檔案信息化管理面臨的問題剖析及對策探究

謝蕾

摘 要：當前，社會發展凸顯了信息化及數字化的特征，在檔案管理工作中，信息化水平也逐步提升。在將檔案予以信息化管理的同時，隨著企業及單位的發展，電子文檔、數碼及聲像資料會不斷增加，因此檔案信息化管理的難度日益提高，現有的檔案信息化管理已經難以滿足企業及單位的要求，檔案的信息化管理面臨著諸多挑戰。本文旨在分析檔案信息化管理的問題所在，并且就這些問題探討有效的解決措施，為檔案信息細化管理的發展提供建議。

關鍵詞：檔案細信息化管理；問題；對策

檔案工作的意義十分重大，它有助于記錄事實、延續文明、服務大眾。目前，社會發展的一個重要標志就是信息化水平，在國民經濟的發展中，信息技術所起的作用不容小覷。檔案管理也逐漸趨向信息化，細信息化建設時檔案管理發展的必然趨勢。筆者將對檔案信息化的含義加以介紹，在此基礎上探討檔案信息化管理存在的問題，進而研究推動檔案信息化發展的策略。

1 檔案信息化的內涵

利用現代化信息技術，提升各個領域檔案管理技術層次期間，針對檔案管理必須應對的新形勢，對各個方面的因素進行綜合考量，需要建立檔案管理信息化的理論及規范，發揮現代網絡服務技術的作用，構建檔案管理及檔案服務的結構，進而推動檔案管理實現服務社會的目標，這就是檔案信息化管理[1]。其內涵包括以下幾個方面：第一，檔案管理信息化的主要支撐力量是現代化信息技術廣泛應用于各個領域的檔案管理工作中；第二，檔案信息化管理的階段目標是利用現代化的信息管理方式，從而提升檔案管理的信息化水平，從而在網絡背景下，制定檔案管理及服務的架構。第三，對于檔案管理工作人員來說，在推進工作的信息化過程中，需要創新檔案管理的方法及觀念，將信息化及檔案管理有機結合，為檔案管理的信息化注入新的元素。第四，信息化的目標在于使得社會各界公平地利用信息，同時保證信息的公開化，這在另一個維度說明了檔案信息細化管理的終極目標是保證檔案信息化管理為社會服務。

2 當前檔案信息化管理的問題所在

2.1 檔案信息化管理的觀念較為陳舊

對于舊有的檔案管理工作而言，利用手工工作進行整理存檔是主要方式，舊有的檔案管理其發展經歷了漫長的過程，最終確定了管理方案，現代化信息技術日益普及，傳統的檔案管理也在逐步進行信息化變革。然而，轉變舊有的檔案管理觀念需要的時間較長，思想上的改變是第一個步驟，檔案管理工作人員需要意識到對檔案管理進行信息化改革的重要意義及必然趨勢，重視信息化管理方式對提高檔案管理效率的作用，有助于進一步降低檔案管理工作人員的工作強度。為了實現檔案管理信息化的目標，必須極快走出管理誤區，避免懷疑利用信息化方式進行檔案管理，應該讓思想觀念與時俱進，保持對檔案信息化管理的熱情，將檔案信息化管理工作扎實地落實，并且不斷推廣[2]。在當前的檔案管理工作中，信息化的應用體現出投入高、產出地的問題。

2.2 沒能給予檔案信息化管理應用的重視

當前，大多數企業存在的一個問題是，未能對檔案進行信息化管理的重要性給予足夠的重視，引起信息化管理水平不符合信息化建設要求。大部分企業認為，檔案信息化管理只是流于形式，是對信息化建設的積極響應，不能為企業發展及經濟效益的提升有所幫助。然而，在我國社會現代化不斷推進的過程中，對檔案進行信息化管理已經收到社會各界的重視，導致許多管理部門不得不迎合這一發展趨勢，勉強開展檔案信息化管理工作。其中較為突出的問題是：缺乏對檔案進行信息化管理的基礎設施，檔案信息化管理的資金不到位，并且沒有培養和引進檔案信息化管理的專門人才[3]。因而，必須提升開展檔案信息化管理的重視層次，進而提高檔案信息化管理的實際成效。

