對建好文物藏品檔案管理系統(tǒng)幾點看法

趙虹

摘 要：文物藏品不僅有利于反映當(dāng)?shù)氐臍v史文化水平，而且充分發(fā)揮了社會效能。科學(xué)正在使人類發(fā)展中的細(xì)節(jié)展現(xiàn)在人們面前文物檔案是記述和反映文物事業(yè)管理和文物的保護(hù)、研究、利用等工作的歷史記錄。它直接記述以及反映了國家在重要文物活動中形成的原始記錄，具有重要的現(xiàn)實及歷史價值。本文主要從地方文物藏品檔案管理概述入手，分析了當(dāng)前地方文物藏品檔案管理中存在的問題，并提出了相關(guān)優(yōu)化對策。

關(guān)鍵詞：文物藏品；檔案管理系統(tǒng)；幾點看法

1 傳統(tǒng)文物檔案管理存在的問題

（一）文物檔案管理工作量大、程序多

在建立文物總登記簿時，要求經(jīng)手人員字跡工整、清晰，比如有訂正時，用墨水筆劃雙線，由經(jīng)辦人員在訂正處蓋章等程序。在文物檔案建立過程中，類似這樣的規(guī)范性操作隨時都有。但由于經(jīng)手人員多，每一個人在文物檔案建立與管理中難免會有所疏忽，對文物檔案的建立帶來不利影響。文物檔案經(jīng)多人填寫，其不同的字跡、書寫習(xí)慣和填寫詳略不一，也會對文物的研究帶來很多不便。

（二）文物檔案管理疏漏，文物數(shù)量與種類龐雜

當(dāng)文物被提取出庫時，空出的位置不應(yīng)以其他文物填補，而應(yīng)保留其空位，待文物回庫時歸回原位，否則就難以保證文物的秩序，造成排架錯亂，以至丟失時也不容易及時發(fā)現(xiàn)。隨著對文物研究的不斷深入，文物檔案的資料會越來越豐富，若不及時整理就會混淆，關(guān)鍵時刻找不到需要的東西。

（三）不利于文物檔案的保管

維護(hù)文物檔案的質(zhì)量，不僅取決于其材料質(zhì)地，還取決于它所處的環(huán)境，環(huán)境因素直接影響著文物檔案的保存年限以及提供利用。不同質(zhì)地的文物對保管環(huán)境有不同的要求，光線、溫度、濕度等類自然破壞力雖然比較緩慢，破壞輕微，但時間久了就會對檔案造成嚴(yán)重的危脅。有些重要的文物是文博工作者研究的重點和熱點，該文物檔案會被多人、多次借閱，會給文物檔案造成一定的磨損、損壞或者遺失，影響文物檔案的管理。

2 計算機藏品檔案管理系統(tǒng)的建立

計算機藏品檔案管理系統(tǒng)是以藏品檔案為基礎(chǔ)建立起的一個立體信息系統(tǒng)。以其藏品卡為主線，兼及其他藏品檔案，可以通過藏品的任何一個屬性進(jìn)行快速查詢，使其信息得以復(fù)制，免去了許多煩瑣的文書工作，通過使用計算機的二級查詢和綜合查詢系統(tǒng)可以方便快捷地達(dá)到這一目的。二級查詢，即在每一次查詢結(jié)果中進(jìn)行第二次查詢。如在第一次查詢中，輸入了藏品的質(zhì)地，屏幕上就會顯示出同一質(zhì)地的藏品，在這一結(jié)果中，再次輸入其級別，就會出現(xiàn)新的同級別的藏品。綜合查詢是在第一次查詢時就輸入藏品的質(zhì)地和級別，屏幕上就會顯示同一質(zhì)地同一級別的所有文物資料。同樣，還可輸入名稱、來源、紋樣等要素來進(jìn)行查詢。使用者還可以隨時打印出屏幕中所顯示的信息內(nèi)容，或根據(jù)需求，只選擇其中一個部分來進(jìn)行打印。因此，計算機藏品檔案管理系統(tǒng)的目標(biāo)是針對藏品的不同屬性，可任意排列組合地自由查詢。

隨著互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用和普及，數(shù)據(jù)化管理已經(jīng)成為現(xiàn)代管理的必要手段。對于藏品檔案，可以使多用戶多線程同時工作于計算機藏品檔案管理系統(tǒng)，可同時向系統(tǒng)輸入資料，管理人員在做資料的補充和修改時并不影響其他用戶對資料的瀏覽和查詢。超鏈接的應(yīng)用，方便了藏品信息的查詢，點擊藏品卡中的拓卡號、照片號或記錄編號，就可以閱讀詳細(xì)資料，通過點擊，就可以在藏品卡、藏品修復(fù)檔案、藏品保護(hù)檔案和藏品參展檔案之間進(jìn)行互相切換。

