信息時代背景下高校檔案管理的發展探究

王偉

摘 要：本文簡要分析了信息時代背景下檔案管理創新與發展的必要性及其意義，論述了當前高校檔案信息化管理的基本情況，提出了信息時代背景下檔案管理創新發展的幾點措施。

關鍵詞：信息時代；高校檔案管理；發展

信息時代背景下，較多傳統的管理模式需要進行改善，適應新時期信息化發展的實際需求。高校檔案管理工作內容復雜，涉及檔案信息量大，傳統的檔案管理工作效率比較低。因此，高校的檔案管理工作需要通過信息化技術提高效率，同時還能夠促進檔案管理更加規范，達到檔案管理標準化以及高效化。

1 信息時代背景下我國高校檔案管理的現狀

首先，服務意識不強。信息時代背景下，高校檔案管理作為一項服務性工作，其服務功能應該得到進一步的發揮和利用。但是，某些高校受傳統檔案管理模式的影響，信息服務意識不強，對檔案信息資源的利用率不高，開發力度明顯不足。其次，管理體制落后。高校檔案管理是一項系統工程，需要完善的管理體制作保障。但是，目前高校檔案管理普遍存在保存散亂、方式陳舊等問題。高校教育涉及門類多樣，行政、黨務、基建、財務、教學、設備、人事、學生等多方面，應該建立與之相符的檔案分類，同時還要加強對這部分檔案的利用，以指導開展相關管理工作。最后，信息時代對高校檔案管理基礎工作提出了更多、更高的要求。新的技術發展時期，高校應該加大檔案管理方面的資金、資源投入，包括技術投入、人才投入以及環境投入等。然而，很多高校在這方面做得不足。某些高校尚未意識到信息時代背景下，檔案管理面臨的機遇和挑戰，對檔案管理建設的認知存在不足，致使相關投入不足，限制了本校檔案管理的信息化建設程度。

2 適應時代發展，逐步實現檔案管理網絡化、數字化和智能化

信息時代背景下，高校檔案管理必須適應時代的發展，即必須逐步實現檔案信息管理網絡化、數字化和智能化。網絡化是指把學校的信息管理和行政管理、與教學服務以及研究開發等各種門類的系統通過校園網加以連接，進而能夠使這些系統之間實現信息交換和信息服務。同時通過借助互聯網，使整個校園的教育資源、教學資源、管理資源等與社會信息資源深度融合，實現共享，從而形成超越時空界限，集管理服務、信息中樞、教學科研于一體的校園信息平臺。數字化則是指將圖片、文本以及音像等不同記錄載體的信息，運用計算機、掃描儀、視頻卡、聲卡等設備，將其數字化處理，便于存儲和開發利用。智能化是把包括人工智能、超媒體、多媒體、知識庫等等在內的各種信息技術，應用于信息識別、獲取、傳遞、存儲及分析利用等各個環節，提高信息的交換和共享。高校綜合檔案信息實現網絡化、數字化和智能化，在信息時代背景下是一件功在當今利在后世的大工程。它可以使高校與社會、校內部門之間及時、便捷地交流利用信息，拓寬信息傳遞通道，既保存了檔案的原始面貌，又促進了檔案信息的開發利用。

3 提高綜合能力，建設一支高素質的現代化檔案干部隊伍

檔案工作者要提高三大能力：

（一）綜合協調能力。高校檔案是學校在各項活動中形成的重要信息，它產生于各個部門。因此，檔案工作不是獨立存在的，檔案信息收集是否齊全完整，歸檔范圍確定是否符合各部門工作實際，檔案信息利用是否達到最優化等等。這些都需要檔案人員與其他部門溝通協調，獲得多方理解和協作，確保歸檔質量和移交時限。另外，檔案人員也要主動獲取領導和技術部門對檔案管理所需設備、技術及人員的重視和支持。通過檔案人員積極主動的溝通協調，擴大檔案工作的影響，提高全校檔案意識，為檔案工作創新發展搭建一個良好的平臺。在當前學校啟用協同辦公系統的現代化數字校園大環境下，檔案部門主動開放線上查檔功能，使檔案管理模式與數字化校園系統主動對接，進一步提高辦公效率，推進檔案信息化建設，實現檔案資源共享。

（二）文字駕馭能力。檔案人員日常工作大部分是與文字材料打交道，這就要求他們具有深厚的文字功底和較高的理論政策水平。只有具備一定的理論素養，才能深刻把握文件政策，準確領悟領導意圖，用敏銳的目光捕捉到科學的檔案信息，以精確簡練的文字撰寫對于領導決策有參考價值的材料。才能對收集上來的文件材料進行甄別取舍研究開發，編寫具有史料價值的檔案編研成果，如大事記、歷史沿革、校史研究、史志鑒等。變靜態的檔案資料為動態的檔案信息，主動廣泛地為學校和社會發展提供利用，深度挖掘檔案的重要價值。

（三）現代管理能力。現代信息技術已廣泛應用于檔案工作中，無論是整理編目還是統計、檢索、開發利用，要實現數字化辦公，人們一刻也離不開計算機和網絡技術。計算機和網絡技術已經成為檔案信息現代化管理的必用手段。因此，學校檔案管理人員必須要具有應用計算機的基本知識和必備的網絡基礎知識，提高自身的信息獲取能力、識別能力、存儲能力、利用能力等，教育與培訓是提升能力的重要途徑。利用校園網、圖書館資源完成自我學習和實踐，還要走出去，學回來，積極通過繼續教育等多種方式實現自我完善，緊跟信息時代對檔案管理人員提出的的新要求。

4 健全檔案管理體制

健全的檔案管理工作機制，應該包括管理機制、考核機制、監督機制以及獎懲機制等等。具體而言，高校應該成立獨立的檔案管理部門，有效地把檔案信息整合在一起，利用先進的技術設備和手段，實現檔案信息共享，給予各部門對等的信息查詢權，盡量避免檔案原件的流動，減少檔案信息資源的損壞或丟失。實行一把手工程，高度重視，拓展檔案管理部門功能，推行管理與服務雙重職能。同時，加強對各管理部門的監管，促進他們之間的交流與合作，最大限度地提高檔案信息的利用率。除此之外，高校還應該進一步細化對各存檔部門檔案管理考核標準，在明確各相關部門及其工作人員職責的基礎上，實施獎勵與處罰制度，保證檔案管理工作從基層抓起到規范歸檔進館科學利用的順利實施。

參考文獻

[1]孟艷麗.信息時代下檔案管理工作的創新探究[J].辦公室業，2017，3：147.

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