檔案管理的辦公自動化應用思考

摘 要：信息技術的發展為檔案管理提供了重要的技術支持，也同樣為提高辦公效率帶來了便利。將檔案管理與辦公自動化相結合，能夠實現信息技術的充分運用，能夠在實際的工作中總結更多有效的檔案管理辦法，提升企事業單位的辦公水平。本文研究基于信息技術的手段，將檔案管理與辦公自動化實現融合，探討辦公自動化對檔案管理的促進作用，推動檔案管理工作的開展。

關鍵詞：檔案管理；辦公自動化；信息技術

隨著現代經濟發展水平的不斷提升，無論是企事業單位還是政府部門，對于辦公效率高效優質的追求也越要越高。而在企業單位、政府部門發展的過程當中所產生的信息儲備量也在不斷的增加，對于檔案管理工作來說難度也是越來越大，檔案管理不僅僅是對于文本內容的儲存、更是對于檔案信息的審查、整理、匯編、分類、修復和歸檔等。檔案管理是為檔案使用部門提供充分的檔案支持，能夠為檔案使用單位作出發展決策的重要依據。

1 檔案管理的辦公自動化應用現狀

辦公自動化是提升辦公效率的必然選擇，也是信息技術應用于辦公領域的重要體現，所以檔案管理與辦公自動化相結合勢在必行。但是目前檔案管理與辦公自動化之間的結合程度并不是非常高，問題表現各異：

第一，專業人員的缺失。很多單位為了節省人員成本，在檔案管理的人員配備上都以職務的兼任為主，沒有專門的檔案管理人員。即使有專門的檔案管理人員負責，但是其辦公自動化操作水平存在不足。不僅如此，檔案管理的辦公自動化是技術應用的體現，而且自動化的檔案管理需要技術的不斷更新，需要協調配合好檔案使用部門和單位的工作。所以技術操作要求較高，需要有定期的技術培訓，才能夠保證檔案管理人員適應，并做好檔案管理的服務工作。從目前的結合情況來看，并未得到充分重視，人才支持程度存在不足。

第二，辦公自動化的檔案管理系統設計缺乏統籌性。檔案管理想要實現辦公自動化，就需要將現存的書面、紙質、影響等檔案內容進行數字化的轉換，但是目前辦公自動化的系統操作缺乏統籌性的考慮，檔案信息的數字化轉換程度低。以文書檔案的管理為例，臨時性、電子文檔的歸檔不及時，而且檔案信息的檢索中并不能及時的更新，檢索困難，這種情況下就會造成現有檔案資料和數字化的材料之間信息不對稱，材料不匹配，會產生工作的滯后性，影響辦公自動化的效果發揮。

第三，檔案管理的辦公自動化缺乏標準化和規范化的管理流程。檔案管理自動化設計的目的在于用便捷的服務操作提供最快捷的檔案服務。但是如果檔案管理缺乏有序的制度規范的支持，檔案管理會存在漏洞。如缺乏調取權限、流程的限制，就會存在篡改檔案，隨意丟棄檔案、損壞檔案的可能性，檔案管理的安全性就會受到威脅。檔案管理的自動化操作在各個方面和環節要形成操作標準，在檔案系統的設計上對其安全標準也要加強樣的審核，如果出現網絡問題如何實現應急處理，確保文件的安全。如檔案文件的刪除、下載和修改是否存在使用權限的設置等問題都必須要形成細化的操作規范。

所以說檔案管理的辦公自動化并非完全的自由化，而是在節省人力成本，提升技術操作水平的基礎上，以規范化、有序化的檔案管理手段，為有檔案需求的對象提供對接服務。

2 檔案管理辦公自動化的應用建議

（一）完善檔案管理人才配備

辦公室自動化技術環境下檔案管理工作的開展必須要配備專業的管理人員。作為檔案管理的單位要形成人才意識，設立檔案管理的職能部門，以專業檔案管理人員去進行自動化辦公的學習。要注重培訓成本的投入，對于檔案管理人員進行定期的自動化辦公模式的培養，保證檔案管理人員具備自動化辦公的能力，從而確保檔案管理人員能夠對所服務單位的辦公環境有充分的適應性。檔案管理人員要能夠熟練的掌握檔案管理的操作系統，通過檔案管理知識和技術操作技能的融合，按照規范化的操作流程要求，做好系統的檔案維護，并且能夠針對各自單位的辦公特征提出檔案管理的操作建議，實現對管理系統的不斷優化和完善。檔案管理人員還要能夠具備數字化檔案處理的能力，確保檔案系統的數據內容及時更新，確保最為完整、全面的檔案數據系統，加強檔案的收集和錄入的主動性。

（二）提升檔案管理系統的自動化水平

檔案管理系統設計自動化體現為循序漸進的特點，系統要能夠對檔案信息內容進行分層次的細致劃分，而且在辦公業務內容不斷增加的過程中，檔案管理也要逐漸實現服務領域的拓展，以開放性的系統模式為辦公服務。目前最首要的任務就是完善檔案信息系統的數據庫建立，加強對檔案數字化信息的轉化。檔案數據庫的建立要注重靈活性，根據單位的檔案管理目錄進行不同檔案檢索方法的設計，提升檔案信息的提取能力。檔案信息數據的更新要保證及時性，注重技術操作的完善，能夠自動識別登錄權限，使用權限，對重要數據信息進行加密保護，管理者權限和使用者權限都要能夠確保層次權限設置的嚴謹性和科學性，從而提升檔案信息的自動化操作水平，提高工作效率。

（三）規范檔案管理的自動化辦公流程和標準

檔案管理職責重大，檔案管理掌握的是所在單位重要的檔案信息，包括會議記錄、發展決策和合同文件等。檔案信息必須要保證嚴謹性，如果出現偏差甚至會影響所在單位的發展決策。因而檔案管理單位應該形成較為完善、嚴謹的管理規范，對于檔案管理的操作流程做出較為細致的設計。對于檔案管理平臺操作人員的使用身份和權限級別進行識別，堅強平臺的檔案去向跟蹤，并且以自動化辦公方式在系統中及時更新和錄入，保證檔案管理的規范性。檔案管理的辦公自動化要形成對內和對外的管理規范流程，對于內部信息的錄入歸檔和調取要嚴格把關，對外也要加強技術的對接操作，與檔案使用單位進行溝通，保證檔案信息在自動化操作過程中的安全性，避免出現檔案破損、遺失、檔案信息篡改等情況的出現。

參考文獻

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作者簡介

孫英杰（1965-），天津港集裝箱碼頭有限公司總經理辦公室檔案管理員。endprint