在藏品卡里有一欄為“來源“，填寫的內(nèi)容一般為“某年某月某某移交”或“某年某月某某捐贈”，在計算機藏品檔案管理系統(tǒng)中可把這一欄分為“入館時間”和“來源”，這樣輸入人員和使用者就可以針對藏品的入館時間和來源進(jìn)行輸入和查詢。同樣，可以對藏品卡中的其他欄目進(jìn)行細(xì)化，使得藏品查詢起來更加方便，而計算機的大容量是實現(xiàn)這一要求的保障，既方便了查詢，又是對藏品卡的補充和完善。

3 藏品檔案與計算機藏品檔案管理系統(tǒng)相互依存

藏品檔案與計算機藏品檔案管理系統(tǒng)所使用的信息載體不同，它們的工作重點也不一樣。檔案工作的重點在于資料的搜集、分析和整理上，而計算機藏品檔案管理系統(tǒng)的重點在于信息的查詢與“資源共享”上。兩者優(yōu)勢互補、相互依存，共同服務(wù)于藏品檔案的科研工作及各項業(yè)務(wù)活動，兩者都是需要及時補充、更新資料，進(jìn)行長期維護(hù)的資料系統(tǒng)。如果說藏品檔案工作面對的是大量煩瑣的文書工作，那么計算機藏品檔案管理系統(tǒng)面對的難題則是藏品定名、分類、數(shù)據(jù)采集的規(guī)范化，如果沒有規(guī)范化.就談不上藏品管理計算機化，如果同一類藏品使用的是不同的名稱，這會使查詢的結(jié)果不準(zhǔn)確，給藏品的統(tǒng)計及管理帶來困難，但我們相信，隨著計真機藏品檔案管理系統(tǒng)在規(guī)范、科學(xué)的基礎(chǔ)上的發(fā)展，使這一問題逐步得到解決，促進(jìn)藏品檔案數(shù)字化的建設(shè)，達(dá)到“資源共享”目標(biāo)。

首先，藏品檔案的建立，有利于藏品的保護(hù)和管理。利用藏品檔案信息，可以隨時了解掌握藏品的保存狀況，提高藏品的管理效率，并且可以緩解藏品“藏”與“用”的矛盾。科研人員和陳列展覽人員可以根據(jù)檔案記錄來進(jìn)行研究工作和決定陳展所需文物，避免了過去研究和陳展過程中對藏品的多次提取，極大地滿足了對藏品的研究，減少了藏品的自然或人為的損壞。藏品檔案信息化工作，為藏品的管理增添了新的內(nèi)容，利用電子計算機管理藏品信息，已在越來越多的文物保護(hù)單位成為現(xiàn)實。在信息的查詢、檢索、保管、提取等方面更為準(zhǔn)確、省時，提高了藏品管理水平，帶動了科研工作，促進(jìn)了藏品檔案業(yè)務(wù)工作的開展，為陳列展覽提供了更為便利的藏品信息。

其次，藏品檔案信息化的建立，提高了保管人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與研究水平。藏品檔案信息化工作與開展藏品研究有著密切的關(guān)系，對發(fā)掘體現(xiàn)藏品的內(nèi)涵價值，有著重要的關(guān)系。它既是藏品深化研究的過程，又是藏品研究成果的體現(xiàn)。由于藏品檔案內(nèi)容全面、具體，要完成一份合格的藏品檔案，則要求檔案具體完成人――保管員有著豐富的文物知識，熟悉藏品的有關(guān)資料并熟練掌握文物庫房的工作等程序。在建檔過程中，對檔案要求填寫的每一部分內(nèi)容，都要認(rèn)真查對，毫不茍且。例如：對于征集入庫的藏品，首先要借助于藏品總賬、分類賬等原始資料，進(jìn)行反復(fù)細(xì)致核對，查證實物是否與記載相符，還要根據(jù)實際情況，到其流傳的地點進(jìn)行實地調(diào)查。對見于著錄者，則要翻閱大量的文字資料、期刊、書籍，爭取將該藏品的研究文章和著作收錄殆盡。對于那些性質(zhì)、用途不明的藏品，則應(yīng)根據(jù)考古發(fā)掘的同類藏品進(jìn)行比較研究，力求填寫正確。總之建立一份完整合格的藏品信息檔案，關(guān)鍵在于編寫工作的質(zhì)量好壞，而編寫過程是研究記錄的過程，這就極大地提高了保管人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和鑒別能力。

綜上所述，我們要重視文物檔案工作。在管好文物、用好文物、完善檔案、提高文物檔案質(zhì)量上下功夫，把文物檔案的建立與完善作為一項經(jīng)常性業(yè)務(wù)開展，使文物檔案在文物研究、陳列展覽、社會宣傳等方面的作用得以有效發(fā)揮。隨著社會的進(jìn)步和科學(xué)的日益發(fā)達(dá)，文物保管工作將進(jìn)入現(xiàn)代化，藏品保管電腦化，即用電腦為藏品保管工作服務(wù)，這將極大地提高我們的保管工作。檔案的建立直接輸入電腦，不但為我們的保管工作提供了方便，而且也為今后的展出及研究提供了極大的便利。

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