文書檔案管理中存在的問題及對策研究

易志艷

摘 要：在企業的現代化管理體系中，檔案管理是其中一項重要的基礎性工作，不僅是企業過去及當前發展歷程的重要展現，同時也是企業未來發展的重要參考依據。本文圍繞文書檔案管理的相關內容做了論述，并在此基礎上提出了改善的策略，供有關人士參考。

關鍵詞：文書檔案管理；問題；重要意義；對策

1 引言

在國家經濟整體發展勢頭良好的大環境下，企業也在不斷壯大發展，不僅體現在企業自身內部的工作事項越來越多，也體現在企業與社會外界環境交涉的頻率越來越高，檔案管理工作作為企業管理體系的一項必要性、基礎性的工作，涉及的內容和事項也隨之增多，在新時代環境下，如何提高文書檔案的管理水平和管理效率，更好地使之為企業發展服務成為每一個檔案管理工作者需要關注的問題。

2 文書檔案管理的重要性

文書檔案是企業單位各項工作及活動內容的客觀記錄，在企業的發展過程中具有不可替代的重要作用。

2.1 文書檔案的客觀性價值

企業健康運營過程中，經營事項會呈現越來越多的趨勢，而大量的事件在時間因素、空間因素和人為因素的影響下，留存在頭腦中的記憶會越來越模糊，文書檔案因其即時整理并歸檔的特點可以很好地確保內容資料的客觀性，在企業追溯歷史時提供客觀和準確的價值。

2.2 文書檔案的連接性價值

在文書檔案的記錄、整理、匯編、歸檔等各個環節，需要文檔管理部門與其他多個部門共同協作來完成，這樣就無形當中在企業內部及企業與外部之間形成一種連接，不僅顯性體現在文檔的規范性和統一性上，還隱形體現在各節點之間的內在聯系上。

2.3 文書檔案的資源型價值

文書檔案管理作為企業的基礎性工作貫穿于企業發展的全過程中，不僅為企業保存重要的歷史資料，同時也為企業當下和日后的發展提供一定的信息資源價值。通過文書檔案的梳理、歸類和匯編，可以更好的梳理企業內部和企業與外部之間的關系，在企業一些決策過程中提供必要的信息資源。

3 文書檔案管理中存在的問題

隨著企業的現代化發展，很多企業也越來越意識到檔案管理的重要性，紛紛在文書檔案管理上增加了投入力度，比如采用專業的檔案管理人員進行管理，檔案存放設施進行了改善等等，這些在一定程度上取得了一定的效果，但是文書檔案管理工作是一個復雜的體系，不僅涉及到的對象和事項多，而且內容和類別雜，在檔案管理的實際工作過程中仍然有一些不足之處，歸納起來有如下幾點：

3.1 全體人員的檔案管理意識不強

在很多人的頭腦中，檔案管理僅僅被認為是某個部門的事，與自己沒關系，這種思維造成了文書檔案管理工作在開展時很容易出現人為因素導致的誤差和延誤，主要體現在文件格式不對、內容填寫不規范、文件不齊全、文件丟失、時間延誤等等方面，這些都嚴重阻礙了檔案管理的準確性、即時性和規范性。

3.2 文書檔案管理制度不健全

在很多單位依然存在資料不能及時歸檔必須由管理部門催著要的現象。由于沒有一定有效的制度來保障，很多文書工作和檔案歸檔工作嚴重脫節，輕者造成檔案管理部門不能及時地對信息和資料進行整理歸檔，重者導致資料的丟失，嚴重阻礙了檔案管理工作的有效開展。

3.3 文書檔案管理技術落后，管理模式陳舊

在企業的發展初期，檔案管理內容相對較少，事項不多，隨著企業的不斷發展和時間推進，檔案部門不僅要管理好即時的文書資料，還要管理、養護和處理好企業歷史階段的檔案，這些都無疑加重了檔案管理部門的工作量和管理難度。由于技術上的落后，很多企業檔案管理依然以人力為主，不僅工作效率低，而且人為因素造成的相對誤差率也大。在管理模式上，檔案管理部門一直處于相對被動的地位，不能及時跟進工作項目和工作進程，造成事后管理，一旦出現問題再反饋不僅困難大而且延誤了時間，嚴重影響了文書檔案管理的工作效率。

4 文書檔案管理中問題的解決對策

4.1 提高全體人員的檔案管理意識

檔案管理不僅是某個部門的事而是需要企業全體人員共同協作來完成的工作。因此企業應高度重視檔案管理工作的開展，以文件的形式明確要求全體人員對此重視并積極配合。在此基礎上，檔案管理部門應在形式發生重大改變的第一時間對全體人員進行通知或組織培訓，將檔案管理工作的新形式，新要求，新規范及時傳達給全體人員，在某些關鍵節點上對響應的部門進行集中培訓，通過不斷提高全體人員的檔案管理意識將檔案管理工作從源頭抓起，將工作做在前頭，變被動為主動，確保檔案管理后續工作的順利開展。

4.2 建立并完善文書檔案管理制度

通過文書檔案管理制度的建立和完善來進一步規范企業內部各部門之間的配合和協作，比如在制度中明確規定文件資料和檔案管理部門的對接時間、對接內容、對接格式等內容；將檔案管理部門和文書資料整理部門及相關部門的績效考核與工作職責掛鉤，激發各部門之間的相互配合，增強各人員的工作責任感和工作積極性，避免因為人文因素導致的文件資料丟失和延誤等問題出現，保障文書檔案管理工作的高效率和高質量。

4.3 優化和創新文書檔案管理模式

在文書檔案的管理模式上，應改變過去被動管理的模式，采用主動管理的模式來提高管理效率。比如采用以點帶面的形式，以檔案管理部門為基點，輻射到企業各部門，通過檔案管理部門與其他部門定期有效的咨詢實現及時的對接，確保在各項資料和各項內容構建初期就跟蹤管理，提前對接文書檔案的相對要求和對接內容，將檔案管理工作做到前頭。通過實際工作的開展不斷地總結經驗，摸索出一套切實符合企業自身的檔案管理模式，靈活有效地來開展檔案管理工作。

4.4 不斷提高文書檔案管理技術水平

隨著信息技術和互聯網的發展，自動化網絡管理技術也越來越成熟。作為文書檔案管理部門應保持與時俱進，利用現代信息技術和互聯網來更好地提升檔案管理的效率和質量。一方面，在硬件上要構建和完善自動化管理體系，建立電子檔案管理系統；另一方面，在軟件上要及時針對工作中出現的問題與軟件公司溝通，不斷升級和完善檔案自動化管理系統，保障自動化管理系統更健康更高效的運行。此外，文書檔案管理人員要密切關注國家政策和行業內的法律法規，及時更新專業理念和專業技能，為企業文書檔案管理制度和管理措施的制定提供專業性意見，保障企業的檔案管理工作走在先進行列。

5 結語

文書檔案管理是一項專業化，細致化的工作，檔案管理工作人員應立足于當下，不斷從實際出發，制定出一套可切實操作的檔案管理制度，不斷構建和完善檔案管理體系，在保證檔案管理質量的基礎上不斷提高檔案管理的技術各檔案管理的效率，更好地為企業的健康發展服務。

參考文獻

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