高校人事檔案管理面臨機遇與挑戰

趙作嚴

摘 要：高校人事檔案管理能夠激發學者的學術潛能，并且人事檔案工作能夠推進人才的高效流轉。人事檔案管理是高校管理的基礎工程，是學校比較競爭力迅速提升的根本依托。檔案工作既是高校硬實力的體現，同時又是其軟實力的重要組成部分。

關鍵詞：高校；人事檔案；管理

1 高校人事檔案管理人員隊伍現狀

（一）高校人事檔案管理人員隊伍不穩定

日前，大多數高校人事檔案管理工作從屬于組織人事部門，未配備專職人事檔案管理員，具備檔案專業技術資格的檔案管理人員更是寥寥無幾。高校人事檔案工作崗位變動頻繁，工作內容也是為繁瑣。除平常的人事檔案材料收集、整理、保管工作外，還涉及大量人事部門的工作。并且，大多數人以其他人事工作為主，順帶負責人事檔案管理工作。這類現狀會出現一個問題：這一項工作剛剛熟悉又被調整于其他工作崗位。因而，他們很難主動地去開發現存的人事檔案資源信息，創新人事檔案管理和利用，開發個人人事檔案的使用價值。人事檔案管理年復一年重復舊工作，毫無創新可言。這不僅影響現代人事檔案工作的正常管理，也難以避免資料錯漏和失密的問題。

（二）高校人事檔案管理人員業務不熟悉

高校人事檔案管理工作具有專業性、政策性強的特點，要求人事檔案管理人員應經過專業的教育培訓，并掌握足夠的檔案專業理論知識和方法，才能適應人事檔案管理工作需要。從目前情況來看，高校人事檔案管理人員素質達到上述要求的為數不多。日前，高校的檔案管理人員學歷職稱較低，普遍年齡偏大。在高校從事人事檔案管理工作的人員中，科班出身的很少，半路出家人數卻占大部分。頻繁地更換和調動，每一個人事檔案管理者又要從頭學起，從熟悉工作到順利工作，再到適應現代人事檔案工作，需要一段較長的時間。從而造成檔案管理人員專業知識缺乏，業務不夠熟悉的現象。影響了人事檔案管理隊伍的整體素質和高校人事檔案工作的發展。

（三）高校人事檔案管理人員缺乏繼續教育

提起繼續教育，高校一般只重視教學人員、科研人員的進修學習，對人事檔案管理工作的重要性認識不足，也就忽略了人事檔案管理人員繼續教育的問題。由于該崗位的頻繁更換，很多人事檔案管理人員自身，對人事檔案管理工作的內容及其重要意義都不甚理解，更談不上對業務的鉆研。在他們看來，人事檔案管理工作枯燥繁瑣，職業定位模糊，又沒有進修學習的機會，前途一片黑暗。這也就影響人事檔案管理人員工作積極性和隊伍的穩定，缺乏業務培訓機會，也就無法具備系統的檔案理論知識來指導人事檔案管理工作者的工作實踐。

2 高校人事檔案管理工作中出現的主要矛盾

（一）人事檔案管理服務性與軟硬件缺失的矛盾

隨著信息時代的快速發展，高校人事工作也愈發依賴于信息，諸多的行為過程就是對信息的接收、處理、參考、判斷和決策的過程，這對人事檔案的管理工作提出了更高的要求。當前，人事檔案管理服務性與檔案工作軟硬件之間存在著矛盾。軟硬件的缺失，導致了檔案工作長期處于被動應付狀態，從而影響人事管理工作的服務質量。

（二）人事檔案管理信息化要求與管理手段落后的矛盾

在信息時代，先進的信息技術、計算機技術和通訊網絡技術應該成為人事檔案管理的重要手段。完善人事檔案管理服務應該要建立起一套完善的人事檔案信息數據庫，利用計算機技術和網絡通迅技術，通過網絡管理，實現對人事檔案信息共享。當前，許多高校檔案管理手段落后，仍采用傳統的手工人事檔案管理：沒有館內局域網和檔案館網站或主頁；未實現檔案的全文錄入和掃描；沒有建立檔案數據庫。管理手段的落后直接影響檔案功能的發揮。檔案管理手段的陳舊落后，整檔工序的繁瑣復雜，直接造成檔案材料使用的不方便，降低了工作效率。

（三）人事檔案信息的局限性與社會需求透明化、服務性需求擴大化的矛盾

人事檔案由于自身特點，在提供信息方面往往存在部門自我服務多，為社會提供得少，保密性強，服務性弱等存在局限性的問題。隨著社會的發展、高等教育社會化程度的不斷提高，高校人才流動頻繁等情況的出現，人事檔案信息局限性與透明性、服務性需求擴大之間存在矛盾。

3 高校人事檔案管理的建議

（一）實現人事檔案的“四化”管理

高校人事檔案管理關系到高校的發展。要想提高高校人事檔案管理的水平，積極推進高校人事檔案的“現代化、信息化、法制化、標準化”管理就變得尤為重要。“現代化”管理就是在高校人事檔案管理中引入計算機技術，從根本上改變傳統的以手工操作為主的檔案管理方式。

（二）加強聲像以及電子檔案的管理

隨著網絡技術的發展，聘用制下的高校人事檔案日益“數字化”，高校人事檔案中的聲像以及電子檔案越來越多，因而，高校檔案人員利用網絡技術，對聲像以及電子檔案的管理進行科學管理。“信息化”管理就是采用先進的技術和手段，實現高校人事檔案管理的信息化和科學化。建立高校人員信息數據庫；對重要的以及利用頻率高的資料加以數字化。“法制化”管理就是高校人事檔案管理必須遵守我國檔案法，實現高校人事檔案管理的合法化。“標準化”管理就要求對高校人事檔案進行規范化管理。爭取做到，每份材料在確保真實、完整的條件下，也具有規范化的格式。包括檔案材料表格、材料尺寸大小等，都符合國家檔案管理的標準。

（三）創新高校人事檔案管理

創新高校人事檔案內容，確保檔案材料的真實性。目前，高校人事檔案內容雷同現象十分常見，不能動態直觀地反映個人的綜合素質。因此，高校人事檔案應創新內容，重視人事檔案材料內容的多樣性，重視圖片、圖形、聲像資料等信息的收集，建立高校特色人事檔案材料的動態跟蹤系統，將動態追蹤的最新人事檔案材料補充到人事檔案信息管理系統中。

4 結語

高校人事檔案管理能夠激發學者的學術潛能，并且人事檔案工作能夠推進人才的高效流轉。人事檔案管理是高校管理的基礎工程，是學校比較競爭力迅速提升的根本依托。檔案工作既是高校硬實力的體現，同時又是其軟實力的重要組成部分。高校人事檔案管理工作對學校人事制度改革與人才流轉發揮著三重功能，進言之，人事檔案管理工作還能通過教師人才信息系統的完善，為學校人事決策提供準確、客觀的信息支持與保障，確保高校人才管理工作的高效能推進。可以說，在現代人才學的視野中，高校人事檔案管理工作已經成為學校科學發展不可或缺的助手，已成為學校實現跨越式發展必不可缺的基礎信息系統。

參考文獻

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