事業單位檔案管理工作的優化路徑

謝娩蘭

摘 要：近年來，我國逐漸開始推進法制社會的建設，政府各個部門對于工作信息的公開要求也越來越高，越來越多的公民開始想要積極地加入到社會事業單位的管理工作當中去。人們想要參與到社會事業單位的管理工作當中去的原因一方面是公民們的素質相較于之前有了很大的提高，再加上隨著我國信息化時代的不斷發展，對于事業單位檔案的管理工作來講也有了技術上的極大支持。近幾年，由于我國事業單位有關檔案管理的工作并不完善，還存在著很大的問題甚至于漏洞，我國事業單位有關檔案管理工作的公開程度并不高，究其根本原因則是由于我國檔案管理工作本身存在著很大的問題，導致整個信息的傳遞過程會有很大的問題。所以，本文在對于我國事業單位檔案管理工作中所存在的許多問題進行分析討論，接著關于怎么具體進行事業檔案管理工作的優化方法進行了有效的分析，以期能夠在很大程度上提高我國事業單位檔案管理工作的效率以及工作過程中有關信息公開程度的問題進行解決。

關鍵詞：事業單位；檔案管理工作；優化；路徑

1 前言

事業單位檔案將事業單位的有關活動都進行真實記錄，以便能夠對于工作原貌進行合理并且正確再現，使得未來的工作能夠在之前的工作中進行創新和進步。因此，對于事業單位來說，有關檔案的管理工作十分重要并且具有非凡的現實進步意義。再加上事業單位本身就存在著很多的特殊屬性，所以檔案管理工作對于事業單位來說是十分困難并且復雜的，整個檔案管理流程和工作都十分繁瑣。因為有關事業單位的檔案管理工作不僅涉及到無數檔案的收集、整理以及統計處理等眾多過程和方法。然而科學合理地檔案管理工作不僅能夠在很大程度上促進事業單位的管理工作，從而提升我國事業單位的工作效率，還能夠使得檔案管理工作對于我國人力資源管理方面產生重要的影響力。

2 我國事業單位檔案工作存在的一系列問題

2.1 有關檔案管理工作的相關規定不夠全面

近年來，我國事業單位檔案管理工作不夠科學合理并且不夠健全，因為大多事業單位通常在進行檔案管理工作過程時，基本上都不會按照檔案管理的具體流程，在對于相關文檔的收集處理以及歸檔方面都是依照自己的意愿進行處理，使得各個事業單位的檔案管理工作流程不盡相同，整個工作管理流程都十分混亂。另一方面，有較少數的事業單位對于檔案管理工作比較重視，在檔案管理過程中建立了較為科學合理地整理以及歸檔過程，然而，由于機構本身不具有全面的相關規定，所以使得整個監督管理過程顯得漏洞滿出，大多的檔案管理工作監督制度都不夠嚴厲，相關職員無法嚴格遵守其操作流程。所以，對于事業單位檔案管理工作來說，相關規定不夠全面是一個很大的缺陷，完善事業單位檔案管理工作對于事業單位來說是非常重要的一步。

2.2 檔案管理方式嚴重落后

目前，由于我國事業單位的工作量以及工作所涉及的所有方面導致我國事業單位檔案的信息量成指數型的增長，而現在很多的管理部門卻依舊沿用傳統的賬目記錄方式，使得很多的檔案信息根本沒有辦法及時并且有效率地進行錄用保存。另一方面，由于過去的相關檔案管理工作設備十分落后，很大一部分硬件設備的現狀以及維護都十分不合格，這在很大的程度上影響了事業單位相關檔案工作的進行，比如說查找、修改以及刪除等。

