關于加強機關事業單位人事檔案管理信息化建設的幾點建議

胡瀟瀟

摘 要：機關事業單位的人事檔案關系著機關事業單位工作人員的考核、調動、升職、職稱評定等諸多事項，人事檔案的管理在事業單位日常監督管理中具有重要意義。本文將對機關事業單位人事檔案管理中存在的現實問題進行分析探討，并對此提出合理化建議。

關鍵詞：機關事業單位；人事檔案；信息化管理

機關事業單位人事檔案管理工作中，檔案的登記、整理、保存、管理這些環節是很重要的，這涉及機關事業單位人員的人事關系、社會保障、競聘、升職加薪等等后續工作，是對機關事業單位人員的整個成長經歷的記載，是重要的衡量依據。

1 當前機關事業單位人事檔案管理中存在哪些問題

（一）機關事業單位檔案仍舊以紙質資料為主。部分機關事業單位管理層對人事檔案管理重視程度不夠，在人事檔案管理上比較隨意。機關事業單位人事檔案管理仍多以紙質資料為主，不注重電子化檔案的使用，在人事檔案資料上沒有進行電子檔案的制作和儲存。人事檔案多是紙質檔案的形式存放，大量的紙質資料堆積于檔案室，落后的人事檔案處理方式，落后的人事檔案管理方式，人事檔案數量之大，在存放上占用較大的空間，對以后的查找工作也帶來了諸多不便。

（二）機關事業單位人事檔案管理工作較為粗放，管理方式落后。機關事業單位人事檔案缺乏專業人員對檔案進行登記和管理。人事檔案本該是極其重要的人事資料。機關事業單位對人事資料的保密、查看權利等都應有所規定和限制。但目前的情況是，人事檔案的管理缺乏相關制度的約束，缺乏專業人員的管理。沒有嚴格的檔案管理制度和資料調閱制度，導致了資料存放無序，檔案丟失或信息泄露等問題出現。人事檔案的泄露或檔案的丟失嚴重影響了行政事務的開展，對業務的順利進行帶來了極大的不便。

（三）機關事業單位檔案管理缺乏專業的檔案管理人員監管和管理。機關事業單位在人事檔案的管理上缺乏專業的檔案管理人員。在檔案的初期審查、檔案登記、整理、保存各個環節不夠細致、嚴謹。沒有專門的檔案管理部門和管理人員，在檔案資料錄入的初期缺乏相應的檢查核對過程，就容易出現檔案資料不實甚至造假現象。起初的檔案資料的審查、核定過程很繁瑣。人事檔案在保存過程中的分類、歸檔、存放也都是門學問。面對海量的人事檔案資料，如何歸檔、排列，才能提高查閱的效率，如何整理、登記才能體現最有效的信息，都是檔案管理面對的問題。人事檔案管理方式粗放，如果出現資料丟失、檔案放置混亂或資料損毀現象，將對檔案的查找、利用工作帶來極大的困擾。

（四）機關事業單位檔案缺乏信息化管理。機關事業單位檔案管理水平落后，沒有實行電子化資料儲存，進行信息化、數字化管理的模式。很多機關事業單位仍舊以紙質資料為主要檔案存放形式。落后的檔案管理形式，在檔案的登記、保存上耗費了大量的人力物力，其次在檔案的使用上也不夠便利。而信息化的管理方式是電子數據的存儲，可以存放大量的數字化信息。現在是網絡時代，信息技術發達，電子化信息傳輸迅速且數據共享。這利于資料的傳輸和內部交流。同時先進的搜索技術可以幫助人們迅速地查詢到想要查詢的資料，這比傳統方式效率大大提高。

2 對當前人事檔案管理信息化建設提出幾點建議

（一）利用先進的信息技術建立數據庫，進行檔案的電子化管理。從技術上給予支持，提高人事檔案管理信息化水平，人事檔案處理實現電子化。電子化檔案儲存量大，儲存簡單，資料傳輸迅速。機關事業單位要與時俱進，逐漸建立電子化人事檔案數據庫。根據本單位的需求進行人事檔案設置，通過將資料掃描，錄入電子檔案庫進行儲存，并對檔案資料進行細化、分類，并利用信息技術設置合適的檢索方式，方便后續的資料調閱、查詢。

（二）機關事業單位要建立健全完善的人事檔案管理制度。通過嚴格的規章制度規范人們的行為，從檔案管理的各個環節入手，理清工作程序，通過制度的設立，進一步規范人事檔案的期初審查、檔案的錄入、檔案的存儲、檔案的調閱、檔案的保密等相關環節。完善相關人事檔案管理制度，嚴格監督和把控，杜絕違法違規行為的發生。機關事業單位的人事檔案管理涉及環節眾多，是機關事業單位的重要內容，相關人員都要嚴格遵守法律法規的約束，提高自身職業素養和操守，注意檔案管理的制度化性和規范化。同時相關人員增強服務意識，真正將人事檔案管理工作做到位，合理利用檔案信息，為機關事業單位提供人事參考，為機關事業單位的發展做好人才儲備工作。

（三）機關事業單位需要培養一批具有專業知識的檔案管理人才。部分機關事業單位對單位人事檔案管理的認識不足，只把檔案管理作為事務性工作來完成，沒有安排專門檔案管理人員負責，更缺乏專業檔案管理人才。加強機關事業單位人才隊伍建設，人事檔案管理信息化，需要轉變傳統管理方式，充分利用現代信息化技術和現代化檔案管理方式，不斷提高人事檔案管理人員的業務水平，通過對檔案管理人員進行培訓學習，業務交流，提高工作人員的政治素養、業務能力、思想道德素質，用先進的理念進行武裝，實現人事檔案管理的現代化和科學化。只有建立一支高素質的人才隊伍，才能更好地為機關事業單位服務，更好地做好檔案管理工作。

（四）加強人事檔案管理的信息化，要積極利用現代科技手段。隨著現代信息技術和網絡傳輸的發展，檢索是快捷的資料查詢方式。通過檢索，人們可以快速查找到想要查找的資料，極大的提高了工作效率，同時降低了人事檔案管理的經營成本。資料檢索的前提是人事檔案的信息化管理，充分利用信息化的發展，利用數字化傳輸實現信息共享。提高信息化程度，可以更大的拓展存儲設備的存儲能力，方便檔案資料的存儲工作。同時加強信息安全化建設，人事檔案資料的安全性和有效性是十分重要的，相關部門和技術人員要定期對數據存儲設備進行檢查和維護，通過防火墻設置等增強網絡的安全性，加強檔案的安全防護。

3 結論

機關事業單位的人事檔案管理工作要適應時代和社會發展的需要不斷進行改進。利用先進的科學技術，建立人事檔案數據庫，提高人事檔案管理的效率和質量。引進專業檔案管理人員進行人事檔案管理，提高事業單位的人事檔案管理的信息化水平。

參考文獻

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