ERP系統環境下的油田檔案管理淺析

彭萍

摘 要：本文從ERP系統在油田檔案管理工作中的作用入手，總結并分析當前油田企業檔案管理現狀，簡要介紹ERP系統環境下的油田檔案管理措施，旨在提升油田檔案管理水平，促進油田企業發展。

關鍵詞：ERP系統；油田企業；檔案管理

ERP系統（Enterprise Resource Planning）是針對企業數據信息資源的管理系統[1]，是當前最為先進的信息管理系統之一，一般多用于財務數據、設備數據、物料數據、項目數據等多方面信息的管理與分析。ERP系統有效實現了各個環節檔案信息資源共享及分析功能，于油田企業檔案信息管理而言，具有極高的現實意義。

1 ERP系統在油田檔案管理工作中的作用

（一）ERP系統促使油田檔案管理工作發展

ERP系統推動了油田企業檔案管理水平，是當前企業檔案管理發展的必然趨勢，通過ERP系統進行檔案管理，將網絡技術與檔案管理技術相互融合，有效提升了檔案管理工作水平，為實現檔案管理精細化、高效化提供了系統環境支持[2]。另外，合理應用ERP系統，將企業財務檔案、設備檔案、物料檔案、項目檔案等信息分門別類的進行管理，提高企業檔案管理效率，并降低了檔案管理人員的工作量。

（二）ERP系統轉變油田檔案管理工作現狀

筆者就當前多個油田企業檔案管理現狀進行調查和分析，發現當前檔案管理工作雖然已經進行信息化改革，但由于地區之間的差異，各個子公司之間檔案信息化格式及編制方法均有所不同，無法實現數據信息的傳遞及共享。尤其是財務檔案信息與物料檔案信息方面，因其格式及編制方法的不同，難以將其整合成為大型信息數據庫，嚴重影響了企業檔案信息集中管理及分析的目標，不利于油田企業檔案信息化的發展。

2 ERP系統環境下的油田檔案管理策略

（一）建立健全油田檔案管理制度

規范化的制度是油田檔案管理效率首要保障，油田公司應加強檔案管理制度的建設，通過強有力的制度監督管理各項檔案管理工作，從而提升油田公司檔案管理水平。一方面，油田企業應建立檔案管理制度試點，根據油田企業實際情況和檔案管理客觀需求，ERP檔案管理系統的具體特點，建立具有針對性的檔案管理制度。由于我國油田企業一般多為集團化企業，企業可選取幾個分公司作為試點，試行性的檔案管理制度，通過1至2年的試行，要求分公司及時匯報試行中存在的問題，油田企業根據實際問題完善管理制度，進而保障檔案管理制度的適用性。在此基礎之上，再進行整個企業的普及和推廣，以形成信息化、高效化的油田檔案管理制度。另一方面，為了保障管理制度的貫徹和落實，油田企業可引入激勵機制于檔案管理工作之中，對檔案管理人員實施評價考核制度，以管理制度為基礎，形成量化水平較高的考核標準[3]。通過季度及年度考核，針對考核結果較高、熟練應用ERP系統的職工，可對其進行精神褒獎和物質獎勵，從而激發檔案管理人員的工作積極性，針對考核結果較差的職工，應加強其ERP系統操作技能培訓力度，進而提升油田企業檔案管理人員整體水平。

（二）完善油田檔案管理信息標準

ERP系統作為當前企業資源信息管理最為先進的系統，ERP系統對信息細致化及標準化要求較高。鑒于此，油田企業在應用ERP檔案管理系統時，應將數據信息的格式、編碼規則等方面進行標準化處理，從而使石油企業總公司及其下屬分公司的檔案信息編碼及格式保持一致，以便于檔案數據信息的傳遞和交流。例如，某油田企業將其檔案信息管理格式進行規范化改革后，各個子公司中的檔案信息實現實時傳輸，極大提升了總公司對旗下子公司檔案信息的管理水平。與此同時，總公司在ERP系統之中，采集各個子公司的檔案信息，在宏觀層面上進行檔案分析，為總公司各項政策提供了寶貴的數據參考資料，使該油田企業各項工作均能高效進行。

（三）提升油田檔案管理技能水平

ERP系統是現代信息技術、計算機技術與檔案管理技術的高度融合與統一，因此ERP系統的應用對于人員素養要求較高。針對這一問題，油田企業應不斷提升檔案管理人員技術水平，以滿足當前企業的實際需求。一方面，油田企業應引入知識技術水平高、具有相關工作經驗的人才，尤其是在ERP系統領域中具有出色能力的人才，將其引入到企業之內，提升企業人員素質水平。另外，油田企業應用適當進行校園招聘，選拔充滿工作熱情的應屆畢業生，從而優化企業內部檔案管理人員隊伍年齡結構，有助于油田企業檔案管理工作進一步發展。另一方面，油田企業應建立完善的檔案管理技能教育培訓體系，諸如計算機技術、信息采集技術、分析儲存技術、建檔歸檔技術及網絡安全技術等方面的教育培訓[4]，從而打造一支技術水平過硬的檔案管理人員隊伍。

（四）重視油田檔案管理信息安全

檔案數據信息具有一定的保密性，是油田企業發展的重要保障，因此，油田檔案管理ERP系統的安全性十分重要。由于ERP系統是一個開放化程度較高的系統，需要與互聯網相連，以實現檔案數據信息傳遞功能。但是，互聯網具備高度的開放性和自由性，其中存在諸多安全隱患，嚴重威脅油田企業檔案信息的安全。鑒于此，油田企業必須正確認識網絡安全的重要性，將網絡安全工作貫徹在ERP系統建設之中，利用防火墻、殺毒軟件及權限限制等方式，提升企業檔案數據信息的安全性水平。除了網絡安全之外，油田企業應加強檔案管理人員保密意識，實行檔案信息分級管理。同時，通過思想政治教育培養檔案管理相關人員，使其從思想上認識到檔案信息安全的重要性，有效保障油田企業檔案信息的安全。

3 結束語

綜上所述，ERP系統是最為先進的檔案管理模式，通過ERP系統提升檔案信息數據管理、分析能力，因此油田企業應加強檔案信息管理ERP系統建設，形成檔案信息管理工作高效化、精細化局面，從而推動油田企業可持續發展。

參考文獻

[1]任偉建，朱珊，霍鳳財等.基于Petri網和定制技術的油田檔案管理系統設計[J].吉林大學學報（信息科學版），2016，34（5）：635-644.

[2]黃鵬，趙琪.談油田檔案管理計算機系統的應用[J].信息系統工程，2017（2）：64.

[3]李鯤.新形勢下油田檔案管理信息化建設研究[J].中外企業家，2016（24）：218.

[4]高雯，代達琪，張廣鳳等.油田檔案管理工作觀念和方法的創新[J].檔案管理，2016（2）：92.endprint