探究如何提升辦公室檔案文書管理工作

鄢玲俐

摘 要：經濟社會的發展，推動了信息化時代的進程，這樣的背景下，各單位對辦公室檔案文書管理的要求也越來越高，那么怎樣將辦公室檔案文書管理工作的有效性提上來，成了每個單位關心的話題。本文中首先分析了目前辦公室檔案文書管理中所存在的一些問題，而后給出了具體的提高辦公室檔案文書管理工作的措施。希望相關人員借鑒。

關鍵詞：辦公室；檔案文書管理；工作；探究

辦公室檔案文書管理能力的高低直接決定著單位信息的匯總能力和管理能力的高低，其是通過對單位內部人員進行溝通和協調，從而提高辦公室檔案文書管理工作的質量因素。在實際工作中，各單位要想提高辦公室檔案文書管理的能力，就要不斷的提升行政部門內部的管理能力，只有這樣才能為單位行政部門的長期發展做好保障。

1 目前辦公室檔案文書管理中所存在的一些問題

1.1 單位職工缺乏對檔案文書管理的認識，使其內容缺乏創新的元素

目前，很多單位并沒有將辦公室檔案文書管理工作重視起來，還是覺得此項工作又不會給企業帶來什么大的損失，加上平時工作一忙，單位領導以及具體的檔案文書管理人員還是采用著傳統的方式進行著此項工作，而對于專業的檔案文書管理人員來說，由于缺乏在工作方面的創新意識，加上本身所缺少的對檔案文書的管理意識和對相關資料的保護意識，導致出現了單位對檔案文書管理利用率極低的情況。

1.2 檔案文書管理的方式比較落后

一些單位在檔案文書管理方面的方式還比較落后，甚至單位內部的檔案文書管理人員是外面招聘來的兼職人員，這樣的話，負責檔案文書管理的人員也就缺乏對檔案文書管理工作的責任心。而本來單位內部對于檔案文書管理方面的資金以及人力方面的投入就比較少，人員的缺乏加上資金的限制，嚴重的影響了本單位檔案文書管理工作的正常進行。

1.3 單位檔案信息化管理人員的自身素質還有待提高

在信息化的時代，實現檔案文書管理的信息化是社會發展的必然趨勢。而目前，很多單位的檔案文書管理部門都缺乏現代化的高科技人才，尤其是檔案和信息進行復合處理的全能型人才更加的稀缺，一些單位雖然也引進了一些現代化的設備，的那還是由于工作人員缺乏現代化信息方面的知識，使設備的很多功能不能充分的發揮出來，也就實現不了檔案信息電子化了。

2 提高辦公室檔案文書管理工作的具體措施

2.1 提高工作人員對檔案文書管理的認識，激發其工作的積極性

各單位要從觀念上改變對檔案文書管理的認識，使工作人員能夠更加深刻的意識到檔案文書管理對單位發展的重要性，單位領導也要加強對檔案文書管理工作的重視。單位領導要給檔案文書管理工作人員更多的關心和鼓勵，讓檔案文書管理工作人員從心理上認識到自己工作崗位的重要性。可以定期或者不定期的對表現出色的工作人員給予獎勵，尤其是對其工作的熱情要給予肯定以及鼓勵。這樣不但激勵表現好的員工想要表現的更好，還幫助表現一般的工作人員認識到了其在工作當中的錯誤，使其能夠及時進行改正，這樣也就積極的促進了檔案文書管理工作的積極發展。

2.2 加強單位對辦公室檔案文書管理工作的規范化建設

各單位要想提高提高本單位的辦公室檔案文書管理的水平，各單位必須將辦公室檔案文書管理更加重視起來，要不斷加強其內部辦公室檔案文書管理規范化建設的工作，就要在單位內部建立完善的辦公室檔案文書管理機制。對檔案文書管理工作人員的和工作職責進行明確，明確規定檔案文書管理的各項工作要求。并建立相應的獎懲制度，全面提高本單位檔案文書管理工作的質量。

2.3 單位內部要加強檔案信息化管理的建設

與傳統的紙質的檔案文書管理工作比起來，網絡電子化的管理方式其效率更高，不但如此，還避免了紙質工作中由于人為因素而出現的一些錯誤。有效的提高惡劣檔案文書管理工作的準確性。各單位應積極應用先進的計算機信息技術，在內部建立網絡數據平臺和電子信息庫，以此來進行檔案文書管理工作。計算機電子信息化技術不但能夠對各種檔案的信息進行歸類保存，還能夠對比較復雜的，或者特殊的信息資料進行管理，這樣一來，一方面為單位節省了大量的紙質資源，另一方面還避免了辦公室資料長期堆積以及查找困難的問題。單位還從此項工作中節省了大量的人力、和物力，在提高了工作效率的基礎上還對各類形式的檔案文書進行了歸類管理，為查找資料提供了更加便捷的通道。

2.4 單位應對檔案收集以及歸檔的工作模式進行創新

目前，一些單位由于還沿用著傳統的檔案文書管理工作模式，使其在工作中出現了信息遺漏、或者不準確等嚴重的問題。所以，建議單位應對檔案文書管理的工作模式進行創新。檔案文書管理人員應該加強與各事業單位相關部門之間的聯系，及時的收集單位的一些檔案資料并進行歸檔，還需要其將各項資料的連續性和歷史新了解清楚，這樣也就能夠有效的避免檔案文書管理中所出現的一些資料不全面或者資料不真實的現象。當發現檔案文書管理中出現一些不利于本項工作順利進行的因素時，應及時處理。以此來提高檔案文書管理的服務效果。

2.5 單位應提高檔案文書管理的利用率

檔案文書管理部門屬于單位的行政管理部門，因此，各單位應該鼓勵員工合理的利用檔案文書，適當的增加一些員工自己的開發項目，在進行科學研究時，要對原有的檔案文件進行詳細的查閱，并且在已經掌握了的基礎上進行。這樣也能提高檔案文書管理的利用率。

3 結束語

總之，檔案文書管理工作是反映單位內部管理活動的一項重要的記錄，此項工作當中的資料收集和歸檔工作是檔案文書管理工作中非常重要的一部分。因此，各單位要將檔案文書管理工作重視起來，提高檔案文書管理工作人員的良好形象，將現代化的計算機技術積極的應用在檔案文書管理工作中，提高對檔案文書的管理，保證文書與檔案能夠合理的對接在一起，進一步提高單位內部檔案文書管理工作的水平，更好的推進各單位事業的健康發展。

參考文獻

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