工程項目的設備竣工文件全程管理探討

蔡暾

摘 要：竣工文件可以控制工程設備的質量，對于調試安裝等也是一項非常重要的依據，而且是證明設備自身質量的材料，在工程項目設備竣工中有著不可或缺的作用，應該給予竣工文件全程管理充分的重視，并且對其的管理進行規范和嚴格的控制。

關鍵詞：工程設備；竣工文件；管理

竣工文件的編制在工程建設過程中，可以說是一項極其龐大，但是又非常系統的工程，其過程的形成涉及到了多家單位管理，這其中主要包括供應商和建設單位等，其管理有著工作量大等顯著的特點，經常出現竣工文件無法根據時間編制就提交等情況，進而對工程現場存檔等造成了不好的影響。為了確保工程設備安裝等工作能夠順利的開展，以及竣工文件能夠及時的進行歸檔等，與此同時也防止重復發生驗收工作，以及對大量的人力和物力造成浪費等情況的發生，基于此，就非常有必要確保統一、全面和規范設備竣工文件的管理工作。為此，本文為主要和工程設備制造竣工資料的編制等實際情況相結合，對竣工文件的全過程管理進行總結，分析其中存在的問題，并總結了提高竣工資料管理和控制的措施。

1 工程項目設備竣工文件的作用及重要性

1.1 竣工驗收文件是工程施工的重要組成部分

在建設工程項目期間，應該如何根據我國的法律法規，還有相應的規章制度，對工程的實施全過程進行管理，并記錄在案，最后以一個完整的工程項目竣工文件的形式呈現出來，這是一項管理質量的系統化工程，是程序化、制度化和規范化對施工管理程序進行管理的重點體現，以此讓工程建設的過程中，能夠讓各方的主體根據各個方面的原始記錄，進行現場管理和依法建設等，這是對工程項目設備全過程管理的重要部分。基本情況下，工程項目的文件在建設施工前，就已經有所積累了。因此可以這樣說，工程項目設備竣工文件，是確保建設工程項目設備決策等真實記錄的前提，是根本落實項目經費和實施的依據。在對項目進行預算編制還有招標和投標等時，都需要將立項文件作為一項重要的參考依據。因此，在工程施工的過程中，竣工文件有著非常重要的作用。

1.2 竣工驗收文件是工程質量的重要反映

建設工程項目是否滿足業主的需要，就需要和我國法律、法規以及規范標準等相符合，不但如此，設計的文件也要和各個方面相符合。尤其是隨著不斷推動的精細化管理和量化分析，由此對建設工程項目設備的質量形成了規范的評價體系。而且我們又以往的感受性經驗模式評價，開始轉化為體系化模式的評價，不再只是局限于在工程現場評價建設工程項目設備的質量，而是將建設工程文件作為評價的基礎，實施綜合測評。也就是說，竣工驗收文件是對工程項目設備質量的直接反映，我們應該以竣工文件作為主要的依據，對工程項目設備質量進行全面的評價。

1.3 竣工驗收文件是控制工程質量的關鍵

工程竣工驗收文件的概念主要以靜態的形式呈現，而管理工程項目設備竣工驗收文件是一個動態的管理?；旧?，不管是這一過程的目的，還是這一過程的結果，都是為了讓竣工驗收文件更具有真實性和完整性。但是，當我們深入，并且清晰的對這一過程進行研究的時候，發現管理竣工驗收文件并不是一個單獨的行動，而是管理工程項目設備不可或缺的一部分。因此對于工程項目設備的管理，竣工驗收文件起著關鍵性的作用。

