需求。信息社會時代背景下，企業需要知識水平高、綜合素養高的信息管理工作人員，其工作人員素質素養影響著開發和利用檔案信息整體水平。作為新時代的檔案管理工作人員，應努力提高自身素質素養，一是應有強烈的責任心，還要有積極創新、敢于拼搏的精神。二是還應緊隨時代發展腳步，對各項新的信息技術與業務知識有效予以掌握，并熟悉和精通管理檔案方法。當前檔案事業面對著很多挑戰，這些都需要檔案管理人員積極正視問題，并妥善處理問題，并將檔案管理與實際工作有效融合起來，積極進入到企業生產經營管理各項活動過程中，更好地為企業發展服務。三是企業應注重培養檔案管理工作人員，為廣大檔案管理工作人員營造良好的學習氣氛，安排他們積極參與到各項知識技能培訓中，努力成為一名檔案管理復合型人才，為更好地開發和利用檔案信息資源提供源源不斷的人才力量。

4 大數據形勢下，探究企業檔案信息資源收集管理創新思路

4.1 檔案管理理念與管理方式的轉變

首先，企業檔案管理范疇發生了轉變。由之前單一的結構化數據轉變成為復合的數據結構。其次，企業檔案管理意義的轉變。之前企業檔案工作更多注重保存功能、記錄功能，通常局限為體現單一價值作用。而在大數據時代下，企業檔案意義的數據在很多領域中都積極發揮著作用，如政務領域、輿情領域、醫療領域。企業檔案服務方式也已經從原先被動服務轉變成為主動服務，主動在篩選和甄別信息前提下，尋找出最有價值、最有意義的數據信息。

4.2 企業收集管理檔案流程更加規范化與具體化

在大數據背景共通共有信息下，加大了信息的不安全性。因此，企業高層已經非常重視檔案信息的安全性，對收集管理企業檔案實施標準化流程式的管理和控制，尤其是強化培訓了每個環節有關人員的安全管理意識。很多企業都已經在企業檔案管理系統引入了ISO認證標準，更加明確了標準流程，更加嚴格把控了各項環節。

4.3 已經初步構建了企業檔案信息系統技術架構

以前的企業檔案管理包括三種模式，即集中管理檔案模式、分散管理檔案模式、信息一體化管理模式。在大數據時代下，簡單形式的一體化不能達到企業對于檔案管理的多元需求。在這種新型數據技術應用下，一體化信息處理轉變成為一站化方式，也就是在云計算技術應用下，重新設計企業中的檔案信息，動態增加了存儲與計算資源，以二維碼的方式來存儲檔案數據信息，并在統一量化和分析各種數據前提下，結合結論分析出潛在規律，推算會出現的情況，并及時將最后有價值、有意義的數據傳輸給決策層，便于企業決策。

5 結束語

在大數據時代的今天，“數據”已經成為一項尤為關鍵的生產因素。在企業現代化和科技化的發展下，怎樣才能對檔案的大數據有效整合，確保大數據更好地發揮數據基石作用，已經成為社會各界廣泛熱議的話題。

參考文獻

[1]王爽.淺析大數據時代企業檔案信息資源收集管理工作[J].辦公室業務，2017，02：170.

[2]張曉娥，竇苡.企業檔案信息資源的開發利用[J].機電兵船檔案，2017，02：57-60.

[3]黃芳.新形勢下大中型企業檔案信息資源開發利用的思考[J].檔案天地，2017，03：28-31.

[4]趙宇志.關于企業檔案信息資源的開發利用[J].辦公室業務，2017，13：49-50.endprint