醫(yī)院檔案收集整理及保管工作

摘 要：本文主要就醫(yī)院檔案管理收集以及整理的相關工作展開研究，通過統(tǒng)籌檔案的收集、整理和后期的立卷歸檔以及利用和銷毀工作，打造完整的醫(yī)院檔案管理流程，推動醫(yī)院檔案管理規(guī)范發(fā)展。 通過結(jié)合醫(yī)院檔案管理的相關特點進行專業(yè)化操作，可有效實現(xiàn)檔案高效收集整理和保管的目的。

關鍵詞：醫(yī)院；檔案收集；整理保管

通過醫(yī)院檔案對醫(yī)院發(fā)展和建設的重大事件以及醫(yī)院發(fā)展具有代表意義和重點的病例等進行針對性收集管理，可以將醫(yī)院發(fā)展的歷史以及國家相關方針政策統(tǒng)籌起來，對醫(yī)院的宏觀發(fā)展具有重要的指導作用。必須加強對醫(yī)院檔案管理工作的重視，促進醫(yī)院檔案更為合理的開發(fā)利用。

1 醫(yī)院檔案類別

1.1 文書檔案

通過對醫(yī)院行政管理的方針政策以及重大行政管理事件進行記錄即形成了醫(yī)院文書檔案。由于醫(yī)院文書檔案涉及的范圍相對較廣，一般包括政府以及醫(yī)院上級和醫(yī)院本部下發(fā)的一些具有指導性、政策性和業(yè)務性指標的內(nèi)容，因而其文書的種類相對較多，文書也具有一定的綜合性特點，主要發(fā)揮對醫(yī)院重大事件和發(fā)展方向及活動進行記錄的作用，在醫(yī)院檔案管理工作中占據(jù)主體地位。

1.2 基建檔案

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和國家政策的變化，各地的醫(yī)療環(huán)境也隨時代發(fā)展不斷改善。隨著醫(yī)院整體規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)院的硬件設備和基建檔案等也不斷建立起來。為保證完整專業(yè)記錄醫(yī)院各項基建工作，檔案記錄收集整理一般具有系統(tǒng)性、成套性的特點，需要花費較長的時間周期進行記錄。為保證檔案的完整準確真實，一般在基建檔案建立初期安排相應的基建部門進行記錄管理，在基建周期結(jié)束后，再由基建部門將基建檔案轉(zhuǎn)交醫(yī)院檔案管理部門，進行后期的檔案保管和統(tǒng)一管理工作。

1.3 影像、音像及照片檔案

在醫(yī)院發(fā)展過程中，出于記錄醫(yī)院發(fā)展重大事件、宣傳醫(yī)院整體形象等目的，宣傳部門會通過定時和不定時兩種形式對醫(yī)院發(fā)生的各類事件進行影像和照片的記錄留存工作。同時，隨著各地醫(yī)院的迅速發(fā)展，各大醫(yī)院都在不斷擴大發(fā)展醫(yī)院的規(guī)模，醫(yī)院之間的競爭也愈發(fā)激烈。通過增加對宣傳部門的要求，結(jié)合醫(yī)院的整體定位以及醫(yī)院發(fā)展方向，可通過影像、照片、音像和其他相對具有較大影響力的形式開展醫(yī)院宣傳工作，在群眾中樹立良好的醫(yī)院形象。該類影像、音像資料等對醫(yī)院的發(fā)展以及醫(yī)院定位、醫(yī)院優(yōu)勢等具有記錄作用，是醫(yī)院發(fā)展的重要組成部分，具有十分重要的存案留檔作用。通過對該類資料進行檔案收集和保存管理，推動醫(yī)院在吸取先前經(jīng)驗的前提下實現(xiàn)更為順利的發(fā)展。

1.4 人事檔案

隨著醫(yī)院規(guī)模的擴大以及部門的增多，人員流動等也更為頻繁，一定程度上給醫(yī)院的管理工作帶來了較大負擔。通過對醫(yī)院不同部門的人事檔案等進行分類收集整理，為各部門取用人事檔案等提供便利。

1.5 財務檔案

隨著患者的增多、醫(yī)院建筑建設和醫(yī)療設備儀器采購等，醫(yī)院的財務變化幅度相對較大。通過專業(yè)的檔案管理部門對財務支出的財務票據(jù)等繼續(xù)收集整理，可為后期的財務清查等提供便利，方便財務部門取用財務票據(jù)，保證醫(yī)院經(jīng)營合理開展，進一步明確資金流向，避免資金濫用。

1.6 設備檔案

醫(yī)院設備檔案的建立、使用與管理是醫(yī)院檔案管理體系中比較重要的組成部分，其直接關系到醫(yī)療設備的維修和使用情況。醫(yī)院設備檔案包括了從設備申請論證、招標采購到調(diào)試安裝、驗收使用、保養(yǎng)維修、淘汰報廢等全部歷史資料，其具有憑證性、原始性的特點，通過構建一套完善的設備檔案管理體系，可以有效提高設備的使用壽命。

1.7 病歷檔案

醫(yī)院病歷檔案是確保患者病情得到及時、有效治療的關鍵，也是進行醫(yī)療科研活動的重要資料來源，對提高醫(yī)療技術水平有著重要作用。其涉及到的內(nèi)容主要包括急診病歷、住院病歷、出生醫(yī)學證明等。