2.3 利用信息化的管理方式會對檔案保密及檔案安全產生不利影響

目前，現代化網絡信息發展水平不斷提高，已經實現了聯網技術的各行各業，檔案信息化管理也包括在內，信息化管理水平的提升對檔案保密及檔案安全形成了很大的威脅，主要原因有兩個，即人為因素及技術因素。所謂的人為因素產生的威脅，即檔案管理負責人員缺乏保密意識及安全意識，對于檔案保密及檔案安全沒有一個深刻的認識，加之在進行檔案信息化管理的同時，在該部門的檔案網站發表未經過研究及考察的信息，由于檔案信息化管理負責人沒有對這些信息進行檢測及審查，通過所發布的信息暗含的信息訊號，非常容易導致該部門保密檔案遭到泄露。在十分復雜的網絡環境下，對于檔案信息化管理工作來說，電腦病毒及黑客攻擊就是造成威脅的技術因素，使得保密檔案及檔案安全面臨著潛在的威脅[4]。

2.4 檔案信息化管理任務量較大

對于社會各個領域的檔案管理部門來說，一個突出的問題在于，檔案部門管理的檔案內容十分復雜，并且案卷數量會逐漸增加，每一個案卷的時間跨度大，因此管理工作十分繁重。檔案信息化管理的推進沒有得到預期效果，主要是因為傳統檔案管理產生的影響，檔案完好是各個檔案管理部門的目的所在，此外不同的時間段內檔案整理質量的標準都會有所變化，檔案管理人員沒有將整理標準加以統一，因而影響了檔案基礎及檔案管理的信息化。針對這些問題，必須采取妥善的措施，利用信息化技術展開檔案管理，對于現存文書及資料予以數字化處理。

3 改善檔案信息化管理的策略

3.1 將檔案信息化管理作為終極目標

在現階段，檔案信息化管理工作需要樹立為社會服務的管理理念。開展檔案信息化管理工作，基本是把數量龐大的檔案數據資料，采用信息化的管理方式予以整理和存儲，進而為以后的檔案管理提供方便[5]。在這個過程中，利用現代化的信息管理方式有利于建構循環良好的數據環境，從而為檔案信息化管理的查詢工作及統計分析工作創造便捷的途徑，為該單位的檔案運用提供理論資料。

3.2 改變傳統的大難管理觀念

信息化社會飛速發展，檔案管理工作必須緊跟時代發展的潮流，檔案信息化管理是檔案管理工作的未來發展趨勢。隨著網絡技術的進步，人們獲取知識及信息的一個重要渠道就是互聯網，檔案管理部門如果不能及時地改革工作方式，必然會在檔案信息服務方面處于劣勢。因而，檔案信息化管理的開展其首要條件就是轉變思想觀念，必須對思想加以全面的革新，同時樹立信息化的管理觀念。

3.3 提高檔案信息化管理的技術水平

進行檔案信息化管理，不論是建設階段還是開展階段，信息技術都是極為重要的支撐。因此，必須加強檔案信息化管理的技術建設，并且隨著管理工作的展開，克服各種問題、打破技術限制。在開放的網絡環境下進行檔案信息化管理工作，保證實現資源共享及社會化信息服務，使檔案信息化管理能夠實現智能檢索，針對網絡環境對檔案數據信息形成的威脅，必須對智能檢索功能提供技術支持，從而使檢索觀念得到完善，保證檔案的保密性及安全性。

4 結語

建立檔案信息化管理的理論及原則利用現代化網絡技術，構建檔案管理及服務的架構，進而確保檔案管理為社會服務。檔案信息化管理的過程中，應該利用信息化技術整理檔案，對文書及資料加以數字化處理，將檔案信息化管理不斷推進。

參考文獻

[1]賈文琴.試論檔案信息化管理面臨的問題及對策[J].決策與信息（中旬刊），2015（6）：108-108.

[2]韓英.當代檔案信息化管理存在的問題及對策分析[J].辦公室業務，2014（19）：58.

[3]張敏.企業檔案信息化管理存在的問題及對策[J].中國管理信息化，2015（4）：200-200.

[4]宋喜瑩.檔案信息化管理存在問題及對策建議[J].魅力中國，2014（17）：373-373.

[5]林瑞蓮.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].建筑工程技術與設計，2015（19）：1307-1307.endprint