淺談如何使檔案管理工作更規范化、標準化

朱強

摘 要：現實情況下，機關事業單位日常運營過程中，必然要涉及到檔案管理相關事務的開展，該類事務的開展是事業單位工作的重要內容，對單位的發展也有極其重要的現實意義。實際工作過程中，由于檔案數量較多、相似文種較多，檔案管理工作的開展具有較大難度，規范化檔案管理事務對降低該類事務的工作難度有積極作用。本文主要結合實際工作情況，并在參考相關文獻資料的情況下，提出檔案工作規范化、標準化的相關舉措，以便于進一步促進檔案管理工作的開展。

關鍵詞：檔案管理工作；規范化；標準化

1 檔案管理事務規范化、標準化的現實意義

1、最大限度的使用在檔檔案價值

在機關事業單位的日常運營過程中，不可避免的會產生種類多樣的檔案，對這些檔案開展相應的管理工作是機關事業單位發展歷程中的一種必然。實際生活中，檔案的產生具有隨機性，在某個機關事業單位內部往往會產生各種各類的檔案，檔案種類和數量的龐大，給檔案管理相關事務的開展加大了相應難度。這樣一種情形下，規范檔案工作有著非常重要的現實意義，檔案管理相關事務規劃化進程的推動，能夠促進檔案管理工作的使用率上升，檔案管理專項部門的設立、專業管理人員的配置等都會使檔案管理工作開展更加順利，檔案的使用率和重要性也得以逐步上升。

2、增加檔案查詢的便利性

存儲、查詢相關檔案等事務的進行都是檔案管理日常事務的重要組成部分，同時也是機關事業相關部門日常運營工作的重要內容。實際工作過程中，由于單位內部存放的檔案數量較大，檔案查詢工作的開展進度較慢，給事業單位的日常運營帶來一定的不利影響。隨著檔案管理工作正式化、正規化進程的不斷加快，整個檔案管理事務中檔案查詢的便捷性得以大幅提升，從而促進整個機關事業相關部門日常運營工作的開展。基于此，促進機關事業單位內部檔案管理正式正規化、標準化程度的提高，對整個單位內部運營有重要作用，不僅有助于單位內部檔案管理工作的開展，而且對整個事業單位發展的促進作用也逐漸加強。

2 提出規范單位內部檔案管理相關事務的策略

在事業相關部門的日常運營過程中，檔案管理工作的開展有極其重要的現實意義。檔案管理工作的開展具有極大的必要性，但在實際生活中，不可避免地存在檔案管理信息化進程緩慢、檔案管理團隊綜合素養不高等問題，對整個檔案管理事務的開展產生不同程度的阻礙作用。為促進機關事業單位內部檔案管理相關事務的順利開展，促進檔案管理規范化、標準化程度的上升，在參考實際工作經歷、借鑒相關文獻資料的基礎上，提出以下幾個方面的策略。

1、推進公文制發工作的開展

實際生活過程中，公文制發工作的開展是檔案管理工作規范化、標準化的首要前提，對于推動檔案管理工作規范化進程有著重要作用。公文制發工作實施產生的效果，不僅會對公文質量產生相應的影響，而且也會對檔案本身的質量產生影響，基于此，為了實現檔案事務規范化、標準化管理的目標，必須在公文制發的過程中強化工作內容的規范性。公文制發工作的開展是單位運營內部的一種必然，只是在許多方面存在相應的漏洞，從而造成工作本身缺乏相應的規范性。

實際工作過程中，為了實現檔案工作規范化、標準化管理的目標，機關事業單位內部在開展公文制發工作時，主要需要做到以下幾個方面：一是，對公文所用紙張質量、幅面尺寸規格及排版裝訂方式等內容按照國家標準提出相應的要求，促進公文外在形式的完整統一；二是，基于公文需要長期保存這一要求，單位內部應強調公文內容應字跡明晰，在撰寫公文的過程中應盡量使用不容易褪色的筆墨紙張；三是，對制發公文的相關手續實施監察，主要檢查公文的制發是否履行了相應的簽發手續、審批權限是否符合、落款是否一致等，在程序上推動公文制發工作的規范化進程；四是，基于日后現代化查詢手段的需要，單位內部應對公文文種、使用字體等予以相應的規定，促進公文內容一體化進程的實現。

2、確立“以我為主”的立卷歸檔原則

實際工作過程中，檔案管理事務規范化、標準化進程的加快，其根本目的在于促進檔案管理工作的系統、完整，方便單位內部人員保管檔案、查詢檔案等，使檔案在單位內部的重要性得以凸顯，并且最大限度的利用檔案的保管價值。一般來說，影響檔案工作標準化、規范化管理的相關因素主要有以下幾個方面：一是，相近公文的重復問題；二是，立卷組合的無序性。這些客觀存在的因素，是阻礙單位內部檔案管理工作完整、便捷性的重要因素。為了減弱客觀因素對檔案工作規范化管理的影響，單位內部應積極確立“以我為主”的立卷歸檔原則。

一般來說，“以我為主”立卷歸檔原則的確立，其主要內容包括以下幾點：一是，高度重視單位內部相關文件立卷歸檔的時效性，予以立卷或歸檔的文獻資料，都是已經完成階段性任務的文件，對尚未完成任務的文件，不應予以立卷或歸檔，這樣才有可能降低檔案管理的混亂程度和無序性，降低整個檔案管理工作的開展難度；二是，對于立卷歸檔的重點要有明確的認知，并在此基礎上實施合理的工作分配，立卷歸檔重點的確定一般需要依靠于“以我為主”這一原則的指導，在實際工作過程中要正確的區分文檔和資料，對檔案的重要性進行相應的界定；三是，要堅持“以我為主”的立卷歸檔原則過程中，也同時要注意維護檔案的完整性。

3、提高卷宗質量

相關研究結果表明，案卷材料搜集是否完整對檔案價值的高低有重要影響，提高卷宗質量對整個檔案管理事務的發展有重要作用。這要求現實工作過程中，我們要竭力做到以下兩點：一是，立卷方法問題的解決，即促進檔案管理事務中相關分類和檢索工作的開展；二是，現實工作狀態下案卷裝訂質量問題的應對，即通過從嚴要求案卷裝訂流程等舉措，促進檔案管理事務規范化水平提升。檔案管理工作的開展對整個事業單位的發展有著極其重要的作用，檔案工作規范化、標準化管理進程的開展，是時代不斷發展下的結果，在歷史的發展過程中，檔案管理工作也隨之不斷發展。卷宗質量的提升是檔案工作規范化、標準化管理的重要舉措，為了達到這一目的，機關事業單位內部相關管理人員首先需要強化該項工作意識，對工作過程中涉及的各個環節強化相關標準，并在實際工作過程中實踐相關標準及要求。

3 結語

綜上所述，檔案管理事務規范化進程的推動，具有極其重要的現實意義，現實情況下，該進程的推動過程中不可避免的存在多個方面的問題，對整個工作的進展有所影響。綜上所述，為了更好的推動檔案管理工作的開展，規范其工作流程，應著重從以下幾個方面入手：一是，推進公文制發工作的開展；二是，“以我為主”立卷歸檔原則的確立和使用；三是，提高卷宗質量。

參考文獻

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