2 醫(yī)院檔案收集整理和保管存在的問題

醫(yī)院檔案日常管理中，較為常見的檔案收集整理問題是醫(yī)院一般開展為患者提供醫(yī)療服務和醫(yī)療產(chǎn)品研發(fā)、疑難病癥研究等工作，后兩者一般經(jīng)歷的時間相對較長。出于方便后期跟進科學研究和相關問題研究以及其他目的，醫(yī)療研究人員一般會將自身在研究過程中產(chǎn)生的一手資料進行儲存保留，避免重要資料的泄露。但這同時導致的問題是醫(yī)療檔案收集時收集的內(nèi)容并不完善，實物資料等存在較為嚴重的不到位現(xiàn)象。而在對收集的檔案資料進行整理管理的過程中，檔案管理人員以及檔案管理部門并沒有形成對檔案管理的重視，檔案整理具有較大的隨意性，相關科室進行檔案查閱的次數(shù)也比較少，使得檔案管理逐漸失去了其原本的意義。

3 醫(yī)院檔案收集、整理和保管的措施

3.1 推進醫(yī)院檔案收集工作整改

在進行醫(yī)院檔案的收集工作時，檔案管理部門要逐漸轉(zhuǎn)變自身觀念，通過宣傳等形式，加強本部門人員對檔案收集工作的重視。通過對檔案收集相關人員進行教育培訓，使得其轉(zhuǎn)變自身工作態(tài)度，積極主動參與到檔案收集工作中。同時，對相關部門進行宣傳引導使得其主動配合檔案管理室的工作，在對本部門相關檔案進行分類綜合后，自覺上交相關檔案文件。檔案管理工作室要加強對檔案收集工作的重視，將檔案收集作為醫(yī)院常態(tài)化發(fā)展的一種形式，定期進行檔案收集，及時將各類檔案歸檔，在使用者提出要求時，及時為其提供相關服務，最大限度發(fā)揮醫(yī)院檔案收集的作用，使得其為醫(yī)院發(fā)展做貢獻。

3.2 合理整理歸檔檔案

在檔案收集工作完成后，檔案管理部門可有計劃地組織工作人員進行檔案的整理工作。在整理過程中對檔案進行進一步的細化分類，同時可就檔案中所有的內(nèi)容提出相關疑問，在此過程中要加強同文書立卷部門之間的聯(lián)系，促進各類問題的及時解決。當整理過程中遇到模糊，殘缺以及蓋章不全等現(xiàn)象時，要及時對檔案進行修補，同時打印備份以供不時之需。對已經(jīng)收集整理完成的檔案，要及時開展復查工作，避免出現(xiàn)蟲蛀等現(xiàn)象，結(jié)合醫(yī)院相關部門的檢查工作，及時對檔案進行新的歸類整理。endprint

3.3 安全存儲檔案

在檔案收集歸檔和整理工作完成后，要有計劃地開展安全合理的檔案保管工作。由于檔案大多是紙質(zhì)材料，要避免其出現(xiàn)受潮、蟲蛀、發(fā)霉等問題，因而檔案保管要遠離廁所、洗手間等濕氣相對較大的地方。同時，也要注意與鍋爐房等地保持距離，避免出現(xiàn)火災問題。要及時在檔案保管區(qū)域安裝空調(diào)、除濕機、濕溫度計、滅火器等設備設施。安排工作人員定期對檔案室?guī)旆窟M行吸塵處理。要加強對檔案室安全防范的重視，定期檢查門、窗以及檔案柜的牢固性，發(fā)現(xiàn)問題及時更換。安裝紅外線監(jiān)控器等監(jiān)控設備，結(jié)合檔案室所處的房間類型，合理調(diào)整監(jiān)控器位置，做到無死角監(jiān)控。加強對檔案室物品的管理，杜絕檔案室出現(xiàn)明火的可能，對檔案室線路等電源進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時上報，避免火災隱患。

3.4 及時對管理人員進行培訓

隨著時代的發(fā)展，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，信息化存整理工具開始在檔案收集、整理和保管中得到廣泛的應用，其對檔案管理人員的工作素質(zhì)提出了較高的要求。為保證檔案管理人員工作能力適應工作變化的需要，檔案管理部門要及時安排員工接受培訓，通過具體的崗位發(fā)展要求培訓，提升管理人員的綜合素質(zhì)和思想道德水平。由于管理人員是在醫(yī)院這一相對比較特殊的場所進行檔案管理，因而檔案管理部門可有計劃地對管理人員開展醫(yī)學知識的基本培訓，使得管理人員在培訓過程中掌握專業(yè)的醫(yī)學知識，培養(yǎng)檔案管理知識與醫(yī)學知識兼?zhèn)涞膹秃闲腿瞬牛苿尤瞬沤ㄔO相關工作的順利進行。要從檔案數(shù)字化管理角度來加強案管理人員專業(yè)知識和技能的培訓與教育，完善醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，推動醫(yī)院檔案管理工作進一步發(fā)展。

4 小結(jié)

醫(yī)院檔案管理工作具有為醫(yī)療科研活動和醫(yī)院發(fā)展方針提供經(jīng)驗指導的作用，在醫(yī)院發(fā)展中作用突出。要有計劃地開展檔案的收集、整理和保管工作，加強對工作人員的培訓，使其具備專業(yè)化的認識和知識技能，通過引入計算機等現(xiàn)代化工具，推動醫(yī)院管理水平的提高。

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作者簡介

史新燕（1986-），女，山西平遙人，助理館員，從事檔案管理工作。endprint