2.3 檔案管理人員的工作效率以及思想過于傳統

事業單位對于現代信息經濟社會來講貢獻十分重大，然而要進一步更好地發揮為人民服務的力度和積極效果卻由于檔案管理人員的工作效率以及思想過于傳統導致其原本應該為經濟和社會效益所做的貢獻沒有預想中的那么多。檔案管理人員由于缺乏科學合理的培訓和進修使得工作人員缺少相關的技術知識以及處理技巧。有很多檔案管理工作人員由于對檔案管理工作缺乏科學的認識，對于自身的職責也不夠明確，再加上由于檔案管理工作人員的工資較低，所以大多數檔案管理人員都是身兼多職，所以很大一部分的工作人員由于工作任務過多無法有效率地進行檔案分類處理工作。甚至于還會存在著對于文檔管理工作的敷衍，使得對于文檔文件的歸類、整理和更新等操作不規范，導致檔案沒有辦法做到及時地立卷以及歸檔。

3 事業單位檔案管理工作的具體優化路徑

3.1 提升工作人員對于檔案管理工作的重視程度

每一個職員對于工作都應該具有相應的職業道德，對于事業單位檔案管理工作人員來說，職業道德尤為重要。事業單位檔案管理人員應該提升自己對于文檔管理工作的重視程度，相關監督管理部門也應該將對于提升工作人員對于檔案管理工作的重視程度的相關培訓工作納入到日常議事日程當中去。首先，可以建立其一個健全科學合理地檔案工作管理機構，對于相關檔案管理人員的具體工作進行規范、評價以及獎勵等制度的制定。并且，還應該定期進行相關工作的指導和監督，結合每個事業單位的具體情況，進行檔案管理相關工作人員的考核機制進行升級，制定一定的激勵措施調動檔案管理工作人員的工作積極性，讓他們發現檔案管理工作的意義所在。最后，還應該以國家相關檔案管理的評級體系為標桿，對相關管理流程進行規范化、標準化。根據檔案管理工作的不同和多樣化在職位招聘時盡量挑選適量的兼職人員，以此來在一定程度上減輕檔案管理人員的工作量以及工作壓力，使得檔案管理人員能夠將有限的精力都放在本職工作之上。

3.2 對傳統落后的檔案管理模式進行改善

現階段，我國經濟和計算機技術都在飛速發展，信息技術已經被運用到很多的工作部門當中，對于工作效率的提升也是顯而易見的。所以，事業單位檔案管理工作也應該隨著我國計算機技術的飛速發展進行相應的提升升級。應該對傳統的管理模式進行改善，從傳統手工歸檔朝著自動化信息化的檔案管理工作方式進步，使得檔案信息資源能夠共享，能夠在線查詢，能夠遠程分享等，能夠在需要的時候提供便捷快速的服務，從而為事業單位的相關決策提供相應的參考決策依據。其中，最重要的則是建立起一個數據信息化的檔案管理體系，通過這個體系實現所有檔案的共享、管理以及利用。在查找的時候可以采用在線查找以及二維碼、條形碼等新興技術的應用，從而提高檔案歸檔和借閱的效率。

3.3 對傳統的事業單位的監督管理機制進行完善

科學合理地檔案管理制度是對事業單位檔案管理工作的最大支撐和保證。各個事業單位都應該科學分析本身的實際情況和具體需求，為企業建立其一套科學合理地管理制度。使得相關檔案管理工作都能夠有章可循、有法可依。另外，管理工作流程的制定必須以方便、使用以及具備較強的操作性為實質性需求，堅持檔案管理制度不但能夠在很大程度上有效制約員工，還能夠對于制約領導方面有一定的效果。因為單位領導的行為對于員工的工作狀態和思想方面都有很大的影響，這直接關系到檔案管理相關的監督管理機制是否能夠有效施行產生一定的影響。

4 總結

事業單位檔案管理工作的優化、改革以及創新對于整個事業單位的工作效率和工作狀態都有很大的影響，并且能夠在很大程度上保證其工作的有效性，所以相關事業單位應該對檔案管理工作的優化進行足夠的重視，要采取相應的措施來提升工作人員對于檔案管理工作的重視程度，對傳統落后的檔案管理模式進行改善，對傳統的事業單位的監督管理機制進行改善。

參考文獻

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