2 工程項目的設備竣工文件全程管理要求

根據國家對檔案管理的有關規定作為依據，對文檔體系進行劃分，對文件從形成、傳遞、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定直至處置的全過程的一般要求。按照文件的使用和管理要求，應該采用不同的管理原則對不同類別的文件進行控制，文檔體系主要由文件、檔案和資料三個部分構成，這也是設備竣工文件歸檔工作中非常重要的要素。在進行設備竣工文件歸檔工作的過程中，需要實現全院檔案集中統一管理的方法，通過對院文檔管理領導和服務的不斷加強，讓統一的文檔管理制度、規范還有標準真正的建立起來，同時對文件的生成和流轉進行控制，確保文件在傳遞的過程中是正確的，并通過對信息技術的借助，讓文檔的利用更加的有效和方便。在全過程中對竣工文件進行管理的過程中，需要嚴格按照統一領導和分級管理的原則，同時所有的員工都應該肩負起管理文件的責任，確保個人業務活勞動中文件的正確性。在管理設備竣工文件時，需要注意以下幾點：

第一，統一和規范設備竣工文件管理規范，由于工程設備竣工文件需要涉及到各的管理方非常多，比如建設單位、總承包單位還有分包商等，再加上各個管理方都有自己相應的管理程序等，這就增加了管理上的復雜性?；诖?，在對工程項目的設備竣工文件進行全過程管理的過程中，就需要對規范管理的要求，細分各方之間的責任。因此，在實際對檔案管理的過程中，要求加強對管理檔案的建立，加強文件檔案的意識。第二，明確對竣工資料的整編責任、內容和深度規定，讓竣工資料更加的具體和細分化。第三，建立健全完善的管理機制。針對竣工文件的編制，需要建立專門的管理機制，同時對移交歸檔的問題建立相應的規章制度，執行并且落實管理辦法，明確規定職責關系，避免管理上出現漏洞的情況。第四，單位在管理的過程中，需要加強對竣工文件的重視，有效的控制竣工文件的質量，并采取相應的措施和管理機制。第五，增加供應商竣工管理人員，確保人員的穩定，在進行交接的過程中，明確責任，加強管理人員責任心和質量意識，嚴格的按照標準和規范進行執行，于此同時正規培訓竣工資料管理人員，加強管理意識，嚴格把關。第六，確保審查和驗收的有效性。

3 工程設備竣工文件存在的對策

工程設備竣工文件在進行全過程管理的過程中，應該從以下幾個方面開始著手，加強對設備竣工文件的全過程管理的控制，并且規范管理：

3.1 建立健全設備竣工文件全過程管理制度

在對建設各方的竣工文件進行管理的過程中，應該統一各方之間的管理程序，在管理概念上達成一致的目標，而且需要注意的是，需要和國家要求的工程竣工文件的標準和規范相符合，與此同時，制作、檢查和驗收等竣工文件的過程中，需要進行嚴格的規范和統一，創建統一的竣工文件管理要求。

3.2 加強竣工文件知識宣傳教育

在實施工程項目的過程中，作為各個管理單位方面而言，應該對竣工資料檔案法規等給予充分的重視，與此同時對企業基本知識進行積極的宣傳，做好教育的工作。同時對工程管理人員等進行有計劃和有措施的分批檔案資料知識的培訓，對竣工資料的標準規定進行詳細的介紹，規范化和標準化竣工文件的管理，讓每個管理層人員，都能夠對竣工文件的管理要求進行準確的掌握。

3.3 簡化竣工文件驗收環節

為了防止總承包單位和監理單位等，出現多環節和多接口的情況，因此在實際進行驗收的過程中，需要簡化竣工文件的驗收環節，確保驗收環節的高效率工作。

4 結束語

在對工程項目設備竣工文件進行全過程管理的過程中，應該嚴格的按照國家及有關部委的要求，對設備竣工文件的管理要求進行全面的貫徹和落實，同時明確全過程管理文件的要素，并對全過程管理工程項目設備竣工文件過程中存在的問題，及時的提出相對應的解決措施，爭取讓全程管理工程項目的竣工文件是有效進展的，只有這樣才可以保證內部和外部部門高度的統一和協調。各級領導在竣工文件的管理上發揮著非常重要的作用，因此各個部門要密切配合各級領導的指揮，讓設備竣工文件的效力得到真正的發揮。

參考文獻

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